Organisme de formation : votre relation avec l'alternant avant et après la contractualisation.

• Avant la contractualisation

• Dans le cadre de la contractualisation

• Obligations propres au contrat d’apprentissage

• La convention de formation dans le cadre du contrat de professionnalisation

• Une remise de l’attestation de fin de formation. Voir l'article...

Accompagner l’entreprise et le candidat qui sont convenus d’un contrat d’alternance (apprentissage ou professionnalisation).
Vous pouvez aider l’entreprise et le candidat, qui sont convenus d’un contrat d’alternance, à préparer leur contrat.
Pour cela, il vous suffit de remplir en ligne sur le portail de l’alternance les éléments du contrat qui vous concernent (informations sur votre établissement et sur la formation que votre établissement assurera au candidat dans le cadre du contrat).
Toutes les informations saisies sont automatiquement intégrées au contrat d’alternance que l’entreprise complète à son tour.
Une fois le contrat dûment complété, l’entreprise l’imprime, le fait signer (par l’employeur, par l’alternant ou son représentant légal (si le postulant est mineur), et viser par le CFA ou l’établissement de formation et l’envoie à l'autorité compétente (mentionnée lors de la création en ligne). Voir l'article...

Éléments déclencheurs de la modification
Une déclaration rectificative est souscrite :

• en cas de modification d’un ou des éléments de la déclaration d’activité initiale :
• la dénomination ;
• le statut juridique (par exemple un établissement devenant siège social) ;
• les dirigeants ;
• l’adresse.
• en cas de cessation d’activité.

La déclaration rectificative doit être faite dans un délai de trente jours après l’élément déclencheur.

Support de la déclaration rectificativeL
a déclaration rectificative est adressée sur papier libre ou sur la première page du bilan pédagogique et financier.
Elle comporte :

• le numéro de déclaration d’activité ;
• le nom ou la raison sociale du dispensateur de la formation ;
• la modification ou la cessation d’activité.

Où adresser la déclaration rectificative ?
La déclaration rectificative est à adresser au préfet de région représenté par la Direccte.
Les coordonnées des Direccte sont disponibles sur le site Internet du ministère du Travail, de l'Emploi, du dialogue social et de la Formation professionnelle. Cliquer ici pour y accéder.

Conséquences de la déclaration rectificative
La modification aboutit à un changement de numéro de déclaration d’activité dans les cas suivants :

• statut juridique ;
• nouvelle adresse dans un nouveau département. Voir l'article...

Tout organisme de formation réalisant des actions entrant dans le champ de la formation professionnelle continue doit fournir à la Direccte, avant le 30 avril de chaque année, un bilan pédagogique et financier.

Qui est concerné ?
Tout organisme de formation professionnelle continue doit établir un bilan pédagogique et financier retraçant son activité, même si cette dernière s’effectue à titre accessoire.
Les établissements publics doivent établir un bilan pédagogique et financier indépendant des documents de même nature susceptibles d’être adressés aux diverses autorités de tutelles dont ils dépendent.
Pour les organismes de formation, prestataires de bilan de compétences : en plus de fournir son bilan pédagogique et financier comme n’importe quel organisme de formation, il doit également fournir un compte rendu statistique et financier relatif aux actions de bilan de compétences réalisées. Voir l'article...

Tout prestataire de formation professionnelle, qui exerce à titre principal ou accessoire, doit adresser une déclaration d’activité au Service régional de contrôle de la formation professionnelle (SRC) de la Direccte (soit du lieu de son principal établissement, soit du lieu où est assurée sa direction effective, soit du lieu de son siège social) dans les 3 mois suivant la première convention ou le premier contrat de formation conclu.
Par la suite, elle doit établir chaque année un bilan pédagogique et financier retraçant son activité, appliquer des règles comptables spécifiques et respecter, dès lors qu’elle emploie des formateurs, la convention collective nationale des organismes de formation.
Par ailleurs, la comptabilité des organismes de formation obéit à certains principes légaux et réglementaires s'imposant à chaque dispensateur selon son statut.

Déclaration de son activité
Cette déclaration d’activité indique la dénomination, l’adresse, l’objet de l’activité et le statut juridique du déclarant. Un certain nombre de pièces justificatives sont exigées.

• Comment établir sa déclaration d’activité ?
• Comment sont sanctionnées les irrégularités de la déclaration d’activité ?
• Comment intégrer des changements dans la déclaration d’activité ?

Bilan pédagogique et financier
Tout organisme de formation réalisant des actions entrant dans le champ de la formation professionnelle continue doit fournir à la Direccte, avant le 30 avril de chaque année, un bilan pédagogique et financier.
Ce bilan retrace l’activité de prestataire de formation pour le dernier exercice comptable clos. I

• Établir un bilan pédagogique et financier

Principes légaux et règlementaires de comptabilité

• La comptabilité des organismes de formation. Voir l'article...

L’établissement de formation s’engage envers l’entreprise à dispenser des enseignements généraux, technologiques et pratiques à l’alternant en vue de l’obtention d’une qualification. Ces enseignements peuvent également être complétés d’actions d’évaluation et d’accompagnement.
Un dialogue régulier doit être assuré entre l’entreprise et l’établissement de formation pendant toute la période de formation de l’alternant. L’entreprise doit effectivement être informée de la pédagogie mise en œuvre par l’établissement de formation et de la progression réalisée par l’alternant, conformément aux objectifs définis.
De plus, l’entreprise doit être informée du calendrier de la formation : les périodes de formation dans l’établissement de formation et en entreprise, ainsi que les périodes d’examen.
Afin d’assurer ce dialogue, le maître d’apprentissage pour le contrat d’apprentissage et le tuteur pour le contrat de professionnalisation, si ce dernier est désigné par l’employeur, doivent être clairement identifiés.
Dans le cas du contrat d’apprentissage, ces informations sont formalisées dans le livret d’apprentissage, document obligatoire et remis à l’apprenti par le CFA. Pour en savoir + sur le livret d'apprentissage, consulter cette page.
Dans le cas du contrat de professionnalisation, ces informations sont formalisées dans la convention pédagogique élaborée et signée lors du dépôt du contrat à l’OPCA. Voir l'article...

L’organisme de formation risque des sanctions en cas :

• de défaut de déclaration d’activité,
• de défaut de déclaration rectificative,
• d’absence d’activité.

Les sanctions peuvent être une annulation de la déclaration d’activité ou des sanctions financières.

Sanction du défaut de déclaration d'activité
Le défaut de déclaration d’activité est sanctionné par le Code du travail en 1^er lieu d’une amende de 4 500 €.
Cette condamnation peut être assortie, à titre de peine complémentaire, d’une interdiction d’exercer temporairement ou définitivement l’activité de dirigeant d’un organisme de formation professionnelle.
Toute infraction à cette interdiction est punie d’un emprisonnement de deux ans et d’une amende de 15 000 €.

L'annulation de la déclaration d'activité
Suite à un contrôle de l’administration, l’annulation de la déclaration d’activité peut être prononcée dans différents cas :

• les prestations réalisées n’entrent pas dans le champ de la formation professionnelle ;
• l’une des obligations n’a pas été respectée par l’organisme de formation ;
• défaut de justification des titres et qualités des personnels ;
• exercice d’une fonction de direction ou d’administration par une personne condamnée pour des faits constituant des manquements à la probité, aux bonnes mœurs et à l’honneur ;
• absence d’un règlement intérieur ;
• absence d’une comptabilité conforme ;
• recours à une publicité non conforme.

Quelles sont les conséquences de l'annulation sur les contrats en cours ?
Les conventions et contrats en cours se poursuivent normalement jusqu’à leur terme.

La caducité de la déclaration d'activité
Lorsque l’organisme de formation n’a fait état d’aucune activité, sa déclaration d’activité devient caduque.
La déclaration d’activité devient caduque lorsque :

• une absence d’activité de formation durant une année est déclarée dans le bilan pédagogique et financier ;
• l’organisme de formation n’a pas adressé son bilan pédagogique et financier à l’autorité administrative compétente. 

Après la caducité, que faire en cas de nouvelle activité ?
Les dispensateurs de formation dont la déclaration est devenue caduque et qui réalisent des actions de formation professionnelle, doivent procéder à une nouvelle déclaration d’activité. Voir l'article...

Dès lors qu’une modification de la déclaration d’activité intervient ou qu’il s’agisse d’une cessation d’activité, le dispensateur de formation dispose d’un délai de 30 jours pour effectuer une déclaration rectificative ou de cessation d’activité auprès du Préfet de région.
Cette déclaration s’effectue sur papier libre, elle indique les modifications à apporter à la déclaration initiale ou la date de cessation d’activité comme dispensateur de formation et rappelle les éléments d’identification de l’organisme (nom et prénom ou dénomination, n° Siren, n° de déclaration d’activité).Certaines modifications (transfert du siège social dans un autre département, modification de la forme juridique…) entraîneront l'attribution d'un nouveau numéro. Voir l'article...

Si la déclaration d'activité est conforme aux textes en vigueur, elle est enregistrée et un récipissé de déclaration mentionnant votre numéro d’enregistrement est attribué dans un délai de 30 jours à compter de la date de réception de l’ensemble de ces documents. Il devra figurer sur les conventions de formation, contrats de formation, bons de commande ou factures.
Votre déclaration peut amener l’administration à vous faire des demandes pour lui permettre d’apprécier la conformité de votre déclaration. Dans ce cas, une demande de justificatifs vous sera adressée avant attribution ou refus d’enregistrement de votre déclaration.
Votre demande peut être refusée pour les raisons suivantes (article L. 6351 3 du code du travail) :

• Les prestations prévues à la première convention de formation professionnelle ou au premier contrat de formation professionnelle ne correspondent pas aux actions mentionnées à l'article L. 6313 1 ;
• Les dispositions relatives à la réalisation des actions de formation ne sont pas respectées (L. 6353 1 à L. 6353 9, R. 6353 1 et R. 6353 2 du code du travail) ;
• L'une des pièces justificatives n'est pas produite. Voir l'article...

La déclaration d’activité est à adresser au service régional de contrôle de la formation professionnelle continue de la Direccte (Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi). Les coordonnées des Direccte sont disponibles en cliquant ici.
Il est également possible de transmettre le dossier par voie électronique sur le portail officiel de Déclaration d'Activité (DA) et de Bilan Pédagogique et Financier (BPF) : www.declarationof.travail.gouv.fr. Voir l'article...