Les actions de formation doivent être formalisées via l’élaboration d’un programme de formation précis, détaillé, séquencé en cohérence avec l’objectif visé et la durée fixée.
Ce programme précise le niveau de connaissance préalable requis pour suivre la formation, les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement mis en œuvre ainsi que les modalités de suivi d’exécution (feuilles de présence…) et de résultats (évaluation…) : tous ces éléments sont indispensables afin de financer la formation sur les fonds de la formation professionnelle continue.
Si la formation s’effectue en tout ou partie à distance, le programme précise alors la nature des travaux demandés au stagiaire et le temps estimé pour les réaliser, les modalités de suivi et d’évaluation spécifique aux séquences de formation ouverte et/ou à distance, les moyens d’organisation, d’accompagnement ou d’assistance, pédagogiques et techniques, mis à disposition du stagiaire.
Ces moyens, qui doivent être précisés dans le programme comprennent notamment :
- Les compétences et qualifications des personnes chargées d’assister le bénéficiaire de la formation
- Les modalités techniques selon lesquelles le stagiaire est accompagné ou assisté, les périodes, les lieux mis à sa disposition pour s’entretenir avec les personnes chargées de l’assister ou les moyens dont il dispose pour contacter ces personnes,
- Les délais dans lesquels les personnes en charge de son suivi sont tenues de l’assister en vue du bon déroulement de l’action, lorsque cette aide n’est pas apportée de manière immédiate.
L’achat de la prestation par une entreprise doit par ailleurs faire l’objet d’un contrat spécifique : la convention de formation professionnelle. Toutefois, en cas de nécessité d’organiser rapidement l’action ou pour des formations répétitives, un bon de commande ou une facture peuvent remplacer la convention de formation.
A noter !
Dans certains cas, des contrats ou conventions spécifiques s’imposent :
- la formation est organisée et/ou financée sur plusieurs années : conclure une convention de formation pluriannuelle,
- la prestation est un bilan de compétences ou porte sur des actions de VAE : conclure une convention tripartite (employeur, salarié, organisme prestataire),
- l’action de formation est organisée à l’initiative du salarié avec l'accord de son employeur ou lorsqu'elle se déroule en dehors du temps de travail avec l'accord du salarié, et vise une certification (diplôme, titre, certificat de qualification professionnelle) : conclure une convention de formation tripartite (employeur, salarié, organisme prestataire),
- la formation est organisée dans le cadre d’un contrat de professionnalisation : conclure une convention de formation,
- la prestation est achetée par un particulier sur ses fonds propres : conclure un contrat de formation professionnelle incluant, notamment, un délai de rétractation de 10 jours et un échéancier des règlements. Voir l'article...