Le service commun de la documentation de l’université de Haute-Alsace dans le Rapport annuel de l'IGB

En 2013, dans le cadre de son programme d'activité fixé par lettre de mission des ministres de l'enseignement supérieur et de la recherche et de la culture et de la communication, l'Inspection générale des bibliothèques (I.G.B.) a exercé sa mission d'évaluation et de contrôle. Voir le Rapport annuel de l'Inspection générale des bibliothèques 2013.
3. Etablissements d’enseignement supérieur et de recherche
3.3. Le service commun de la documentation de l’université de Haute-Alsace 
Inscrite au programme de l’inspection générale des bibliothèques au titre de l’année 2013, l’inspection du SCD de l’université de Haute-Alsace, à Mulhouse, s’est déroulée du 5 au 7 mars.
Cette inspection se place dans le contexte du schéma directeur de la politique documentaire du contrat du site alsacien de l’enseignement supérieur. Ce contrat a été signé en juin 2013 entre l’Université de Strasbourg, l’Université de Haute-Alsace, l’INSA de Strasbourg et la Bibliothèque nationale universitaire de Strasbourg et le Ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche pour la période 2013-2017.
L’UHA est implantée sur cinq campus (Illberg, Collines et Fonderie à Mulhouse et Grillenbreit et Biopôle à Colmar). Elle compte plus de 7 700 étudiants (30 % de boursiers) dont 65% sont originaires du Haut-Rhin et 15 % étrangers, 575 enseignants-chercheurs, 448 personnels administratifs, techniques et de bibliothèques et 1 395 vacataires.
Le SCD comprend une bibliothèque sur chacune des implantations universitaires :
- la bibliothèque de l’Illberg, sur le campus historique de Mulhouse, pour les lettres, sciences humaines et sociales et les sciences et techniques ;
- La BU Fonderie, au centre de Mulhouse, pour le droit, les sciences économiques et sociales et l’histoire de niveau L, ouverte en 2007 ;
- La BUSIM [Bibliothèque de l'Université et de la Société Industrielle de Mulhouse], bibliothèque spécialisée dans l’histoire industrielle, également dans les locaux de la Fonderie, dans un espace jouxtant celui de la BU (20 places assises sur une superficie de 400 m² d’espace public) ;
- La bibliothèque de l’IUT des Collines à Mulhouse, à proximité du campus de l’Illberg, pour 1 150 étudiants ;
- La bibliothèque de l’IUT de Colmar, sur le campus du Grillenbreit (superficie hors oeuvre de 1 710 m² pour les services au public), destinée à 1 300 étudiants.
Le SCD est également en relation avec les bibliothèques associées des 3 écoles d’ingénieurs de l’Université.
Ses effectifs sont de 39 agents dont 34 titulaires (32 ETP) et 5 contractuels. De par sa taille modeste et la relative stabilité des personnels, l’équipe travaille de manière très collective, renforçant ainsi la cohésion du personnel. Elle fait un excellent usage de la visioconférence entre les différents sites pour tenir des réunions de service, pour mettre en commun des pratiques professionnelles et pour des actions de formation continue.
Avec 170 000 monographies et près de 1 000 titres vivants de périodiques recensés fin 2011, les collections imprimées sont modestes, en raison de la jeunesse de l’université. D’après l’ESGBU 2010, elles se classent au 14ème rang sur les 23 bibliothèques de petites et moyennes universités pluridisciplinaires.
Le budget du SCD a subi une érosion de 8 % entre 2009 et 2012. En 2012, il s’élevait à 1 012 655 €, hors masse salariale, cette dernière s’élevant à 1 517 602 €. La documentation a été le poste sacrifié, avec une baisse de 13 %. La part des dépenses consacrée aux acquisitions documentaires représentait 58 % du budget hors masse salariale en 2009, 52 % en 2012 et moins de 50 % en 2013. Le nombre de volumes acquis était de 0,6 par étudiant et de 1,01 par lecteur inscrit, plaçant le SCD de l’UHA au 21ème rang du classement ESGBU en 2011. La tendance n’a pu s’inverser depuis.
En raison du coût des ressources numériques, la part consacrée à la documentation pour la recherche est deux fois plus importante que celle consacrée à l’enseignement (respectivement 65 % et 35 % en 2011). Ceci mériterait d’être infléchi, d’autant plus que les effectifs du niveau L représentent 75 % des effectifs étudiants et les doctorants seulement 2,4 %.
Les ressources électroniques payantes, accessibles à distance depuis 2008, comprennent actuellement 12 500 livres électroniques, 25 000 revues et 54 bases de données. Le SCD se mobilise pour faire connaître ces ressources électroniques à la communauté universitaire, en animant des présentations de ressources, et en mettant en valeur chaque semaine 14 ressources sur le portail documentaire, grâce à un travail de veille assuré par 7 agents. Il propose aussi des services documentaires personnalisés aux enseignants-chercheurs et aux équipes des laboratoires de recherche.
Parallèlement, en collaboration avec l’Ecole doctorale, le SCD est très actif dans la production, l’archivage et la valorisation des travaux de recherche : depuis 2009, à l’issue d’un travail expérimental avec des laboratoires, les travaux de l’UHA sont déposés dans l’archive patrimoniale HAL (Hyper articles en ligne), soit, début 2013, 446 thèses et mémoires électroniques et 400 photos numérisées, relatives au chemin de fer à Mulhouse ; on note la montée en puissance du dépôt d’articles, avec près de 1 300 textes déposés fin 2012 par cent enseignants-chercheurs.
Les ressources produites par l’UHA sont « moissonnées » par le portail régional Alsatica, ce qui amplifie leur l’audience. Il serait intéressant que le portail Internet du SCD établisse un lien avec celui des principales bibliothèques alsaciennes (BNU, SCD de l’université de Strasbourg, bibliothèque municipale de Mulhouse), avec celui de l’ABES et ceux des bibliothèques du réseau de l’Université du Rhin supérieur (EUCOR).
Le SCD s’investit beaucoup pour ce qui concerne l’accueil et les services sur place aux usagers, notamment en direction des étudiants primo-arrivants à l’université. Anticipant le décloisonnement entre l’enseignement secondaire et l’enseignement supérieur souhaité par les ministères de tutelle (« continuum de formation de l’enseignement scolaire à l’enseignement supérieur »), il accueille les élèves de lycée pour qu’ils se familiarisent avec les ressources documentaires de l’Université.
La moyenne d’ouverture hebdomadaire est passée de 50 heures en 2011 à 53 heures en 2012. La bibliothèque de l’IUT de Colmar a la plus grande amplitude d’ouverture avec 54h30, ce qui engendre un nombre d’entrées moyen par étudiant élevé. La bibliothèque de l’Illberg est quant à elle ouverte jusqu’à 20 heures trois soirs par semaine de novembre à mai.
Le SCD a une expertise reconnue pour la formation des usagers et se classe au premier rang des petites et moyennes universités pluridisciplinaires dans ce domaine : il pratique une politique volontariste en intégrant au maximum la formation à la recherche documentaire dans les cursus : les maquettes des enseignements de L comprennent toutes une unité d’enseignement en documentation. Il intervient dans les UFR, les IUT et dans les écoles d’ingénieurs. Il s’insère aussi dans le « parcours soutien » pour l’aide à la réussite des étudiants, en liaison avec le service d’information et d’orientation (SIO) et le centre de certifications et langues par apprentissage multimédia (CLAM) pour les certifications informatique et internet (C2I). L’activité de formation aux usagers est inscrite sur la fiche de poste de chaque agent, qui y consacre entre 5 % et 30 % de son temps de travail, ce qui représente au total deux équivalents temps plein.
Tout naturellement, fort de cette excellence, le SCD de l’UHA a été désigné pilote pour la formation des usagers parmi ses partenaires dans le cadre de la politique documentaire du site alsacien. Tous les supports de formation élaborés ont été déposés sur le portail du SCD de l’UHA, constituant une « mallette du formateur », accessible par un identifiant, permettant de mutualiser les supports et d’offrir des formations harmonisées à l’échelle régionale.
En ce qui concerne la fréquentation des usagers, le SCD connait un nombre d’entrées élevé, avec une moyenne qui s’établit à 80,7 entrées par an et par usager inscrit. Par contre, le nombre d’inscrits est à la baisse, que ce soit les étudiants (46 % en 2012 contre 57 % en 2010) ou les enseignants-chercheurs (à peine la moitié sont inscrits). Pour le prêt à domicile, la moyenne est de 13 documents empruntés par an et par usager inscrit, avec de grandes différences selon les bibliothèques, puisque celle de la Fonderie et celle de l’Illberg totalisent à elles deux 75 % des emprunts. A noter l’augmentation spectaculaire du nombre de prêts à la BU Fonderie depuis son ouverture (plus de 28 % entre 2008 et 2012), ce qui démontre le rôle joué par un nouvel équipement doté de collections enrichies et mises à jour.
La bibliothèque de l’Illberg (pour les LSH et les sciences et techniques), qui date de la création du campus, est totalement sous-dimensionnée avec seulement 216 places assises et très peu de libre-accès, les espaces internes - pour le personnel de la section et pour l’équipe de direction du SCD - sont aussi très exigus. Sa rénovation et son transfert sur un emplacement voisin ont conduit l’université à orienter le projet vers un Learning centre, qui regroupera en un fonctionnement unifié le service universitaire de pédagogie (SUP), le CLAM et la bibliothèque.
Ce Learning-centre MOSAIC (Maison Ouverte des savoirs, de l’Information et des Sciences) proposera une nouvelle approche de l’apprentissage, axée non seulement sur la formation initiale, mais aussi sur la formation tout au long de la vie (dont l’UHA est un acteur important). Autoformation, innovation pédagogique, compétences linguistiques, usages documentaires s’interpénètreront, au service de la communauté universitaire, mais aussi de l’environnement extérieur – habitants du quartier de l’Illberg et plus largement de Mulhouse, secteur industriel et entreprises locales, etc. Son ouverture est prévue en 2016. D’un montant total estimé à 13,3 M€, le projet est actuellement inscrit au contrat de projets Etat-Région 2014-2020 et son financement total s’élève à 14,7 M€.
Les mois à venir seront décisifs pour le SCD, avec deux projets structurants : son intégration dans le Learning-centre et sa place dans le schéma directeur de la documentation en Alsace. Ceci représente une forte mobilisation des équipes, mais aussi un défi stimulant pour un service de documentation ouvert à l’innovation et à l’écoute des usagers. Voir le Rapport annuel de l'Inspection générale des bibliothèques 2013.