Une action de GPEC dans le secteur de la formation continue vient de démarrer en Poitou-Charentes, dans le cadre du Contrat d’Objectifs Territorial Métiers de la formation. La première phase de cette démarche a donné lieu à la réalisation par le cabinet Catalys d’une étude sur l’évolution des métiers et des compétences dans les organismes de formation de Poitou-Charentes, qui a été présentée le 8 novembre à l’ARFTLV, à Poitiers, auprès d’une quarantaine d’organismes de formation.
Les objectifs de l’étude étaient de donner une vision prospective de la filière de la formation professionnelle de manière large et de permettre aux organismes de formation du territoire de s’emparer des enjeux entourant l’évolution des métiers et des compétences, et favoriser leur anticipation.
Après une présentation très précise des caractéristiques de la formation continue en Poitou-Charentes, l’étude pointe les principaux facteurs d’évolution tels que l’individualisation et la sécurisation des parcours, la rationalisation des process, la tension du marché de la formation professionnelle , les nouveaux rapports au savoir… et identifie les changements en cours et à mener pour s’adapter à ces évolutions.
Enfin, l’étude met en exergue l’impact de ces évolutions sur les compétences des différentes familles professionnelles représentées dans les OF et formule quelques hypothèses en matière de compétences attendues.
Consulter les résultats de l’étude.

• Dans le cadre d’une première contractualisation, vous avez 3 mois pour déposer votre déclaration d’activité auprès de la DIRECCTE (Direction régionale des Entreprise, de la Concurrence, de la consommation, du Travail et de l'emploi).
• Cette déclaration doit être conforme à la réalité de l'activité (à défaut, une déclaration rectificative doit être faite dans les 30 jours de la modification d’un élément de la déclaration initiale).

Faite votre demande de déclaration d'activité en ligne

A quoi sert le numéro d’enregistrement ?

• Si toutes les conditions sont réunies, la DIRECCTE délivre le récépissé de la déclaration ainsi qu’un numéro d’enregistrement dans les 15 jours de la déclaration,
• Ce numéro ne constitue pas un « label » de qualité. C’est un simple enregistrement qui doit figurer sur les conventions de formation, ou, à défaut, les bons de commande ou factures, ou les contrats de formation conclus avec un particulier, sous la forme : "Déclaration d'activité enregistrée sous le numéro... auprès du préfet de région de...",
• Il peut en être fait mention de la manière suivante (dans une publicité par exemple) : "Enregistré sous le numéro [suit le numéro de la déclaration d'activité]. Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État".

Distinction entre la déclaration d’activité et l’agrément

Attention de ne pas confondre déclaration d’activité et agrément que tout prestataire de formation peut obtenir :

• afin d’être habilité à intervenir dans un secteur spécifique (domaine sanitaire et social, jeunesse et sport, auto-école, sécurité, bilan de compétences…) ou vis-à-vis de publics spécifiques (élus d’entreprises, élus locaux…),
• pour ses stages afin de garantir une rémunération aux demandeurs d’emploi ne pouvant prétendre à l’ARE et inscrits en tant que stagiaire à la formation.

Être inscrit sur le portail de la liste officiel du l’état des prestataires de formation

Depuis 2012, les organismes déclarés ont l’obligation d’être inscrit sur cette liste habilitée par les services de l’état afin de mieux certifier du sérieux de ces derniers auprès des utilisateurs.

• La bonne réalisation comme le suivi des actions peuvent être établis à l’aide des feuilles d’émargement, mais aussi au travers de rapports, mémoires, comptes rendus.
• Si une modification intervient dans la situation du stagiaire (absence, changement de situation, abandon, renvoi, accident…), c’est au prestataire d’en informer l’employeur.

Comment apprécier les résultats ?

• Une procédure d’évaluation -permettant de déterminer si le stagiaire a acquis les connaissances ou les gestes professionnels dont la maîtrise constituait l'objectif initial de l'action- doit être mise en place.
• Cette procédure peut prendre la forme de tests réguliers de contrôle des connaissances, d’examens professionnels, de fiches d'évaluation ou d’entretiens avec un jury professionnel. On peut la compléter par une évaluation de l'action elle-même afin de mesurer son efficacité.

Comment gérer les cas d’inexécution de la prestation ?

• En cas d'inexécution totale ou partielle d'une prestation de formation, le prestataire rembourse à son cocontractant les sommes indûment perçues.
• La facture émise ne pourra comprendre, au titre de la FPC, que le montant relatif à la réalisation effective de la prestation (l'inexécution totale ou partielle d'une prestation s'apprécie quantitativement, en nombre de stagiaires ou en durée (heures/stagiaires ou heures/groupe).
• Toutefois, le prestataire et le co-contractant peuvent avoir prévu par clauses, de s'engager mutuellement en fonction des responsabilités de chacun, aux versements de sommes en dédommagement, réparation ou dédit ; dans ce cas les montants dus par le client, au titre de ces clauses, doivent faire l’objet d’une facturation distincte (ligne distincte ou facture distincte).

Quelles sont les règles à suivre 

• Tout prestataire de formation doit établir chaque année un bilan, un compte résultat, et une annexe conformément aux principes et méthodes comptables définis au Code du commerce.
• Si plusieurs activités sont menées (formation professionnelle continue / autre activité de production de biens ou de services ou de négoce), les comptabilités de ces diverses activités doivent être établies de façon distincte.
• Il en va de même, lorsqu’au titre de plusieurs activités, l’organisme réalise des prestations de bilan de compétences ou intervient dans le déroulement des actions destinées à la VAE.

Attention : le non respect de ces obligations expose à des sanctions pénales.

Dans quelles conditions faut-il tenir un plan comptable adapté ?

Une comptabilité conforme au plan comptable adapté doit être tenue dès lors :

• que le CA HT annuel réalisé est égal ou supérieur à 15 244,90 €, dans le cas d'une activité unique,
• que plusieurs activités sont exercées, quel que soit le CA HT annuel généré par l'activité formation.

Attention : le non respect de cette obligation expose à des sanctions pénales.

Quand faut-il désigner un commissaire aux comptes ?

Un commissaire aux comptes et un suppléant doivent être désignés lorsque, à la fin de l'année civile ou à la clôture de l'exercice, 2 des 3 seuils suivants sont dépassés :

• 3 salariés titulaires de contrat à durée indéterminée (à temps complet ou partiel),
• 153 000 € de CA HT ou de ressources (pour les GIE : 152 449,02 € de CA HT). Le montant des ressources est équivalent à celui des cotisations, subventions et produits de toute nature lié à l'activité courante,
• 230 000 € pour le total du bilan. Ce total est égal à la somme des montants nets des éléments d'actif.

A noter : lorsque pendant 2 exercices successifs les chiffres fixés pour 2 des 3 seuils ci-dessus ne sont pas dépassés, la désignation d’un commissaire aux comptes n’est pas requise.

• Vous devez parfaitement maîtriser la réglementation

…et ce, quel que soit votre statut juridique : société, association, établissement public ou travailleur indépendant. Vous devez entre autres déclarer votre activité, remplir des obligations liées à l’accueil des stagiaires, suivre la prestation de formation, etc.…

• Vous devez vous faire connaître

L’activité de formation peut, comme toute activité économique, faire l’objet de publicité. Vous devez néanmoins respecter certaines règles, ou être identifié dans des bases de données relatives à l’offre de formation sur le territoire.

• Et pour être agréé par Uniformation pour les bilans de compétence…

…vous devez constituer une demande d'agrément en constituant un dossier de candidature à envoyer exclusivement par courrier recommandé à Uniformation.

Appels d'Offre.
Bien maîtriser la réglementation.
Comment se faire connaître ?
Devenir un Organisme Prestataire de Bilan de Compétences habilité.
Devenez formateur consultant !

Etre organisme de formation, c’est proposer des prestations entrant dans le champ de la Formation Professionnelle Continue (FPC), finançables notamment par Opcalia, et respecter une réglementation spécifique, garantie de sérieux et de transparence de l’activité : se déclarer, conclure des conventions de formation, remplir le bilan pédagogique et financier, respecter l’obligation d’information des stagiaires… 
Se déclarer en tant qu’organisme de formation
Doit se déclarer auprès de la DIRECCTE toute personne morale (société, association…) ou physique (travailleur indépendant, auto-entrepreneur…) qui réalise (même accessoirement ou occasionnellement) des prestations de formation professionnelle continue au sens du code du travail, c’est-à-dire :

• des actions de formation ;
• des bilans de compétences ;
• des actions de VAE.

A noter !
L’entreprise pratiquant la  formation interne (conception et animation de formation destinées exclusivement à ses propres salariés -  voir fiche Focus Formation interne) n’a pas à se déclarer. En revanche, si elle dispense des actions de formation à des  personnes extérieures (fournisseurs, clients, salariés de filiales…), la déclaration d’activité est obligatoire.
Première étape : conclure une première convention de formation (voir modèle de convention de formation) avec une entreprise (ou un contrat de formation professionnelle, avec un particulier) portant sur une prestation de formation entrant dans le champ de la FPC (voir fiche focus/ Action de formation imputable).
Dans les 3 mois qui suivent : constituer et déposer le dossier de demande de numéro de déclaration d’activité. Le formulaire CERFA n°10782*02 « Bulletin de déclaration d’activité d’un prestataire de formation » et sa notice (listant l’ensemble des pièces à joindre) sont téléchargeables sur www.declarationof.travail.gouv.fr.
Le dossier doit être transmis à la DIRECCTE - service régional de contrôle de la formation professionnelle - de la préfecture de Région du lieu :

• soit d’implantation du principal établissement de l’organisme ;
• soit de sa direction effective ;
• soit de son siège social.

A noter !
La DIRECCTE peut (ce n’est pas systématique) demander des pièces complémentaires.
Dans les 30 jours qui suivent la réception du dossier complet, la DIRECCTE notifie sa décision.
Formaliser et contractualiser les prestations
Les actions de formation doivent être formalisées via l’élaboration d’un programme de formation précis, détaillé, séquencé en cohérence avec l’objectif visé et la durée fixée.
Ce programme décrit les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement mis en œuvre ainsi que les modalités de suivi d’exécution (feuilles de présence…) et de résultats (évaluation…) : tous ces éléments sont indispensables afin de financer la formation sur les fonds de la formation (voir fiche focus/ Action de formation imputable).
L’achat de la prestation par une entreprise doit par ailleurs faire l’objet d’un contrat spécifique : la convention de formation professionnelle (voir modèle de convention de formation). Toutefois, en cas de nécessité d’organiser rapidement l’action ou pour des formations répétitives, un bon de commande ou une facture peuvent remplacer la convention de formation.

A noter !
Dans certains cas, des contrats ou conventions spécifiques s’imposent :
- la formation est organisée et/ou financée sur plusieurs années : conclure une convention de formation pluriannuelle,
- la prestation est un bilan de compétences ou porte sur des actions de VAE : conclure une convention tripartite (employeur, salarié, organisme prestataire),
- l’action de formation est organisée soit hors temps de travail, soit à l’initiative du salarié (dans le cadre du DIF), et vise une certification (diplôme, titre, certificat de qualification professionnelle) : conclure une convention de formation tripartite (employeur, salarié, organisme prestataire),
- la formation est organisée dans le cadre d’un contrat de professionnalisation : conclure une convention de formation,
- la prestation est achetée par un particulier sur ses fonds propres : conclure un contrat de formation professionnelle incluant, notamment, un délai de rétractation de 10 jours et un échéancier des règlements.

Respecter les règles de fonctionnement propres à l’activité

Les organismes de formation doivent respecter un certain nombre de règles spécifiques à leur activité.

A noter !
En cas de non-respect de la réglementation, l’organisme de formation encourt l’annulation de sa déclaration d’activité (et par conséquent l’impossibilité d’exercer) ainsi que des sanctions pénales.

Le bilan pédagogique et financier

• le chiffre d’affaires réalisé, réparti selon l’origine des fonds reçus (Etat, OPCA…),
• les charges de l’organisme,le nombre d’heures de formation dispensées,
• le type de stagiaires accueillis,
• les caractéristiques des prestations organisées…

A noter !
Si le bilan pédagogique et financier n’est pas renvoyé à l’administration ou ne fait apparaître aucune activité, la déclaration d’activité est annulée.

La comptabilité

• la formation est l’activité unique de l’organisme de formation, avec un chiffre d’affaires annuel de plus de 15 245 € ;
• l’organisme de formation exerce d’autres activités (principales ou accessoires).

• 3 salariés en contrat à durée indéterminée (CDI) ;
• 153 000 € pour le montant HT du chiffre d’affaires global (même si une partie ne provient pas de l’activité de prestataire de formation) ;
• 230 000 € pour le total du bilan (somme des montants nets des éléments d’actif). 

A noter !
Pour les groupements d’intérêt économique (GIE), la désignation d’un commissaire aux comptes est obligatoire dès que le chiffre d’affaires atteint  152 449 €.

Le règlement intérieur

• les principales mesures relatives à l’hygiène et à la sécurité ;
• les règles disciplinaires, notamment la nature et l’échelle des sanctions applicables aux stagiaires ainsi que leurs droits en cas de sanctions ;
• pour les actions de formation d’une durée totale supérieure à 500 heures, les modalités de représentation des stagiaires via l’élection de délégués chargés de présenter les réclamations et suggestions des stagiaires relatives aux conditions de déroulement de la formation, à la sécurité… 

L’information des stagiaires

• le programme et les objectifs de la formation,
• la liste des formateurs avec la mention de leurs titres ou qualités,
• les horaires,
• les modalités d’évaluation de l’action,
• le règlement intérieur applicable à la formation,
• les coordonnées de la personne chargée des relations avec les stagiaires dansl’entité à l’origine de la formation (entreprise, OPCA, Pôle emploi…).  Cette personne peut recueillir les éventuels griefs des stagiaires concernant la formation.

• les objectifs pédagogiques de l’action suivie,
• sa nature et sa durée,
• les résultats de l’évaluation des acquis de la formation (si cette évaluation a été prévue dans le programme de formation). 

La publicité

• ne pas mentionner d’informations de nature à induire en erreur sur les conditions d’accès aux formations proposées, leur contenu, leurs sanctions ou leurs modalités de financement ;
• ne pas utiliser le numéro de déclaration d’activité comme argument commercial mais le mentionner (le cas échéant) sous la forme: « Enregistré sous le numéro…. Cet enregistrement ne vaut pas agrément » ;
• ne pas se prévaloir du caractère imputable des actions de formation proposées. Suite...