L’organisme de formation ou le prestataire s’engage à :

• -    être à jour de son numéro de déclaration d’activité :
  • Dans les 3 mois qui suivent la signature de la 1re convention ou du 1er contrat de formation professionnelle, effectuer une déclaration d’activité auprès de la DIRECCTE (DIECCTE en outre-mer) du lieu du principal établissement, de la direction ou du siège social de l’organisme de formation ou via le portail «Mes démarches Emploi et Formation professionnelle».
  • Remettre chaque année à la DIRECCTE (ou la DIECCTE en outre-mer) un bilan pédagogique et financier retraçant l’activité de l’organisme au titre du dernier exercice comptable
• respecter et être à jour de ses autres obligations légales, juridiques, administratives, comptables et pédagogiques relatives à sa qualité de dispensateur de formation professionnelle continue, notamment :
  • Dans les 3 mois qui suivent le début d’activité et même si l’organisme ne réalise pas de formation dans ses locaux, rédiger un règlement intérieur précisant les mesures concernant la santé et la sécurité des stagiaires, les règles applicables en matière de discipline (sanctions, procédure disciplinaires, garanties pour les stagiaires) et, pour les formations de plus de 500 heures, les modalités de représentation des stagiaires. Ce règlement doit être remis aux stagiaires avant toute inscription définitive et tout règlement de frais.
  • La publicité ne doit comporter aucune mention de nature à induire en erreur sur les conditions d’accès aux formations proposées, leurs contenus, leurs sanctions ou leurs modalités de financement. Si la publicité mentionne le numéro de déclaration d’activité de l’organisme, la forme suivante doit être respectée : «Enregistré sous le n° …… . Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État».
  • Formaliser la vente de prestations par la signature de conventions ou de contrats de formation professionnelle continue devant comporter certaines mentions.
  • Respecter les obligations comptables et fiscales des organismes de formation
• remettre les documents et informations requis aux stagiaires :
  • préalablement à toute inscription et tout règlement de frais, notamment accompagner la convocation du stagiaire du programme de formation et du règlement intérieur de l’organisme de formation (le cas échéant). Les informations demandées aux stagiaires ou à des candidats à une formation doivent être strictement en lien avec l’action suivie ou envisagée.
  • à l’issue de la formation, une attestation mentionnant les objectifs, la nature et la durée de l’action ainsi que les résultats de l’évaluation des acquis de la formation.
• justifier des titres et qualités des personnels d’enseignement et d’encadrement et de la relation entre ces titres et qualités et les formations dispensées
• dispenser une formation totalement conforme aux engagements pris auprès des parties intéressées (entreprise, bénéficiaire, Afdas) et à les informer préalablement de tout changement imprévu, notamment en cas de changement de date ;
• constater la présence et l’assiduité effectives de la formation par le stagiaire et à présenter à l’Afdas des factures sur la base de la formation effectivement réalisée.

Il s’engage également à se déclarer dans Datadock et à mettre en œuvre les actions permettant de respecter les critères relatifs à la qualité des actions de la formation professionnelle continue  (art. L. 6316-1) :

• l’identification précise des objectifs de la formation et son adaptation au public formé ;
• l’adaptation des dispositifs d’accueil, de suivi pédagogique et d’évaluation aux publics de stagiaires ;
• l’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement à l’offre de formation ;
• la qualification professionnelle et la formation continue des personnels chargés des formations ;
• les conditions d’information du public sur l’offre de formation, ses délais d’accès et les résultats obtenus ;
• la prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires.

Dans le cas de la formation en tout ou partie à distance, l'organisme s'engage :

• à mettre en place un encadrement pédagogique et technique, des modalités de suivi et d’évaluations spécifiques aux séquences de formation ouverte ou à distance,
• à délivrer à l’Afdas le programme de la formation incluant les items réglementaires ; un protocole individuel de formation (non obligatoire) signé avec le stagiaire pourra y être annexé,
• à délivrer à l’Afdas une attestation d’assiduité
• à fournir à l’Afdas, sur demande, tout autre document permettant d’attester de la réalisation de la formation (données relatives au suivi de l’action, à l’accompagnement et à l’assistance du stagiaire, résultats aux évaluations spécifiques, justificatifs de la réalisation des travaux des stagiaires ou toutes autres données établissant la participation effective à la formation, tel que mentionné dans le décret n° 2017-382 du 22 mars 2017
• et si la formation est en partie en présentiel, des feuilles d’émargement signées à la demi-journée, par le stagiaire et le formateur)
• à remettre, à chaque stagiaire, une attestation de fin de stage mentionnant les objectifs, la nature et la durée de l’action, ainsi que les résultats de l’évaluation des acquis de la formation.

Dans les cas de sous-traitance à un autre organisme de formation, du portage salarial ou de toute autre forme de contractualisation ou d’intermédiation, l’organisme donneur d’ordre devra s’assurer que l’organisme dispensant la prestation respecte la réglementation en vigueur ainsi que les conditions générales de l’Afdas.
Conformément à l’article D.6321-3 du code du travail, « La formation est en principe dispensée dans des locaux distincts des lieux de travail.      
Lorsqu'elle comporte un enseignement pratique, ce dernier peut être donné sur les lieux de travail. Dans ce cas, un compte rendu des mesures prises pour que l'enseignement réponde aux conditions fixées à l'article D. 6321-1 est adressé au comité d'entreprise ou aux délégués du personnel ou, à défaut, à la commission spéciale mentionnée à l'article R. 2323-3. »
La dispense de formation au domicile du stagiaire n’est pas une pratique recommandée. L’organisme devra mettre à disposition des stagiaires des lieux de formation et des conditions d’accueil adaptés aux publics de stagiaires, conformément au 2ème critère du décret  du 30 juin 2015 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle continue : adaptation des dispositifs d'accueil, de suivi pédagogique et d'évaluation aux publics de stagiaires.
Pour la bonne information de l’Afdas et de ses adhérents, l’organisme de formation s’engage également  à :

• aviser l’Afdas de tout changement de structure, d’adresse, de nature d’activité ;
• informer l’Afdas en cas de dépôt de bilan, redressement ou liquidation judiciaire et cession, absorption, fusion… ;
• respecter l’usage du logo de l’Afdas comme indiqué sur www.afdas.com ; ne pas utiliser les logos, sigles, symboles laissant supposer l’existence d’un partenariat de quelque nature que ce soit avec l’Afdas en l’absence d’un accord express de ce dernier. 

En cas de contrôle sur pièces ou sur site, l’organisme s’engage à :

• communiquer les documents justificatifs demandés par l’Afdas ou le prestataire missionné à cet effet par l’Afdas ;
• fournir un espace suffisant et donner libre accès à tout système de gestion nécessaire au bon déroulement du contrôle sur site, par l’Afdas ou un prestataire missionné à cet effet.

Cas particuliers des formations technico-artistiques :
Une action de formation ne peut avoir pour finalité la réalisation d’un produit fini ou d’une œuvre artistique.

• -    Les formations artistiques ne devront pas se transformer en un lieu d’auditions, ni de préparation de spectacles. Cela étant, les bénéficiaires auront toute liberté de décider, en fin de formation, de l’opportunité d’organiser un temps «portes-ouvertes» dont l’accès sera gratuit.
• -    Les formations "techniques" ne devront en aucun cas, lorsqu’il y a mise en pratique en grandeur réelle de l’enseignement reçu, entraîner le remplacement, par les bénéficiaires, des salariés normalement requis pour la production ou le spectacle. Plus...

Dans le cadre de sa mission de contrôle de la qualité de la formation et de contrôle de service fait,  l’Afdas s’assure de la réalité des actions de formation financées et de leur conformité aux dispositions légales, réglementaires et conventionnelles, ainsi qu’aux présentes conditions générales. Il s’assure également de l’adéquation entre les éléments produits sur la plateforme Datadock et la pratique des organismes de formation. L’Afdas veille aussi à la cohérence des prix pratiqués. (cf. point 3)
Ainsi, l’Afdas peut :

• solliciter auprès des entreprises, des bénéficiaires et des prestataires de formation des informations ou pièces complémentaires (par téléphone, par mail, par courrier, par questionnaire notamment) ;
• mener directement ou via un prestataire dédié, des visites sur le lieu d’exécution des prestations, sous forme d’audits qualité ou de visites inopinées. 

Le défaut de communication des éléments demandés, le non respect des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles ou le refus de laisser l’accès à l’Afdas lors des contrôles sur site peut, après débat contradictoire, constituer un motif de refus de prise en charge, de remboursement des actions financées, de suspension des financements ou de retrait du référencement sur le catalogue de l’Afdas.
En cas de manquement de l’organisme de formation ou du prestataire aux différentes dispositions mentionnées dans les présentes conditions générales, et en fonction de leur récurrence et de leur gravité, l’Afdas pourra appliquer les mesures suivantes :

• suspension du règlement des financements accordés dans l’attente d’une régularisation de la situation ;
• demande de remboursement de tout ou partie des financements accordés ;
• refus de tout financement ultérieur pour une durée à déterminer ;
• refus de tout financement sur les fonds mutualisés ;
• refus de tout conventionnement de stage ou retrait des appels à projets ;
• retrait du site internet de l’Afdas ;
• retrait du catalogue de référence de l’Afdas ;
• signalement aux services de l’Etat ;
• suspension de toute collaboration avec l’organisme pour une durée à déterminer.

Le constat des manquements fera l’objet d’un écrit de l’Afdas à l’organisme ou à l’entreprise. Dans tous les cas, les principes du contradictoire (avec mention d’un délai) et du respect du droit de la défense s’appliqueront. Les organismes seront notifiés d’un avis de contrôle dans le cas des audits qualité et de la fin du contrôle et de la décision finale. Plus...

Le bénéfice de la délégation de paiement dite « subrogation de paiement » est donné intuitu personae et est incessible. Il n’est pas acquis de plein droit : il s’agit d’une facilité administrative accordée par l’Afdas à ses entreprises adhérentes à jour de leurs cotisations. L’Afdas se réserve ainsi le droit de suspendre la subrogation de paiement, en cas de redressement judiciaire, de procédure judiciaire, de manquement de l’une des parties ou de toute autre situation particulière constatée. Plus...

Le règlement des actions de formation entrant dans le périmètre du décret sur la qualité est conditionné à l’inscription de l’organisme sur le catalogue de référence des prestataires de formation de l’Afdas. L’Afdas ne finance que les actions de formation effectivement réalisées et suivies par le bénéficiaire. L’Afdas règle la facture à l’organisme de formation à l’issue de la formation à concurrence du montant accordé et peut, dans certains cas, procéder à des acomptes, au fur et à mesure du déroulement de l’action.
Le règlement s’effectue conformément aux mentions précisées dans la convention de formation professionnelle et sur présentation des documents suivants :

1.     Une facture datée et numérotée faisant apparaître :

• la référence du stage,
• la raison sociale, l’adresse et le SIRET de l’organisme,
• l’intitulé de l’action,
• le nom des bénéficiaires concernés,
• les dates et durée globale de la formation,
• le coût de l’action de formation avec montant HT, montant de la TVA et montant TTC, (le coût matériel sera dissocié du coût pédagogique),
• L’IBAN ou l’ordre du chèque.

2.     Les attestations de présence ou d’assiduité précisant l’intitulé, les dates, la durée globale, les horaires, les nom et prénom du formateur, et dans le cas du présentiel, de la feuille d’émargement signée par le(s) bénéficiaire(s) et le formateur, par demi-journée ou journée.
Des modèles-types sont disponibles sur le site de l’Afdas, à la rubrique Organismes.
Pour les formations d’une période supérieure à 3 mois, l’Afdas peut accepter des règlements partiels (acomptes), dans la limite d’un seul par trimestre, et d’un minimum de 5 heures de formation réalisées, sur présentation :

• d’une facture établie au prorata des travaux (jalons) réalisés,
• de l’attestation d’assiduité correspondant à la période facturée ou de tout autre document justifiant de la réalité des travaux,
• des feuilles d’émargement signées conjointement par le stagiaire et le formateur pour la partie présentielle, le cas échéant. 

En cas d’exécution partielle d’une action de formation, seule une facture conforme à la réalité de la prestation sera réglée par l’Afdas.
En cas de constat d’inexécution de prestation relevée par l’Afdas ou par les services régionaux de contrôle de l’Etat, l’Afdas demandera la restitution des sommes qui, du fait de l’inexécution constatée, ont été indûment versées (art. L. 6354-1 du code du travail).
Par ailleurs, l’organisme de formation et/ou l’entreprise et/ou le bénéficiaire s’engage(nt) à communiquer à l’Afdas tout document complémentaire relatif au positionnement, à l’accompagnement, à la formation et à sa réalisation, telles que les feuilles d’émargement par exemple et aux évaluations. A défaut, l’Afdas ne règlera pas les formations sur lesquelles il serait amené à constater un défaut de pièce ou de conformité aux règles définies dans le présent chapitre (art. R. 6332-26 et D.6354.4 du code du travail).
Toute action de formation engagée sur un dispositif légal et/ou conventionnel, terminée depuis 1 an et pour laquelle les services de l’Afdas ont opéré au moins 3 relances auprès de l’organisme de formation ou de l’entreprise concernée est clôturée sans suite. Plus...

Toute  demande  de  prise  en  charge  doit  parvenir  à l’Afdas avant  le  début  de  la  prestation. L’Afdas se réserve le droit de refuser toute  demande de financement  reçue  hors  délai.  Toute demande de prise en charge  comprendra a minima le formulaire de demande de prise en charge ainsi que le programme de formation qui sera conforme à la réglementation. Dans le cas d’une formation réalisée en tout ou partie à distance, le programme mentionnera la durée globale estimée en heures, incluant la réalisation des travaux par le stagiaire. Certaines prestations feront l’objet de demande de pièces et de vérifications complémentaires. Pour certains dispositifs, des critères d’éligibilité supplémentaires s’appliqueront également.
Les modalités pratiques de demande de prise en charge sont précisées sur  www.afdas.com, pour chacun des publics et des dispositifs.
L’accord de prise en charge est émis au regard d’une part, du respect des dispositions légales relatives au décret sur la qualité de la formation et au dispositif concerné et d’autre part, des critères établis par le conseil d’administration de l’Afdas, l’ensemble en vigueur au moment de la réception de la demande et dans la limite des budgets disponibles.
La durée de validité d’un accord de prise en charge donné par l’Afdas est limitée dans le temps et précisée sur le courrier d’accord. Si l’action de formation prévue n’est pas réalisée pendant cette période, l’accord devient caduc.
L’entreprise, le bénéficiaire et le prestataire s’engagent à respecter les termes de l’accord de prise en charge et à informer l’Afdas par écrit de toute modification de l’action telle que décrite dans l’accord, en précisant les références de l’action, la nature et les motifs de la modification. L’Afdas se réserve le droit de ne pas valider les modifications exposées.
L’accord de prise en charge par l’Afdas à l’organisme de formation ne se substitue pas à la convention de formation signée entre l’organisme de formation et son client.
Conflit d’intérêt :
Les dossiers de prise en charge présentés par des personnes ayant un intérêt quelconque dans le centre de formation auprès duquel elles souhaitent réaliser leur formation seront rejetés par les services de l’Afdas.
Cet intérêt pourra notamment être un lien économique (prestataire formateur dans le centre par exemple), un lien juridique (gérance ou administrateur par exemple), un lien familial ou encore un lien de subordination (salarié dans l’organisme de formation par exemple). Plus...