Les formalités de création et de fonctionnement des organismes de formation

Synthèse
Toute personne physique ou morale qui exerce, à titre principal ou accessoire, l’activité de dispensateur de formation professionnelle doit, lors de sa création, déclarer son activité. Par la suite, elle doit établir chaque année un bilan pédagogique et financier retraçant son activité, appliquer des règles comptables spécifiques et respecter, dès lors qu’elle emploie des formateurs, la convention collective nationale des organismes de formation. Les organismes étrangers exerçant en France appliquent pour leur part des règles particulières.
A savoir
Pour les formations organisées sous la responsabilité de l’employeur, ce dernier est libre de choisir l’organisme de formation, enregistré conformément aux dispositions du code du travail ou en cours d’enregistrement, auquel il confie la formation de ses salariés.

Fiche détaillée
Qu’est ce que la déclaration d’activité ?
Tout prestataire de formation doit adresser une déclaration d’activité au préfet de région compétent. Cette déclaration d’activité indique la dénomination, l’adresse, l’objet de l’activité et le statut juridique du déclarant et doit être complétée des pièces justificatives mentionnées à l’article R. 6351-5 du code du travail ; le cas échéant, elle mentionne les autres activités exercées.
La déclaration est effectuée au plus tard dans les 3 mois qui suivent la conclusion par le prestataire de formation de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle, au moyen d’un formulaire réglementaire (Cerfa n° 10782*02) (bulletin de déclaration d’activité d’un prestataire de formation).
L’organisme prestataire se déclare auprès du préfet de région compétent à raison soit du lieu de son principal établissement, soit du lieu où est assurée sa direction effective, soit du lieu de son siège social.
Dans les 30 jours qui suivent la réception de la déclaration complétée des pièces justificatives mentionnées ci-dessus, le préfet de région délivre un récépissé comportant un numéro d’enregistrement à l’organisme qui satisfait aux conditions d’enregistrement de la déclaration d’activité.
Jusqu’à la délivrance de ce récépissé ou la notification de la décision de refus d’enregistrement, l’organisme est réputé déclaré.
A l’exception de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle, le prestataire de formation fait figurer ce numéro d’enregistrement sur les conventions et, en l’absence de conventions, sur les bons de commandes ou factures, ou les contrats de formation professionnelle qu’il conclut, sous la forme suivante : « déclaration d’activité enregistrée sous le numéro auprès du préfet de région de… ».
L’enregistrement peut être refusé de manière motivée, avec indication des modalités de recours, dans les cas suivants :

1. Les prestations prévues à la première convention de formation professionnelle ou au premier contrat de formation professionnelle ne correspondent pas aux actions de formation qui entrent dans le champ d’application des dispositions relatives à la formation professionnelle continue, et qui sont mentionnées à l’article L. 6313-1 du code du travail ;
2. Les dispositions du code du travail relatives à la réalisation des actions de formation (convention de formation, contrat de formation, obligations à l’égard du stagiaire) ne sont pas respectées ;
3. L’une des pièces justificatives n’est pas produite.

La décision de refus d’enregistrement est notifiée au prestataire de formation par le préfet de région dans les 30 jours qui suivent la réception de la déclaration complétée des pièces justificatives. Le silence gardé dans ce délai vaut enregistrement de la déclaration.

• Toute modification de l’un des éléments de la déclaration ainsi que la cessation d’activité du prestataire de formation font l’objet, dans un délai de 30 jours, d’une déclaration rectificative auprès du préfet de région destinataire de la déclaration d’activité. Celui-ci en informe le président du conseil régional.
• L’enregistrement de la déclaration d’activité est annulé par décision du préfet de région, dans les hypothèses et conditions mentionnées aux articles L. 6351-4 et R. 6351-9 à D. 6351-12 du Code du travail.

Publicité des organismes

Dans un souci d’information, la liste des organismes déclarés dans les conditions mentionnées ci-dessus et à jour de leur obligation de transmettre le bilan pédagogique et financier est rendue publique et comporte les renseignements relatifs à la raison sociale de l’organisme, à ses effectifs, à la description des actions de formation dispensées et au nombre de salariés et de personnes formées.

Interdiction d’exercice

Un certain nombre de crimes et délits justifient, à titre de peine complémentaire, l’interdiction, tant pour les personnes morales que physiques, d’exercer une fonction de prestataire de formation professionnelle continue au sens de l’article L. 6313-1 du code du travail, pour une durée de 5 ans. Sont concernés :

• les crimes d’eugénisme et de clonage reproductif (articles 215-1 et 215-3 du code pénal) ;
• l’importation ou l’exportation illicites de stupéfiants, le fait de provoquer le suicide d’autrui, le fait d’obtenir d’une personne, dont la vulnérabilité ou l’état de dépendance sont apparents ou connus de l’auteur, la fourniture de services non rétribués ou en échange d’une rétribution manifestement sans rapport avec l’importance du travail accompli, l’escroquerie et l’usurpation de titres (articles 222-36, 223-13, 225-13, 313-7 et 433-17 du code pénal) ;
• l’abus frauduleux de l’état d’ignorance ou de la situation de faiblesse (article 223-15-3 du code pénal) ;
• l’exercice illégal de la médecine et de la pharmacie (articles L. 4161-5 et L. 4223-1 du code de la santé publique).

L’objectif est de lutter contre le prosélytisme de mouvements sectaires exerçant leur influence sous couvert d’organismes de formation.

Qu’est ce que le bilan pédagogique et financier ?

Chaque année, le dispensateur de formation retrace son activité dans un formulaire spécifique : formulaire CERFA n° 10443*12 (Bilan pédagogique et financier retraçant l’activité de dispensateur de formation professionnelle) et son annexe : formulaires CERFA n°50199*11 (Notice explicative du bilan pédagogique et financier).
La déclaration d’activité devient caduque lorsque le bilan pédagogique et financier ne fait apparaître aucune activité de formation, ou lorsque ce bilan n’a pas été adressé à l’autorité administrative.
Transmis par le Service régional de contrôle de la formation professionnelle de la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (Direccte), ce document doit lui être retourné, dûment rempli, avant le 30 avril de l’année suivant celle concernée par le bilan. Le bilan, le compte de résultat et l’annexe du dernier exercice clos doivent être joints par les prestataires de formation de droit privé qui ont un total de produits supérieur à 15 244 € hors taxes au titre de la formation professionnelle continue.
Le bilan pédagogique et financier doit indiquer :

• les activités de formation conduites au cours de l’exercice comptable, le nombre de stagiaires accueillis, le nombre d’heures-stagiaires et d’heures de formation correspondant, en fonction de la nature, du niveau, des domaines et de la durée des formations dispensées au titre de la formation professionnelle continue ;
• la répartition des fonds reçus selon leur nature et le montant des factures émises par le prestataire ;
• les données comptables relatives aux prestations de formation professionnelle continue ;
• les produits financiers tirés du placement des fonds reçus.
  Sur la demande du préfet de région territorialement compétent, les prestataires sont tenus de produire la liste des prestations de formation réalisées ou à effectuer. Le cas échéant, cette liste mentionne le montant des résorptions opérées par le prestataire auprès des entreprises.

Quelles sont les règles comptables spécifiques ?

Des documents à établir, une comptabilité distincte

Le dispensateur de formation est tenu d’établir chaque année un bilan, un compte de résultat et une annexe. En cas d’activités multiples, la comptabilité doit permettre de suivre, de façon distincte, l’activité de formation professionnelle. Les organismes qui interviennent dans le déroulement des actions destinées à la validation des acquis de l’expérience (VAE) sont tenus de suivre en comptabilité, de façon distincte, cette activité lorsqu’ils exercent simultanément une ou plusieurs autres activités.

Un plan comptable spécifique

Les dispensateurs de droit privé à activités multiples ou à activité unique, si celle-ci représente plus de 15 244 € de chiffre d’affaires, doivent suivre leur comptabilité conformément au plan comptable adapté aux organismes de formation.

La désignation d’un commissaire aux comptes

Les dispensateurs de formation de droit privé doivent désigner un commissaire aux comptes s’ils atteignent deux des trois seuils suivants :

• trois salariés en contrat à durée indéterminée,
• 153 000 € de chiffre d’affaires hors taxe ou de ressources,
• 230 000 € au total du bilan.

Des règles propres aux organismes de formation de droit public existent aussi, notamment l’obligation de tenir un compte séparé de leur activité en matière de formation professionnelle continue.

Une exonération possible de TVA

Le dispensateur de formation de statut privé peut être exclu du champ de la TVA pour les activités réalisées dans le domaine de la formation professionnelle continue. Pour ce faire, le prestataire de formation doit demander à la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (DIRECCTE) d’attester qu’il exerce son activité conformément à la réglementation sur la formation professionnelle continue. L’imprimé de demande d’attestation est disponible auprès du service des impôts ou par téléchargement : Formulaire Cerfa n°10219*10 (demande d’attestation au titre d’activités s’inscrivant dans le cadre de la formation professionnelle continue).

Qu’est ce que la « convention collective nationale des organismes de formation » ?

Les organismes de droit privé dont l’activité principale est la formation professionnelle continue doivent appliquer la convention collective nationale du 10 juin 1988 étendue par arrêté du 16 mars 1989. Cette convention collective fixe un certain nombre de règles en matière de conditions d’emploi et de travail des formateurs et du personnel administratif, et notamment des formateurs occasionnels. L’organisme de formation peut en effet faire appel, ponctuellement, à des formateurs extérieurs :

• soit des travailleurs indépendants (sans lien de subordination avec l’organisme et dûment déclaré),
• soit des salariés sous contrat à durée déterminée.
  Dans ce dernier cas, et si le formateur intervient moins de 30 jours par an pour l’organisme de formation, celui-ci peut calculer les cotisations de sécurité sociale dues, non pas sur le salaire réellement versé à l’intervenant occasionnel, mais sur une assiette forfaitaire. Sur cette question, on peut se reporter aux informations figurant sur le site de l’Urssaf

Quelles sont les règles particulières pour les organismes de formation étrangers exerçant en France ?

Les organismes de formation qui exercent leur activité sur le territoire français, mais dont le siège social se trouve hors de ce territoire, désignent un représentant domicilié en France habilité à répondre en leur nom aux obligations relatives au respect de la réglementation de la « formation professionnelle tout au long de la vie ». Dans ce cas, l’organisme se déclare auprès du préfet de région compétent à raison du lieu du domicile de ce représentant. Cette obligation ne concerne pas les organismes de formation dont le siège social est situé dans un autre État membre de la Communauté européenne ou de l’Espace économique européen et qui interviennent de manière occasionnelle sur le territoire français.