12000ème article sur le blog / Guide du nouveau Correspondant Informatique et Libertés (CIL)

La CPU propose sur son site le Guide du nouveau Correspondant Informatique et Libertés (CIL).
Introduction
Le présent guide s'adresse à toute personne qui envisage ou commence à assurer la fonction de Correspondant Informatique et Libertés (CIL) dans un établissement d'enseignement supérieur et de recherche.
Ce document a été pensé en tant que trame de réflexion, afin de donner au nouveau CIL des arguments pour sensibiliser le Responsable des Traitements aux conditions nécessaires pour le bon accomplissement de sa mission.
Il vient en complément de documents existants, notamment le « Guide du correspondant Informatique et Libertés » d'une part, et le « Guide Informatique et Libertés pour l'enseignement supérieur et la recherche » d'autre part.
Les chapitres 1 à 2 s'adressent essentiellement aux personnes qui envisagent de devenir CIL. L'objectif est d'identifier toutes les questions à se poser, les aides existantes et les moyens mis à disposition (ou à négocier) pour que la prise de fonction s'effectue de manière optimale.
Les personnes qui commencent à exercer la fonction de CIL sont invitées à lire les chapitres 2 à 4: par où commencer ? Que faut-il mettre en place pour travailler efficacement? De quelles aides disposer? Les sujets abordés couvrent notamment la constitution du registre, les interlocuteurs à rencontrer, la mise en place de relais, les procédures à mettre en oeuvre.
La raison d'être du CIL est de veiller au respect des obligations prévues par la loi du 6 janvier 1978 modifiée, pour les traitements au titre desquels il a été désigné. À cette fin, le CIL doit:
- établir, actualiser et communiquer aux personnes en faisant la demande, la liste des traitements (ou registre) faisant l'objet d'une dispense de formalité du fait de sa désignation;
- procéder aux formalités préalables concernant les traitements soumis à autorisation ou à avis préalable de la CNIL (selon l'étendue de la désignation);
- accompagner la mise en oeuvre des traitements de données à caractère personnel et, à cette occasion, formuler les conseils et les recommandations nécessaires au respect de la loi Informatique et Libertés;
- recevoir les demandes et les réclamations adressées par les personnes concernées par les traitements, et selon leur nature les instruire ou les transmettre aux services compétents;
- informer et sensibiliser les personnels et les étudiants aux enjeux de la protection des données à caractère personnel;
- alerter si besoin le Responsable des Traitements sur l'existence de manquement à la loi Informatique et Libertés;
- rédiger et remettre au Responsable des Traitements un bilan annuel des actions menées au titre de ses fonctions de CIL.
Le guide a été élaboré par le réseau SupCIL, à partir des retours d'expériences de ses membres travaillant dans des organismes tels que des universités, des grandes écoles, des PRES ou encore des organismes de recherche...
Conclusion
La désignation d'un Correspondant Informatique et Libertés marque l'engagement d'un établissement à respecter les droits des personnes dont les données à caractère personnel sont traitées. S'il est évident que le CIL concourt à la conformité de l'organisme vis-à-vis de la réglementation, il apparaît également qu'il peut contribuer, grâce à la diffusion de la culture « Informatique et Libertés », à renforcer la confiance des usagers envers l'institution.
A l'heure où les établissements s'efforcent de rationaliser leurs moyens, le CIL doit travailler en synergie avec les acteurs internes, et s'appuyer sur des ressources mutualisées, telles que celles créées par le réseau SupCIL ou dans le cadre des partenariats entre la CNIL et les acteurs de l'enseignement supérieur. Il est indéniable que la fonction de CIL, bien que récente, est en train de s'inscrire durablement dans le paysage des métiers de l'enseignement supérieur.
Ce guide a été réalisé, au cours de l'année 2011, grâce aux contributions des membres du réseau SupCIL et plus particulièrement:
Odile Campserveux, CIL des établissements rattachés à la Chambre de Commerce d'Industrie de Paris (Groupe HEC, ESCP Europe, ESIEE et Novancia)
Béatrice Castetbon, CIL de l'université de Pau et des pays de l'Adour,
Rafia Berenguier, CIL de l'université de technologie de Compiègne,
François Girault, CIL de l'université de Caen,
Aurélie Goyer, CIL du Conservatoire National des Arts et Métiers,
Loïc Houttemane, CIL de l'École Centrale de Lille,
Solenn Schacher, CIL de l'université Jean Moulin - Lyon 3,
Jean-Luc Tessier, CIL de l'université Lille 2 - Droit et Santé.
Nous remercions également les services de la CNIL et plus particulièrement le service des correspondants pour la relecture de ce document.
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Tugann an LAP ar a láithreán gréasáin an Príobháideacht Comhfhreagraí nua Treoir (CIL). Tá an treoir seo i gceist do dhuine ar bith atá ag smaoineamh nó a thosaíonn glacadh leis an ról atá ag Comhfhreagraí um Chosaint Sonraí (CIL) in institiúid ardoideachais agus taighde. Tá an doiciméad seo ceaptha mar fhráma smaoinimh, a thabhairt ar an CIL nua a ardú argóintí Tuarastail Bainisteoir coinníollacha is gá chun a chomhlíonadh a misean.
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