Le service commun de la documentation de l’université de Bretagne Occidentale dans le Rapport annuel de l'IGB

En 2013, dans le cadre de son programme d'activité fixé par lettre de mission des ministres de l'enseignement supérieur et de la recherche et de la culture et de la communication, l'Inspection générale des bibliothèques (I.G.B.) a exercé sa mission d'évaluation et de contrôle. Voir le Rapport annuel de l'Inspection générale des bibliothèques 2013.
3. Etablissements d’enseignement supérieur et de recherche
3.4. Le service commun de la documentation de l’université de Bretagne Occidentale
Inscrite au programme 2012 de l’Inspection générale des bibliothèques, la mission d’inspection du Service commun de la documentation (SCD) de l’Université de Bretagne occidentale (UBO) a été effectuée, sur trois jours, à la fin du mois d’octobre 2012. Cette bibliothèque universitaire n’avait pas été inspectée depuis 1994. Cette mission présentait, en particulier, l’intérêt de dresser un bilan des actions du SCD de l’UBO un an avant le départ à la retraite de son directeur.
De constitution relativement récente, l’université de Bretagne occidentale (UBO) s’est d’abord formée, au cours des années 1960, sous forme de collèges rattachés à l’Université de Rennes. Elle prend son autonomie en 1971, à la suite de la loi d’orientation de l’enseignement supérieur (loi « Edgard Faure ») du 12 novembre 1968. C’est donc par agrégats successifs de composantes que l’UBO est devenue pluridisciplinaire. Avec 16 683 étudiants à la rentrée 2012, elle appartient à la catégorie des grandes universités pluridisciplinaires avec santé (sauf pharmacie) et, par sa taille, s’apparente à des universités comme Besançon (19 629 étudiants), Angers (19 090 étudiants), ou encore Saint-Etienne (16 076 étudiants). L’université est passée aux responsabilités et compétences élargies en janvier 2010 et a fait l’objet d’une évaluation par l’AERES en 2011. Par ailleurs, elle fait partie des membres fondateurs du pôle de recherche et d’enseignement « Université européenne de Bretagne » (UEB). L’UBO compte aujourd’hui 13 composantes répartis principalement sur 3 villes (Brest, Quimper, Morlaix).
Le SCD de l’UBO est donc confronté à la difficulté d’une forte dispersion géographique. Jusqu’au début de l’année 2012, il s’étendait sur 12 sites. On observe depuis peu l’émergence d’une réflexion sur l’intérêt que présenteraient des solutions de regroupement et de rationalisation : cette approche est souhaitée par la direction du SCD et encouragée par la gouvernance de l’UBO. Au coeur de Brest, deux bibliothèques importantes se partagent le secteur santé et le secteur lettres à peu de distance : moyennant construction, un fonctionnement mutualisé pourrait être envisagé et autoriserait des progrès sensibles, notamment en terme d’attractivité et d’extension des horaires d’ouverture. A Quimper coexistent trois bibliothèques distinctes : celle du pôle Pierre Jaquez Hélias, celle de l’IUT et celle de l’IUFM : leur regroupement serait souhaitable et favoriserait une meilleure qualité des services.
Les bibliothèques associées entretiennent des degrés très divers de coopération avec le SCD. Si modestes que soient les collections de certaines d’entre elles, il faut rappeler qu’il est de bonne gestion que l’ensemble des ressources des bibliothèques d’une université soit visible et accessible. Il est donc souhaitable qu’elles rejoignent toutes, à terme, le catalogue commun du SCD et qu’un partenariat soit établi sur la base de conventionnements. Dans le domaine des lettres et sciences humaines, la plupart des bibliothèques de composantes ont été intégrées, à l’exception notable de la bibliothèque Yves Le Gallo dépendant du Centre de Recherche bretonne et celtique (CRBC) qui est doté d’un statut d’unité mixte de service (UMS). Ses collections imprimées (environ 50 000 volumes) ne sont pas signalées dans le SUDOC et ne figurent pas au catalogue du SCD, ce qui constitue une anomalie à laquelle il est urgent de remédier.
L’examen des bâtiments de bibliothèque révèle une situation contrastée. La bibliothèque du Bouguen, ancienne bibliothèque « centrale » (Sciences, Droit et Sport), dispose d’un bâtiment de qualité édifié à la fin des années 1960. Il mériterait toutefois d’être réhabilité dans le cadre du CPER de façon à offrir des services plus adaptés, notamment par l’introduction de salles dédiées au travail en groupe ou au travail individuel. La bibliothèque des lettres et sciences humaines a bénéficié d’une construction dans le cadre du CPER 2000 – 2006. Idéalement située en centre ville, elle devait à l’origine être prolongée par la nouvelle bibliothèque municipale dans le cadre d’un bâtiment aux services mutualisés. Ce projet a été abandonné et il est désormais question de lui adjoindre une construction abritant la bibliothèque de santé qui est aujourd’hui, du point de vue des bâtiments, le véritable point noir du réseau : saturée et plus que vétuste. Il convient de réserver une place à part à la bibliothèque La Pérouse, située à Plouzané, dont le statut est régi par une convention tripartite conclue entre l’Institut français de Recherche pour l’Exploitation de la Mer (IFREMER), l’Institut de Recherche pour le Développement (IRD) et l’UBO. Cette bibliothèque, qui a bénéficié d’une construction ouverte au public en 2003, offre des espaces fonctionnels et bien équipés.
Afin de faire face à la dispersion des sites, la direction du SCD mène une réflexion approfondie de façon à faire émerger un organigramme qui donne toute sa place à la transversalité et, partant, rende plus lisibles les actions qu’elle porte. Au 1er septembre 2012 l’effectif du SCD totalisait 74 agents correspondant à 64,20 équivalents temps plein. En termes de personnes physiques employées (74), le SCD de Brest se situe légèrement au-dessus de la moyenne des SCD des universités de même catégorie, moyenne qui se situe autour de 70. Pour ce qui est des personnels de la filière bibliothèque, il affiche même un chiffre supérieur à la moyenne : 52 contre 33. Ces données brutes sont néanmoins trompeuses. Ici encore, la dispersion géographique oppose une force centrifuge qu’exprime de façon significative la répartition par ETP et par sites. A elle-seule, la Bibliothèque de la Formation des maîtres, répartie sur 5 sites, consomme 18 emplois et 15,70 ETP.
Le passage aux RCE, intervenu en 2010, n’a pas eu de conséquences significatives sur le mode de répartition budgétaire et le SCD a même bénéficié en 2012 d’une augmentation de 10 % par rapport à l’année précédente. La compensation des étudiants boursiers, dont le poids est important (30 %) est prise en compte par l’UBO. Pour 2013, la situation se présente un peu autrement. A l’instar des autres universités, l’UBO est notamment confrontée à la prise en compte et en charge du « glissement vieillesse technicité » (GVT). Elle impose donc à l’ensemble des composantes de l’université, dont le SCD, une diminution budgétaire de l’ordre de 10 %. Le budget documentaire global du SCD de l’UBO est néanmoins satisfaisant à plusieurs égards. Il représente 73 % des recettes, ce qui est élevé et conforme aux missions qui doivent être les siennes. Il est supérieur au budget documentaire moyen des SCD relevant de la même catégorie : 1 150 000 € contre 873 800 €. Il est nettement supérieur à celui du SCD de Saint-Etienne (782 000 €), comparable à celui du SCD d’Angers (1 182 000 €) et inférieur – mais on pouvait légitimement s’y attendre compte tenu de sa taille– à celui du SCD de Besançon (1 434 000 €). Cette bonne santé générale ne saurait toutefois dissimuler certaines faiblesses : les moyens documentaires « papier » limités des secteurs Santé et Lettres ne sont pas suffisants pour répondre à la pratique actuelle de leurs usagers.
Parmi les points forts du SCD de l’UBO, on peut notamment relever des indicateurs d’activité qui restent convenables - que ce soit en matière d’acquisitions, d’inscriptions ou de prêts -, des horaires d’ouverture attractifs (la bibliothèque de lettres et sciences humaines offre des nocturnes jusqu’à 22 heures, quatre jours par semaine), une adaptation maîtrisée à la documentation électronique ainsi qu’un dispositif efficace de formation des usagers.
Quelques fragilités subsistent néanmoins. Les outils d’évaluation dont elle dispose sont encore perfectibles et le rapport d’activité annuelle gagnerait à être sensiblement étoffé, publié sur le site web du SCD et à faire l’objet d’une présentation devant le Conseil d’administration de l’université. Les relations du SCD avec la gouvernance de l’université et avec ses composantes sont bonnes et témoignent d’un climat de confiance et de dialogue. Toutefois, la documentation ne pouvant être reléguée au rang d’une simple fonction support et devant au contraire être tenue pour un instrument stratégique au service de la pédagogie et de la recherche, il serait souhaitable que l’intégration du SCD à l’université et à ses instances de décision soit davantage formalisée. Enfin, au moment de l’inspection, plusieurs défaillances informatiques ont pu être observées. Or il est essentiel que soit fluidifié l’accès public à l’information, ce qui nécessite probablement que l’université soit en mesure d’affecter des moyens humains supérieurs, voire un poste d’ingénieur, auprès du service d’informatique documentaire du SCD. Voir le Rapport annuel de l'Inspection générale des bibliothèques 2013.