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Evaluation des demandes de recensement - Note de la CNCP à l'attention des autorités légitimes.
Dans le cadre de l'examen d'une demande de recensement à l'inventaire, la commission attend de l'autorité légitime qu’elle rende un avis argumenté sur la fiche présentée autour des critères suivants :
- La certification est-elle décrite en compétences ?
- La certification a-t-elle une valeur ajoutée en termes d'employabilité, de maîtrise de gestes professionnels ?
- Les modalités et critères d'évaluations sont-ils décrits. Un processus qualité est-il mis en place ?
- L’utilité sociale de la certification est-elle avérée ? : (nombre de personnes certifiées, attestations d’entités utilisatrices)
Dans le cadre de l'examen d'une demande de recensement en catégorie B de l'inventaire, un critère supplémentaire doit être examiné :
- Les références : la certification renvoie- t-elle à une norme économique ou sociale, une norme de marché, un consensus?
Cette évaluation de l’autorité légitime doit permettre d’éclairer la commission dans sa prise de décision de recensement à l’inventaire. Voir l'article...

Dernières certifications recensées : 79 certifications ont été recensées en Commission le 1 juillet 2016 (107 demandes examinées).

L'inventaire des certifications porte la "LOGIQUE COMPÉTENCES"
Lire l'article. Voir l'article...

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Questions-réponses
Vous pouvez contacter un administrateur dans les cas suivants :

• Si vous rencontrez des difficultés techniques pour déposer une demande de recensement à l’inventaire ;
• Pour modifier une demande déposée officiellement et toujours en cours de recensement (erreur, oubli, etc..) ;
• Pour effectuer une modification mineure sur une de vos fiches publiées (erreur, ajout de centre de passage, ajout de certificateur, etc.)

Je ne sais pas dans quelle catégorie déposer ?
Si vous avez des questions concernant le déposant et les catégories de dépôt, relisez attentivement la partie du guide consacrée aux déposants et aux conditions de dépôt. Un tableau récapitulatif des différentes catégories et déposants dans l’Inventaire vous est proposé en page 8 de ce guide.
Qui peut déposer une demande de recensement en catégorie A ?
Dans cette catégorie, seul le porteur ou producteur de la norme réglementaire peut déposer. Il s’agit, le plus souvent du département ministériel concerné. Le porteur de la norme réglementaire peut cependant choisir de déléguer le dépôt d’une demande en catégorie A, à un organisme de son choix. Dans ce cas, la référence du document qui officialise cette délégation sera demande lors du dépôt.
On me demande un code d’autorité légitime, où puis-je le trouver ?
Pour déposer une demande de recensement en catégorie B ou C vous devez identifier une autorité légitime susceptible d’accompagner votre démarche. Vous pouvez télécharger la liste des autorités légitimes identifiées dans le système d’information à partir de la page d’accueil de l’Inventaire. Si vous ne pouvez identifier dans cette liste une autorité légitime susceptible d’accompagner votre demande, vous devez prendre contact avec la branche professionnelle concernée par votre certification. Les demandes des organismes certificateurs qui ne sont pas accompagnées par une autorité légitime ne sont pas examinées.
Dois-je obtenir le soutien d’une entité utilisatrice de ma certification pour déposer ?
Une certification est recensée à l’Inventaire si son utilité réglementaire, sociale ou économique est avérée. Le soutien ou sponsor d’une ou plusieurs organismes utilisateurs permet d’attester du bien fondé de la certification et donc de son utilité, particulièrement en l’absence de norme formalisée. Ces documents (lettre ou attestation signés par l’entité concernée) seront présentés à la Commission, lors de l’examen de la demande de recensement. Ces documents doivent être adressés par mél au format pdf à l’administrateur du système d’information.
Ma certification est recensée à l’inventaire, comment la modifier ?
Pour effectuer des modifications mineures dans une certification, vous devez en faire la demande à l’administrateur. En cas de modification majeure dans une certification recensée, vous devrez effectuer une nouvelle demande de recensement à l’inventaire.

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Déposer une demande de recensement

• Cliquez sur l’onglet [Inventaire] pour accéder à la page d'accueil de l'Inventaire.
• Cliquez sur [Déposer une demande]

Au bas de cette page vous disposez de trois choix possibles de dépôt associés aux trois catégories :

• Déposer une demande concernant une certification ou une habilitation obéissant à une norme réglementaire
• Déposer une demande concernant une certification obéissant à une norme de marché
• Déposer une demande concernant une certification utile économiquement et socialement mais ne pouvant être considérée comme obéissant à une norme
• Pour déposer et saisir les informations, cliquer sur le lien hypertexte de la catégorie choisie.
• Déposer une demande concernant une certification ou une habilitation obéissant à une norme réglementaire
• Déposer une demande concernant une certification obéissant à une norme de marché
• Déposer une demande concernant une certification utile économiquement et socialement mais ne pouvant être considérée comme obéissant à une norme

S’ouvre alors un formulaire, correspondant à la catégorie choisie, constitué d'au maximum 8 onglets contenant des champs obligatoires ou facultatifs à renseigner :

• Identification
• Vue d’ensemble
• Références
• Descriptif
• Valeur ajoutée (uniquement pour les catégories B et C)
• Evaluation / certification
• Qualité (uniquement pour les catégories B et C)
• Plus d’informations.

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2. 4 Informations préalables au dépôt et à la saisie

• Le dépôt d’une demande ne nécessite pas de login ni de mot de passe ;
• De nombreux champs de saisie sont obligatoires pour progresser dans la saisie et finaliser la demande. Ils permettent ainsi l’exhaustivité des données nécessaires pour l’examen de la demande et à la mise en ligne des fiches.
• Il est fortement conseillé de préparer tous les éléments nécessaires à la saisie en amont de la connexion
• Le chapitre suivant décrit précisément les informations qui vous seront demandées en fonction de la catégorie de dépôt, étudiez-le avec attention.
• Des infobulles, associées aux champs de saisie, sont disponibles pour vous aider dans votre saisie.
• A tout moment de votre saisie vous pouvez revenir en arrière. Lorsque vous franchissez une étape en cliquant sur le bouton situé en bas à droite [Enregistrer et passer à l’étape suivante], votre saisie est automatiquement sauvegardée.
• Veillez à ne pas utiliser la touche « Entrée » de votre clavier pour sauvegarder vos données
• Une fois saisies vos informations d’identification vous recevez un premier mél de confirmation de commencement de dépôt. Le mél contient le lien qui vous permet de poursuivre la saisie de votre projet de fiche.
• Un mél de confirmation vous est adressé une fois le dépôt terminé, il précise l’intitulé de votre certification et un numéro d’enregistrement que vous devrez rappeler à l’administrateur en cas de besoin.
• Attention : une fois le dépôt effectué, vous n’aurez plus accès à votre fiche
• Quelle que soit la décision de la Commission, celle-ci est systématiquement communiquée par courriel.
• Si la décision de la Commission est favorable, la fiche définitive visible tous publics est publiée automatiquement à partir des éléments saisis dans la demande de recensement.
• Vous devez donc renseigner soigneusement et précisément ces éléments en toute connaissance de cause en veillant à la qualité de votre rédaction.
• Certains éléments caractérisant la certification et saisis dans le formulaire de demande de recensement servent uniquement à l’examen de la demande. Ils ne seront pas utilisés pour la publication dans l’Inventaire.

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2.2 Principes généraux et critères de recensement pour les catégories B et C
Rappel : Dans la catégorie A, le texte déposé est celui de la norme réglementaire.

2.2.1 La certification recensée à l’Inventaire répond aux 4 caractéristiques suivantes
1) La certification atteste la maîtrise d’un ensemble homogène de compétences.

L’écriture en compétences
(Tiré des travaux du projet de « Professionnalisation durable » travaux européens de constructions de diplômes à référentiel communs européens. et du diplôme « Pro Terris » : « Technicien Supérieur en Valorisation des Produits du Terroir »)
Les compétences professionnelles - CP- se traduisent dans une situation de travail concrète par des actions ou des comportements observables.
Les compétences professionnelles sont « décrites au sein des tâches-clés » (il y a en général plusieurs CP mobilisées pour la réalisation d’une tâche-clé ; « chaque tâche-clé définit ce qu’il y a à faire dans un métier/activité et/ou dans une fonction »).
Chaque CP est déclinée selon certains descripteurs et selon des règles rédactionnelles spécifiques.
- Descripteurs : ils permettent de préciser le ou les objectifs professionnels, l’autonomie et son degré d’intensité en situation de travail, s’il y a prise d’initiative, la responsabilité et son degré d’intensité, le contexte relationnel dans lequel est mise en oeuvre la compétence;
- Règles rédactionnelles : l’écriture de chaque compétence commence par un verbe d’action finalisé.
Elle est concise, précise et se doit d’être non ambigüe.
Exemples de compétences professionnelles :
A2T3-C1 Identifier et quantifier les ressources humaines et les matériels nécessaires aux initiatives
A2T3-C2 Rédiger le ou les cahiers des charges
A2T3-C3 Lancer les appels d’offres puis sélectionner les réponses les plus pertinentes ou adaptées techniquement et économiquement
A2T3-C4 Établir le budget prévisionnel
A2T3-C5 Rechercher les partenaires financiers
Un référentiel de compétences regroupe un ensemble homogène de compétences.

2) Les dispositifs et méthodologies d’évaluation fixent les règles et les critères d’évaluation ainsi que les conditions de délivrance de la certification.

3) La pertinence du dispositif d’évaluation est garantie par la séparation entre les opérations de formation et de certification. Par exemple : la composition du jury d’évaluation intègre des évaluateurs externes à la formation.

4) L’attestation de certification est matérialisée dans un document.

2.2.2 Le rôle des différents acteurs et les critères pris en compte par la Commission
L’autorité légitime

•  Les autorités légitimes doivent être utilisatrices de la certification ou ont intérêt à agir.
•  L’autorité légitime doit s’assurer du bien fondé de la demande de recensement.
•  Il est souhaitable que l’autorité légitime soit en relation avec le déposant et que ce lien soit explicité.
•  Si elle l’estime nécessaire, une autorité légitime peut rechercher le concours d’une autre autorité légitime.

L’évaluateur
L’évaluation de la fiche est effectuée par un évaluateur désigné par l’autorité légitime.
L’évaluateur vérifie :

• La qualité de la certification en termes d’utilité sociale. Il doit pouvoir éclairer la commission sur celle-ci.

Si la commission considère que le faisceau d’indices n’est pas suffisamment probant, elle peut demander le concours d’une autre autorité légitime (celle-ci pouvant, si elle le souhaite, mobiliser un autre évaluateur).
La qualité du dossier (en termes de construction – écriture en compétences et référentiel de certification - et de contenu des rubriques de la fiche à renseigner).
Le référentiel de certification décrit les compétences qui seront évaluées pour attester de leur maîtrise, les modalités de l’évaluation et le cas échéant les critères retenus par le jury. L’évaluateur peut formuler une ou des préconisations pour améliorer la qualité du dossier (exemple : écriture des référentiels de compétences et de certification)

L’entité utilisatrice de la certification ou « parrain »

•  Le « parrain », mobilisé dans le cadre de la demande, est la plupart du temps un utilisateur de la certification ou un financeur de celle-ci.
•  Il contribue à éclairer la commission sur l’utilité sociale de la certification, par exemple, sa valeur ajoutée pour les bénéficiaires, au sein de son organisation, secteur, etc.

2.2.3 Critères d’examen des demandes en catégorie B
Existence d’une référence collective : la référence collective doit être mise en visibilité sur la fiche de présentation de la certification.
Dans les éléments de référence, le certificateur doit pouvoir donner par exemple des informations relatives aux appels d’offres qui font mention d’exigences relatives à la qualification/certification ou des noms d’entreprises utilisatrices.
En outre, ce qui correspond à des repères collectifs pour les entreprises à un niveau international pourra être considéré comme une norme de marché.
Dans le cas où il n’y a pas de référence collective visible :

•  Il est proposé à l’organisme de compléter la demande en catégorie B en présentant de manière explicite les références collectives à des normes de marché.
•  Il est proposé à l’organisme de présenter la fiche en catégorie C avec l’exigence de trouver en plus de l’autorité légitime un ou plusieurs utilisateurs de la certification qui en quelques lignes nous en explicite l’utilité.
• Si la demande n’atteste pas d’une utilité sociale, la Commission prend une décision de non recensement à l’Inventaire.

Ecriture de la fiche en compétences
Lorsque le critère « utilité sociale » est présent dans la fiche :

•  Si l’expression en compétences est maladroite et le reste de la fiche correctement renseigné, un avis de recensement peut être formulé avec un délai de 6 mois accordé à l’organisme pour réécrire la fiche.
•  Si la fiche n’est pas du tout écrite en compétences mais est exprimée uniquement en termes de formation, un ajournement de la demande est décidé.

2.2.4 Recommandations complémentaires pour les déposants

•  Afin d’améliorer la construction de l’Inventaire, les organismes déposants doivent préciser systématiquement la durée du parcours, notamment mais pas exclusivement, en nombre d’heures ainsi que les conditions de sa mise en oeuvre (positionnement, alternance…..).
•  Il est demandé également aux organismes certificateurs de préciser dans le contenu de leur demande s’il existe des certifications similaires.
•  Il est recommandé de ne pas utiliser des noms de métiers pour une demande de recensement à l’inventaire afin d’éviter toute confusion avec les certifications enregistrées au RNCP.
•  Dans les intitulés, les noms de diplômes ne sont pas souhaitables afin de bien distinguer les objets de certification entre RNCP et Inventaire.
•  Les dossiers incomplets sont considérés comme irrecevables. Ils ne peuvent être présentés à la commission.
•  Les fiches présentées doivent être rédigées en français. La non-écriture en français est un motif d’irrecevabilité de la demande.
•  L’objet formation peut préexister avant la demande de recensement mais doit être exprimé en compétences pour figurer à l’inventaire. Par contre, des formations ou certifications crées spécifiquement pour être recensées à l’inventaire ne feront pas l’objet d’une décision favorable de la commission, sauf à démontrer la réalité de leur utilité sociale.

2. 3 Engagement de responsabilité et de conformité des informations
Les données saisies et visibles dans la fiche seront utilisables par différents utilisateurs potentiels. Vous vous engagez sur la validité des informations, l’exactitude des données saisies et vous autorisez leur publication.
Rappel : une habilitation ou certification est retirée de l’Inventaire par la CNCP, en cas d’inexactitude des données ou de fausses déclarations..
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2.1 Les déposants et les conditions de dépôt

Catégorie A « obligation réglementaire »
Dans cette catégorie, le texte déposé est celui de la norme réglementaire.
Le déposant doit être :

•  le porteur ou producteur de la norme réglementaire,
•  un organisme ayant reçu une délégation de ce porteur qui est autorisé à déposer une demande de recensement.

Porteur ou producteur de la norme réglementaire
Les obligations légales pour exercer une activité professionnelle ou un métier sont définies dans des textes réglementaires inscrits au Journal officiel de la République française. Ces textes réglementaires sont produits généralement par les ministères (départements ministériels) en charge des domaines concernés. Ces mêmes départements sont chargés de leur application. Dans le cadre de l’Inventaire, ils doivent donc valider la demande de recensement à l’Inventaire pour les habilitations et certifications répondant à la norme sous leur responsabilité. Le texte réglementaire qui encadre la certification mentionne généralement le ministère concerné.

Délégation de dépôt
Le porteur de la norme réglementaire peut choisir de déléguer à un organisme de son choix le dépôt d’une demande de recensement à l’Inventaire d’une habilitation ou certification sous sa responsabilité.
Dans ce cas, il doit donner pouvoir à cet organisme en officialisant par un document cette délégation.
Cette référence est demandée lors du dépôt.

Catégorie B « norme de marché » et catégorie C « utilité économique ou sociale »
Dans ces catégories, le dépôt de la demande doit faire l’objet d’un mandat d’une autorité légitime, soit :

•  d’un département ministériel ;
•  d’une commission paritaire nationale de l’emploi d’une branche professionnelle ;
•  d’une organisation représentée à la CNCP ayant voix délibérative au sens de l’article R.335-24 du code de l’éducation ;

Mandat d'une autorité légitime = code d’autorité légitime + évaluation
Le mandat donné par l’autorité légitime au déposant est une modalité d’accompagnement matérialisée dans le système d’information de l’Inventaire, par un code d’autorité légitime. La demande fait l’objet d’une évaluation par l’autorité légitime avant l’examen en Commission.

Les demandes de recensement en catégorie B et C émanant des organismes certificateurs qui ne sont pas accompagnées par une autorité légitime ne sont pas examinées.

Code d'autorité légitime
Lorsqu'elle est identifiée dans le système d’information, chaque autorité légitime (département ministériel, CPNE de branche professionnelle, organisation membre de la CNCP) possède, en plus de son intitulé un code spécifique appelé « code autorité légitime ». Ce code est indispensable pour le dépôt en catégorie B et C.

Ce code doit être demandé au référent de l'autorité légitime dont la liste est consultable à la page d'accueil de l'Inventaire.

« Parrainage » ou attestation de l’entité utilisatrice de la certification
Une certification est recensée à l’Inventaire si son utilité réglementaire, sociale ou économique est avérée. Le soutien ou sponsor d’une ou plusieurs organismes utilisateurs permet d’attester du bien fondé de la certification et donc de son utilité. Ces documents qui seront présentés à la Commission lors de l’examen de la demande de recensement, doivent être adressés par mél au format pdf à l’administrateur du système d’information.

Remarque importante : l’attestation de l'entité utilisatrice de la certification ne doit pas être confondue avec le mandat de l'autorité légitime.

Les demandes de recensement en catégorie C qui ne sont pas accompagnées d’une ou plusieurs attestations d’entité utilisatrice de la certification ne sont pas examinées.
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1.5 Comment une habilitation ou certification est-elle retirée de l’Inventaire ?
Selon la nature de l’habilitation ou de la certification, le recensement à l’Inventaire est prononcé pour une durée maximale de 6 ans à partir de la date de publication.
Une habilitation ou certification est automatiquement retirée de l’Inventaire si à l’issue de sa période de validité elle n’a pas fait l’objet d’une demande de renouvellement.
Par ailleurs, une habilitation ou certification est retirée de l’Inventaire par la CNCP :

•  Si, en cours de validité, elle est frappée d’obsolescence du fait de l’évolution des compétences réelles par rapport aux compétences attestées.
•  En cas d’inexactitude des données ou de fausses déclarations.

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1.4 Comment une habilitation ou certification est-elle recensée à l’Inventaire ?
Conformément à l’arrêté du 31 décembre 2014, fixant les modalités de recensement à l’Inventaire, pour être recensée à l’Inventaire une habilitation ou une certification passe obligatoirement par un processus qualité permettant, au regard de critères définis, de valider ou non son insertion.
Ce processus est entièrement dématérialisé sur le portail du site de la CNCP et fait l’objet d’une saisie unique des éléments caractérisant et constituant l’habilitation ou la certification. Il génère en final et après validation une fiche de synthèse accessible pour tous les publics.

Le processus de recensement à l'Inventaire
1. Dépôt de la demande de recensement.
2. Pour les catégories B et C uniquement : évaluation de la demande par l’autorité
légitime (voir ci-après les déposants et conditions de dépôt).
3. Examen par la CNCP et décision (avis favorable, avis défavorable, ajournement).
4. Publication de la fiche dans l'Inventaire et publication de la liste des dernières
certifications recensées sur le portail Internet de la CNCP.
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