La comptabilité est établie selon les principes et méthodes comptables définis par le code de commerce (bilan, compte de résultat, annexe). Elle doit suivre un plan comptable spécialement adapté lorsque l’une des deux conditions suivantes est remplie :

• la formation est l’activité unique de l’organisme de formation, avec un chiffre d’affaires annuel de plus de 15 245 € ;
• l’organisme de formation exerce d’autres activités (principales ou accessoires).

Un commissaire aux comptes doit par ailleurs être désigné lorsque deux des trois seuils suivants sont dépassés pendant deux exercices successifs :

• 3 salariés en contrat à durée indéterminée (CDI) ;
• 153 000 € pour le montant HT du chiffre d’affaires global (même si une partie ne provient pas de l’activité de prestataire de formation) ;
• 230 000 € pour le total du bilan (somme des montants nets des éléments d’actif).

A noter !
Pour les groupements d’intérêt économique (GIE), la désignation d’un commissaire aux comptes est obligatoire dès que le chiffre d’affaires atteint  152 449 €. Voir l'article...

Tous les ans, l’organisme de formation doit remplir un bilan pédagogique et financier. Etabli sur un imprimé spécifique (Cerfa N°10443*12, à disposition sur le site officiel www.declarationof.travail.gouv.fr), il s’agit un document retraçant, pour le dernier exercice comptable clos :

• le chiffre d’affaires réalisé, réparti selon l’origine des fonds reçus (Etat, OPCA…),
• les charges de l’organisme, le nombre d’heures de formation dispensées,
• le type de stagiaires accueillis,
• les caractéristiques des prestations organisées…

A noter !
Si le bilan pédagogique et financier n’est pas renvoyé à l’administration ou ne fait apparaître aucune activité, la déclaration d’activité est annulée. Voir l'article...

Les organismes de formation doivent respecter un certain nombre de règles spécifiques à leur activité.

A noter !
En cas de non-respect de la réglementation, l’organisme de formation encourt l’annulation de sa déclaration d’activité (et par conséquent l’impossibilité d’exercer) ainsi que des sanctions pénales. Voir l'article...

Les actions de formation doivent être formalisées via l’élaboration d’un programme de formation précis, détaillé, séquencé en cohérence avec l’objectif visé et la durée fixée.
Ce programme précise le niveau de connaissance préalable requis pour suivre la formation, les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement mis en œuvre ainsi que les modalités de suivi d’exécution (feuilles de présence…) et de résultats (évaluation…) : tous ces éléments sont indispensables afin de financer la formation sur les fonds de la formation professionnelle continue.
Si la formation s’effectue en tout ou partie à distance, le programme précise alors la nature des travaux demandés au stagiaire et le temps estimé pour les réaliser, les modalités de suivi et d’évaluation spécifique aux séquences de formation ouverte et/ou à distance, les moyens d’organisation, d’accompagnement ou d’assistance, pédagogiques et techniques, mis à disposition du stagiaire.
Ces moyens, qui doivent être précisés dans le programme comprennent notamment :

• Les compétences et qualifications des personnes chargées d’assister le bénéficiaire de la formation
• Les modalités techniques selon lesquelles le stagiaire est accompagné ou assisté, les périodes, les lieux mis à sa disposition pour s’entretenir avec les personnes chargées de l’assister ou les moyens dont il dispose pour contacter ces personnes,
• Les délais dans lesquels les personnes en charge de son suivi sont tenues de l’assister en vue du bon déroulement de l’action, lorsque cette aide n’est pas apportée de manière immédiate.

L’achat de la prestation par une entreprise doit par ailleurs faire l’objet d’un contrat spécifique : la convention de formation professionnelle. Toutefois, en cas de nécessité d’organiser rapidement l’action ou pour des formations répétitives, un bon de commande ou une facture peuvent remplacer la convention de formation.

A noter !
Dans certains cas, des contrats ou conventions spécifiques s’imposent :
- la formation est organisée et/ou financée sur plusieurs années : conclure une convention de formation pluriannuelle,
- la prestation est un bilan de compétences ou porte sur des actions de VAE : conclure une convention tripartite (employeur, salarié, organisme prestataire),
- l’action de formation est organisée à l’initiative du salarié avec l'accord de son employeur ou lorsqu'elle se déroule en dehors du temps de travail avec l'accord du salarié, et vise une certification (diplôme, titre, certificat de qualification professionnelle) : conclure une convention de formation tripartite (employeur, salarié, organisme prestataire),
- la formation est organisée dans le cadre d’un contrat de professionnalisation : conclure une convention de formation,
- la prestation est achetée par un particulier sur ses fonds propres : conclure un contrat de formation professionnelle incluant, notamment, un délai de rétractation de 10 jours et un échéancier des règlements. Voir l'article...

Etre organisme de formation, c’est proposer des prestations entrant dans le champ de la Formation Professionnelle Continue (FPC), finançables notamment par Opcalia, et respecter une réglementation spécifique, garantie de sérieux et de transparence de l’activité : se déclarer, conclure des conventions de formation, remplir le bilan pédagogique et financier, respecter l’obligation d’information des stagiaires

A télécharger

• OF - Réglement intérieur

  DOC

• OF - bilan pédagogique financier presta formation - CERFA

  PDF

• OF - bilan pédagogique financier presta formation - Notice

  PDF

• OF - Programme de formation

  DOC

• OF - Programme de formation FOAD

  DOC. Voir l'article...

Doit se déclarer auprès de la DIRECCTE toute personne morale (société, association…) ou physique (travailleur indépendant, auto-entrepreneur…) qui réalise (même accessoirement ou occasionnellement) des prestations de formation professionnelle continue au sens du code du travail, c’est-à-dire :

• des actions de formation ;
• des bilans de compétences ;
• des actions de VAE.

A noter !
L’entreprise pratiquant la  formation interne (conception et animation de formation destinées exclusivement à ses propres salariés -  voir fiche Focus Formation interne) n’a pas à se déclarer. En revanche, si elle dispense des actions de formation à des  personnes extérieures (fournisseurs, clients, salariés de filiales…), la déclaration d’activité est obligatoire.

Première étape : conclure une première convention de formation avec une entreprise (ou un contrat de formation professionnelle, avec un particulier) portant sur une prestation de formation entrant dans le champ de la FPC (voir fiche focus/ Action de formation imputable).

Dans les 3 mois qui suivent : constituer et déposer le dossier de demande de numéro de déclaration d’activité. Le formulaire CERFA n°10782*04 « Bulletin de déclaration d’activité d’un prestataire de formation » et sa notice (listant l’ensemble des pièces à joindre) sont téléchargeables sur www.declarationof.travail.gouv.fr.

Le dossier doit être transmis à la DIRECCTE - service régional de contrôle de la formation professionnelle - de la préfecture de Région du lieu :

• soit d’implantation du principal établissement de l’organisme ;
• soit de sa direction effective ;
• soit de son siège social.

A noter !
La DIRECCTE peut (ce n’est pas systématique) demander des pièces complémentaires.
Dans les 30 jours qui suivent la réception du dossier complet, la DIRECCTE notifie sa décision. Voir l'article...

Un système d’information national regroupe les informations relatives à l'offre de formation professionnelle sur l'ensemble du territoire national et aux perspectives du marché de l'emploi correspondant à ces formations selon un langage de référence commun dénommé « Langage harmonisé d'échange d'informations sur l'offre de formation - LHÉO » (modalités fixées par le décret n° 2015-742 du 24 juin 2015 - JO du 27 juin 2015). Voir l'article...

La qualité en formation

• La qualité est un élément fondamental de développement et de pérennité du prestataire de forma¬tion et peut s’exercer à plusieurs niveaux : conception, animation, évaluation des prestations de formation, structure de l’organisme (moyens humains, méthodologiques, matériels…). Les partenaires sociaux ont précisé que la qualité d’une formation réside « dans sa capacité à conduire ceux qui en bénéficient à l’acquisition de la qualification et/ou des compétences visées ». (ANI du 14/12/2013)

• La loi du 5 mars 2014 consacre et renforce cette exigence de qualité de la formation. En effet, la loi implique le respect par les organismes de formation de normes de qualité mises en œuvre par les financeurs (OPCA, OPACIF, l’Etat, les Régions, Pôle Emploi, l’AGEFIPH) sur la base de critères définis par le décret n° 2015-790 du 30 juin 2015 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle continue (publié au JO du 1er juillet 2015)

- Les OPCA/OPACIF sont chargés de s’assurer de la qualité des formations financées
- Le CNEFOP contribue à l’évaluation qualité des formations dispensées par les OF

• Par ailleurs, la loi renforce les exigences envers les organismes dispensant des formations inscrites au répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) imposant tout au long de la période de validité de l'enregistrement, la garantie, par les certificateurs de la qualité :

- du processus de certification ;
- de la certification délivrée par le réseau d’OF

Ces engagements sont précisés sur un cahier des charges défini par arrêté du ministre chargé de la formation professionnelle, sur proposition de la Commission nationale de la certification. Voir l'article...

L’activité d’organisme de formation demeure très réglementée :

• Les dispositions relatives à la déclaration d’activité, au fonctionnement d’un OF, à la contractualisation et à la réalisation des actions de formation ne sont pas modifiées
• La définition de l’action de formation est maintenue, la notion d’imputabilité faisant place à la notion d’éligibilité d’une action de formation au financement sur les fonds de la formation professionnelle continue
• La formation ouverte et à distance (FOAD) est désormais inscrite dans le code du travail qui prévoit désormais que la formation peut être séquentielle et qu’elle peut s'effectuer en tout ou partie à distance, le cas échéant en dehors de la présence des personnes chargées de l'encadrement.
• Dès à présent , le programme de formation doit préciser le niveau de connaissances préalables requis pour suivre la formation (les autres mentions demeurent inchangées). De plus, si la formation s’effectue en tout ou partie à distance, le programme doit préciser :

- La nature des travaux demandés au stagiaire et le temps estimé pour les réaliser ;
- Les modalités de suivi et d'évaluation spécifiques aux séquences de formation ouverte ou à distance ;
- Les moyens d'organisation, d'accompagnement ou d'assistance, pédagogique et technique, mis à disposition du stagiaire : ces éléments font l’objet du nouvel article D.6353-3 du code du travail

• En cas de contrôle, un organisme de formation doit justifier ne pas avoir poursuivi d’autres buts que la réalisation d’actions relevant du champ de la formation professionnelle continue. Dans le cas contraire, les actions financées par des fonds de la FPC seront réputées inexécutées et donneront lieu à remboursement des fonds auprès de l’organisme ou de la personne qui les a financées. Attention, à défaut de remboursement dans le délai fixé à l’intéressé pour faire valoir ses observations, l’organisme de formation est tenu de verser au Trésor public, par décision de l’autorité administrative, un montant équivalent aux sommes non remboursées. De plus, un organisme doit être en mesure de présenter tous documents et pièces établissant la réalité de ces actions. A défaut, celles-ci sont réputées ne pas avoir été exécutées et donnent lieu à remboursement au cocontractant des sommes indûment perçues.
• Depuis le 1er janvier 2015, la Région et les autres structures finançant des formations au bénéfice de demandeurs d'emploi devront s’assurer que les OF auront informé :

- les opérateurs du service public de l'emploi et du conseil en évolution professionnelle des sessions d'information et des modalités d'inscription en formation, préalablement aux sessions de formation qu'ils organisent
- Pôle Emploi de l'entrée effective en stage de formation d'une personne inscrite sur la liste des demandeurs d'emploi. Voir l'article...

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