Quels organismes peuvent avoir recours à un stagiaire ?
Vous êtes concernés par l’accueil éventuel de stagiaires si vous êtes un organisme de droit privé ou de droit public, en France ou à l’étranger : entreprise, association, administration publique, assemblée parlementaire ou consultative, collectivité territoriale, auto-entrepreneur, artisan ou profession libérale. Vous devez alors respecter la réglementation en vigueur.

• Pourquoi faire appel à un stagiaire ?
• Quel est le statut de l’étudiant stagiaire ?
• Qu’est-ce qu’une convention de stage ?
• Dans quels cas une convention de stage NE PEUT-ELLE PAS être conclue ?
• Quels sont vos engagements en tant qu’organisme d’accueil ?
• Quel devez-vous vérifier avant l’arrivée du stagiaire ?
• Comment publier une offre de stage ?
• Est-il possible de signer une convention pour l’année universitaire prochaine ?
• Combien de temps pouvez-vous accueillir un stagiaire ?
• Comment calculer la durée du stage ?
• Combien de stagiaires pouvez-vous accueillir. Voir l'article...

Quels manquements peuvent être constatés par les services de l’inspection du travail ?
Le non-respect :
- des conditions prévues à la convention de stage concernant l’activité du stagiaire,
- du nombre de stagiaires autorisés sur la même période,
- des droits à congés ou autres droits du stagiaire,
- de la définition du temps de présence maximum du stagiaire (35 ou 39 heures / semaine),
- des avantages en nature (accès au restaurant d’entreprise ou aux titres-restaurants, prise en charge des frais de transport et accès aux activités sociales et culturelles),
- de la désignation d’un tuteur,
- des limites au nombre de stagiaires encadrés par le même tuteur.

Êtes-vous passible de sanctions ?
Les inspecteurs ou agents de contrôle ayant constaté ces manquements informent l’établissement d’enseignement, le stagiaire, les institutions représentatives du personnel de votre organisme.
Sur la base de ces constats, l’autorité administrative pourra définir une amende administrative de :
-    2 000 euros maximum par stagiaire concerné par le manquement,
-    4 000 euros maximum par stagiaire si, durant le délai d’un an après la notification de la première amende, vous êtes à nouveau dans l’illégalité.
Il y a prescription des amendes au bout de deux ans révolus à compter du jour où le manquement a été commis. Voir l'article...

Devez-vous payer le stagiaire ?
Dans le cadre d’un stage, on parle de gratification et non de rémunération.
Moins de 2 mois de stage : gratification facultative.
Plus de 2 mois : gratification obligatoire :
-    le montant minimal horaire de la gratification est de 13,75 % du plafond horaire de la sécurité sociale depuis le 1er septembre 2014 (15% à partir du 1er septembre 2015) ;
-    elle est due au premier jour du premier mois de stage et doit être versée mensuellement ;
-    au sein d’un organisme français implanté à l’étranger, le droit français s’applique.
En savoir plus :
Annexe f - Gratification et avantages en France et à l’étranger
A savoir : un simulateur de calcul permet de calculer le montant minimal de la gratification de stage dû en fonction des heures de présence effective du stagiaire dans l'établissement d'accueil (Service-Public.fr, le site officiel de l’administration française).
Accéder au simulateur de calcul

Les stages à l’étranger sont-ils gratifiés ?
Il n’y a aucune obligation de gratification des stages qui se déroulent à l’étranger (il n’est pas possible de soumettre un organisme d’accueil étranger à la loi française). La gratification du stagiaire est donc laissée à l’appréciation de l’organisme d’accueil, quelle que soit la durée du stage.

Le stagiaire peut-il bénéficier d’avantages en nature ?
Oui.
- Accès au restaurant d’entreprise ou aux titres-restaurant dans les mêmes conditions que les salariés.
- Prise en charge partielle des frais de transport et des frais de missions.
- Accès aux activités sociales et culturelles dans les mêmes conditions que les salariés.
- D’autres avantages en nature peuvent être accordés : ils sont alors précisés dans la convention de stage.
Si vous ne dépassez pas certains plafonds d’exonérations, ces avantages ne seront pas soumis à charge. Voir l'article...

Comment suivre l’activité de stage dans votre organisme ?
Lorsqu’un stagiaire arrive, vous devez inscrire dans une partie spécifique du registre unique du personnel :
-    ses nom et prénom,
-    les dates de début et fin de stage,
-    les nom et prénom de son tuteur,
-    le lieu où se déroule le stage.
Vous devez également établir un décompte des durées de présence du stagiaire.

Pouvez-vous prolonger un stage ?
Oui. Dans la limite de la durée légale de stage (6 mois maximum, prolongation comprise). Si le stagiaire accepte, vous devez faire votre proposition par demande écrite à l’établissement d’enseignement. La prolongation donne lieu à un avenant à la convention de stage.

Quels sont les horaires conseillés pour un stagiaire ?
La présence du stagiaire dans votre organisme suit les règles applicables aux autres personnels en matière de :
-    durée maximale de présence quotidienne et hebdomadaire,
-    présence de nuit,
-    repos quotidien et hebdomadaire,
-    jours fériés.

Pouvez-vous accueillir plusieurs stagiaires sur un même poste, successivement ?
Non. Il faut respecter un délai de carence qui est fixé au tiers de la durée du stage précédent.
Par exemple, après un stage de 6 mois, il est nécessaire d'attendre 2 mois avant d'accueillir un nouveau stagiaire sur le même poste. Cette obligation ne s'applique pas si le stage est interrompu à l'initiative du stagiaire.

Le stagiaire a-t-il droit à des congés ?
Oui. Les congés et autorisations d’absence légaux prévus en cas de grossesse, paternité ou adoption sont de droit.
En dehors des congés légaux prévus ci-dessus, au-delà de 2 mois de stage, la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et autorisations d’absence au bénéfice du stagiaire. Voir l'article...

Que faire si vous n’êtes pas satisfait de votre stagiaire ?
Si vous constatez des problèmes au cours du stage, vous devez en parler au stagiaire et prendre contact avec son enseignant-référent pour résoudre le problème ou éventuellement décider ensemble de modifier la convention de stage (activités, missions...) ou de la rompre.

Comment est assuré le stagiaire ?
Le stagiaire, sous couvert d’une convention de stage, bénéficie d’une protection contre le risque accidents du travail - maladies professionnelles.
Il reste affilié au régime de sécurité sociale dont il bénéficie en tant qu’étudiant : ayant droit de ses parents, régime étudiant ou couverture maladie universelle.
Vous êtes tenu de contracter une assurance responsabilité civile.

Que devez-vous faire en cas d’accident du travail ?
- Établir la déclaration d’accident (Cerfa n°60-3682) en présence (si possible) du  stagiaire, des témoins et des éventuels tiers en détaillant au mieux les circonstances de l’accident (procédure différente dans l’enseignement supérieur agricole).
- Envoyer le stagiaire consulter un médecin ou le service d’un hôpital.
- Adresser, le jour même, sous pli recommandé avec accusé de réception (AR) le document à l’établissement d’enseignement.

En savoir plus :
Annexe g - Protection sociale et responsabilité civile . Voir l'article...

Devez-vous évaluer l’activité du stagiaire ? Le cas échéant. A l’issue du stage, selon les pratiques et le règlement des études de l’établissement, vous devez renseigner une fiche d’évaluation de l’activité du stagiaire et la retourner à l’enseignant-référent.

Devez-vous fournir une attestation de stage au stagiaire ?
Oui. Vous devez lui délivrer une attestation de stage mentionnant la durée effective totale du stage et le montant total de la gratification versée. Ce document est très important pour les étudiants ayant effectué un stage de plus de 2 mois gratifié car il va permettre la prise en compte des périodes de stage pour le calcul des droits à retraite.
Un modèle d’attestation de stage type est annexé à la convention-type de stage définie par le ministère chargé de l’Enseignement supérieur et de la Recherche.
En savoir plus :
Annexe e - Convention-type de stageL'attestation de stage

Que se passe-t-il en cas d’embauche du stagiaire à l’issue du stage ?
- Embauche dans les 3 mois suivant la fin du stage : durée du stage déduite de la période d’essai, sans que cela ait pour effet de réduire cette dernière de plus de la moitié, sauf accord collectif prévoyant des stipulations plus favorables.
- Embauche dans un emploi en correspondance avec les activités qui avaient été confiées au stagiaire : durée du stage déduite intégralement de la période d'essai.
- Embauche à l'issue d'un stage de plus de 2 mois : durée du stage prise en compte pour l'ouverture et le calcul des droits liés à l'ancienneté. Voir l'article...

Quel est le rôle l’établissement d’enseignement supérieur ?- Diffuser aux étudiants des offres de stage en lien avec les formations proposées.
- Accompagner les étudiants dans leur recherche de stage (élaboration du projet professionnel, lieux potentiels de stage...).
- Recenser les organismes d’accueil susceptibles d’offrir aux étudiants une expérience professionnelle en lien leur formation et nouer des partenariats avec eux.

Comment aider l’étudiant à définir son projet pédagogique ?
En définissant les compétences à acquérir ou à développer au cours du stage.

Comment encourager la mobilité internationale des stagiaires ?
En proposant des offres de stage à l’étranger, en aidant à monter le dossier de demande de stage à l’étranger, en informant sur les droits, les procédures et les formalités en vigueur dans le pays de séjour.

L’étudiant-entrepreneur doit-il effectuer un stage ?
Non. L’étudiant bénéficiant du statut national d’étudiant-entrepreneur peut travailler sur son projet entrepreneurial à la place d’un stage ou d’un projet de fin d’études. Ce travail sera évalué par un jury en lien avec l’équipe pédagogique afin d’être crédité en E.C.T.S. Voir l'article...

Quelle convention de stage utiliser ?Un modèle national a été fixé par arrêté pour l’enseignement supérieur. Ce modèle intègre les stipulations obligatoires prévues par les textes.
Toutefois, l’utilisation de cette convention-type n’est pas obligatoire : vous pouvez vous en inspirer pour élaborer une convention spécifique, en concertation avec l’organisme d’accueil.
En savoir plus :
Annexe e - Convention-type 

La convention de stage est-elle la même pour les stages à l’étranger ?
Vous pouvez proposer à l’organisme d’accueil à l’étranger la convention-type utilisée sur le territoire français – elle a été traduite en anglais, en allemand et en espagnol et est disponible sur l’outil PSTAGE. Si celui-ci ne l’accepte pas telle quelle, une convention adaptée pourra être négociée.
Important : une fiche d’information présentant la réglementation du pays d’accueil sur les droits et devoirs du stagiaire sera annexée à la convention de stage.
En savoir plus :
Annexe e - Convention-type 

Que devez-vous vérifier avant de signer la convention de stage ?
- Le cursus doit comporter un volume pédagogique d’enseignement en présence de l’étudiant de 200 heures au minimum par année d’enseignement.
- Un enseignant-référent au sein de l’établissement et un tuteur au sein de l’organisme d’accueil doivent être désignés.
- Les dispositions obligatoires de la convention de stage doivent être bien renseignées. Voir l'article...

Quel est votre rôle à la fin du stage ?
- Évaluer le stage et, éventuellement, attribuer des crédits européens, sur la base de la restitution par le stagiaire (rapport, présentation devant un jury ou mémoire...).
- Réclamer au stagiaire le document d’appréciation du stage dans lequel il évalue la qualité de l’accueil dont il a bénéficié au sein de l’organisme (cela vous permet de repérer les organismes d’accueil proposant des stages de qualité et d’enrichir votre fichier).
- Vérifier avec le stagiaire si l’organisme peut être recommandé aux futurs stagiaires compte tenu de leur projet de stage. Ce document pourra également servir aux études faites par l’observatoire de la vie étudiante.
- Rappeler au stagiaire de se faire délivrer l’attestation de stage par l’organisme d’accueil. Voir l'article...

Quel que soit votre statut juridique ou votre appellation (université, école, institut, lycée, centre de formation, organisme de formation, etc.), vous accueillez en formation initiale toutes celles et ceux qui souhaitent préparer un diplôme ou une certification de niveau bac + 2 à bac + 8.
Le guide des stages étudiants vous concerne. Il s’appuie sur les lois et décrets sur les stages.
Vous y trouverez de nombreux conseils et des informations pratiques sur la convention de stage, le calcul de la durée du stage, l’encadrement du stagiaire, ses droits à congés ou encore sa gratification. Voir l'article...