• une meilleure fiabilité des prestations de formation et d’accompagnement,
• un développement des compétences internes,
• un gain réel de temps et d'argent,
• un retour sur investissement mesurable et rapide.

Promoteur de compétences, Opcalia déploie une gamme complète de solutions RH et formation à l’attention de ses entreprises adhérentes et de leurs salariés

Une information en continu

• Une Hot line juridique : réponse personnalisée à vos questions sur la formation (info@opcalia.com et n° indigo : 0825 86 86 08) ;
• Une collection de kits méthodologiques ;
• Une newsletter sur l’actualité et l’offre Opcalia (2 minutes) ;
• Des rencontres thématiques (Petits déjeuners, Conférences-débats…) ;
• Des Guides pratiques (La formation en questions ; L’égalité professionnelle en questions…) ;
• Un site Internet « boîte à outils (opcalia.com)…

Un accompagnement focalisé compétences

• Analyse de vos besoins ;
• Élaboration et mise en œuvre d’un plan d’action ;
• Construction de parcours individualisés ;
• Aide à la recherche de prestataires (organismes de formation, cabinets de conseil…) ;
• Accompagnement renforcé dans le recrutement de jeunes en alternance (Prodiat) ;
• Appui à l’intégration et au maintien dans l’emploi des personnes handicapées (Thandem v2), des seniors…

Une gestion simplifiée et sécurisée

• Prise en charge de vos formalités administratives ;
• Réponse rapide vos demandes de financement ;
• Services dématérialisés : gestion en ligne de vos investissements formation (Mon compte Opcabox) et de votre Plan de formation (Geflog) ;
• Subrogation (paiement direct des prestataires de formation) ;
• Etude de conformité avec vos obligations juridiques et réglementaires…

Un financement sur mesure de vos projets

• Sélection de formations à prix négociés (Espace Formation) ;
• Mobilisation d’aides spécifiques et de financements externes (Etat, Régions, Europe, Fonds Paritaire de sécurisation des parcours professionnels - FPSPP…) ;
• Montage des dossiers de cofinancement ;
• Optimisation et valorisation de vos investissements ;
• Analyse de l’imputabilité des actions de formation…

Une interface avec votre branche ou secteur d’activité

• Des conseillers experts de vos métiers ;
• Des études prospectives emplois et compétences ;
• Des observatoires des métiers et des qualifications ;
• La prise en compte des priorités des professions ;
• Des outils de capitalisation et de retour d’expérience ;
• Une veille sur l’évolution des certifications professionnelles ;
• Une logique d’articulation branches / territoires…

• Financer un plan de formation stratégique
• Professionnaliser des salariés fragilisés
• Mettre en place une Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC)
• Faciliter l’accès à la formation des salariés des TPE/PME
• Maintenir des seniors dans l’emploi
• Développer les qualifications grâce à la Validation des acquis de l’expérience (VAE)
• Expérimenter des démarches emploi-formation innovantes à l’échelle d’un territoire
• Promouvoir la diversité...

Opcalia mobilise également des aides auprès de financeurs privés, parmi lesquels :

• Le Fonds paritaire de sécurisation des parcours professionnels (FPSPP), qui concourt à la qualification ou la requalification des publics fragilisés (salariés et demandeurs d’emploi)
• L’Association de gestion du fonds pour l’insertion professionnelle des personnes handicapées (Agefiph), qui est l’opérateur central et de référence de la politique de l'emploi des personnes handicapées en France.

En 2012, près de 90 millions d’euros ont ainsi été mobilisés par les équipes d’Opcalia pour apporter des prises en charge plus favorables aux entreprises. Parce que l’optimisation de vos investissements formation est notre priorité... Parce que la recherche de subventions financières nécessite un véritable savoir-faire... Les conseillers Opcalia sont en mesure de vous accompagner à chaque étape de la démarche : identifier le ou les financeurs potentiels, élaborer votre demande, déposer votre projet, constituer votre dossier.
Attention ! Ces différentes aides financières peuvent varier selon votre secteur d’activité ou votre région. Suite...

• Accroître le niveau d’expertise de l’entreprise.
• Faire reconnaître officiellement les compétences des salariés.
• Favoriser l’évolution et la mobilité des collaborateurs.
• Optimiser le plan de formation de l’entreprise.

Qui est concerné ?
Tous les salariés volontaires qui totalisent au moins trois ans d’expérience professionnelle ou extra-professionnelle (bénévole, associative…) en rapport direct avec la certification visée : diplôme, titre ou certificat de qualification professionnelle (CQP) inscrit au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP). (Voir fiche focus / Qualification, certifications, classifications).
A noter !
L’expérience peut avoir été acquise de manière continue ou discontinue, dans le cadre d’activités salariées (CDI, CDD, intérim), non salariées ou bénévoles. Les périodes de formation (initiale ou continue) et les stages effectués dans le cadre de l’obtention d’un diplôme ne sont pas pris en compte. Ainsi, un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation ne peut pas être comptabilisé au titre de la VAE.
Qui prend l’initiative ?
La VAE peut être initiée par le salarié ou par l’entreprise, dans le cadre de plusieurs dispositifs :

A noter !
L’entretien professionnel et, pour les salariés âgés d’au moins 45 ans, l’entretien de deuxième partie de carrière (Voir fiche technique / Entretiens en entreprise) sont des moments privilégiés pour échanger avec les salariés sur la VAE. Les seniors bénéficient par ailleurs d’un accès facilité à ce dispositif !

• Si la VAE est réalisée dans le cadre du plan de formation (Voir fiche technique / Plan de formation), une convention tripartite doit être signée entre le salarié, l’entreprise et le ou les organismes qui interviennent aux différentes étapes du processus (organisme « certificateur », accompagnateur…). Cette convention, qui formalise le consentement du salarié pour cette démarche, précise : le diplôme, titre ou CQP visé, la période de réalisation de la VAE et les conditions de prise en charge des frais correspondants (Voir le modèle de convention tripartite pour une action de VAE et fiche focus / Formations faisant l’objet d’une contractualisation avec le salarié).

A noter !
La VAE ne peut être réalisée dans le cadre du plan de formation qu’avec le consentement exprès du salarié : son refus d’entreprendre une telle démarche ne constitue ni une faute, ni un motif de licenciement.

• Lorsque la VAE est effectuée dans le cadre d’un congé VAE, du DIF ou du DIF portable (Voir fiches techniques / DIF et DIF portable), la convention tripartite est signée par le salarié, le ou les financeurs (Fongecif, OPCA et/ou entreprise selon le cas) et les organismes participant à la VAE.

A noter !
Dans le cadre du congé VAE, le salarié demande une autorisation d’absence à l’entreprise (pour une durée maximum de 24 heures) s’il souhaite réaliser celle-ci sur son temps de travail. Formulée par écrit au moins 60 jours à l’avance, elle mentionne : la certification visée, les dates, la nature et la durée des actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience, ainsi que les coordonnées de l’organisme certificateur. L’entreprise doit répondre dans les 30 jours et informer le salarié de son accord ou des raisons de services motivant le report de l’autorisation d’absence (ce report ne pouvant excéder 6 mois). Le congé VAE permet au salarié de s’absenter pour participer aux épreuves de validation organisées par l’autorité qui délivre la certification (diplôme, titre ou CQP) et de bénéficier d’un accompagnement à la préparation de cette validation.

Comment se déroule la VAE ?

La VAE se déroule en 4 étapes clés :

Choix du diplôme, titre ou CQP

Le salarié définit la « certification » la plus adaptée à son projet (correspondant le mieux à ses compétences ou expériences). Il est important qu’il s’informe en amont sur le déroulement du processus de validation et qu’il se fasse accompagner dans cette démarche. Le diplôme, titre ou certificat de qualification professionnelle (CQP) visé doit être inscrit au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) (www.cncp.gouv.fr).
(Voir fiche focus / Qualification, certifications, classifications)

A noter !
Des Points Information Conseil (PIC) VAE sont présents dans chaque région. Leurs coordonnées figurent sur le portail de la validation des acquis de l’expérience : www.vae.gouv.fr

Dépôt du dossier de candidature

Le salarié retire un dossier de candidature auprès de l’organisme qui délivre la certification. Ce dossier permet à l’organisme certificateur de vérifier que le salarié dispose bien de 3 ans d’expérience (professionnelle ou extra-professionnelle), continue ou discontinue, en rapport avec la certification. Cette étape conditionne la « recevabilité » de la demande de VAE !

Rédaction du dossier de VAE

Si la demande est considérée comme recevable, le salarié rédige le dossier de VAE en décrivant en détail ses savoirs et savoir-faire afin de démontrer qu’il dispose bien des compétences requises. Lors de cette étape, l’accompagnement par l’organisme certificateur ou par un prestataire indépendant (par exemple, un organisme de formation) est vivement recommandé.

A noter !
Le passeport orientation-formation (Voir fiche technique / Passeport orientation-formation), véritable « portefeuille de compétences», peut être utilisé pour constituer le dossier de VAE. Il recense tous les savoirs et savoir-faire acquis tout au long du parcours professionnel ou extra-professionnel (activités associatives, bénévoles…) de l’intéressé.

Passage devant le jury

Le dossier de VAE est étudié par un jury composé d’enseignants, de formateurs et de professionnels du secteur concerné par la certification visée. Le jury peut proposer un entretien et/ou une mise en situation professionnelle du candidat pour compléter l’étude du dossier.
A l’issue du processus de validation, le jury délivre tout ou partie du diplôme. En cas de validation partielle, le candidat dispose de 5 ans pour compléter ses connaissances ou son expérience. Il peut, dans ce délai, compléter son expérience ou suivre une formation, par exemple dans le cadre d’une période de professionnalisation (Voir fiche technique / Période de professionnalisation).

Quel financement ?

• L’entreprise finance les coûts de la VAE lorsque celle-ci est réalisée dans le cadre du plan de formation, du DIF ou du DIF portable : inscription auprès de l’organisme certificateur, frais d’accompagnement et rémunération (salaire ou allocation de formation) (Voir fiche technique / Allocation de formation). Opcalia peut prendre en charge ces frais : consultez les règles de prise en charge applicables à votre entreprise en renseignant la barre de personnalisation en haut de page.

A noter !
Une période de professionnalisation peut s’articuler avec la VAE par (par exemple, pour permettre au salarié d’acquérir des savoirs et savoir-faire non validés par le jury) : pour en savoir plus, contactez votre conseiller Opcalia.

• Si la VAE est effectuée au titre d’un congé VAE, le Fongecif prend en charge une partie des coûts liés à la validation et à l’accompagnement, ainsi que la rémunération du salarié (dans la limite de 24 heures) si la VAE se déroule pendant le temps de travail (l’entreprise maintient le salaire et se fait rembourser par le Fongecif).

En fonction de votre secteur d’activité et de la taille de votre entreprise, des dispositions spécifiques peuvent être prévues par accord de branche ou accord interprofessionnel : renseignez la barre de personnalisation pour les afficher.

• Anticiper l’évolution des métiers.
• Adapter les compétences aux évolutions économiques et sociales, technologiques ou organisationnelles.
• Rester compétitif face à la concurrence. 
• Développer une gestion active des âges dans l’entreprise.

Qui est concerné ?

• Toute entreprise quelle que soit sa taille, la GPEC n’étant une obligation légale que pour les entreprises de 300 salariés ou plus (et les entreprises ou groupes de dimension communautaire employant au moins 150 salariés en France).
• Tous les salariés de l’entreprise peuvent être concernés par des mesures de GPEC.

Qui prend l’initiative ?

• Les entreprises employant moins de 300 salariés peuvent prendre l’initiative et bénéficier d’une aide pour élaborer un plan de GPEC.
• Celles de 300 salariés et plus (ou les entreprises ou groupes de dimension communautaire employant au moins 150 salariés en France) ont l’obligation de négocier tous les 3 ans sur la GPEC et la mise en place de mesures d’accompagnement associées, notamment en matière de formation, de bilan de compétences, de mobilité professionnelle ou géographique.

Sur quoi porte la « négociation GPEC » ?
Tous les 3 ans, les entreprises occupant 300 salariés ou plus et les entreprises ou groupes de dimension communautaire employant au moins 150 salariés en France négocient sur la GPEC et les mesures d’accompagnement associées. Suite...

Etre organisme de formation, c’est proposer des prestations entrant dans le champ de la Formation Professionnelle Continue (FPC), finançables notamment par Opcalia, et respecter une réglementation spécifique, garantie de sérieux et de transparence de l’activité : se déclarer, conclure des conventions de formation, remplir le bilan pédagogique et financier, respecter l’obligation d’information des stagiaires… 
Se déclarer en tant qu’organisme de formation
Doit se déclarer auprès de la DIRECCTE toute personne morale (société, association…) ou physique (travailleur indépendant, auto-entrepreneur…) qui réalise (même accessoirement ou occasionnellement) des prestations de formation professionnelle continue au sens du code du travail, c’est-à-dire :

• des actions de formation ;
• des bilans de compétences ;
• des actions de VAE.

A noter !
L’entreprise pratiquant la  formation interne (conception et animation de formation destinées exclusivement à ses propres salariés -  voir fiche Focus Formation interne) n’a pas à se déclarer. En revanche, si elle dispense des actions de formation à des  personnes extérieures (fournisseurs, clients, salariés de filiales…), la déclaration d’activité est obligatoire.
Première étape : conclure une première convention de formation (voir modèle de convention de formation) avec une entreprise (ou un contrat de formation professionnelle, avec un particulier) portant sur une prestation de formation entrant dans le champ de la FPC (voir fiche focus/ Action de formation imputable).
Dans les 3 mois qui suivent : constituer et déposer le dossier de demande de numéro de déclaration d’activité. Le formulaire CERFA n°10782*02 « Bulletin de déclaration d’activité d’un prestataire de formation » et sa notice (listant l’ensemble des pièces à joindre) sont téléchargeables sur www.declarationof.travail.gouv.fr.
Le dossier doit être transmis à la DIRECCTE - service régional de contrôle de la formation professionnelle - de la préfecture de Région du lieu :

• soit d’implantation du principal établissement de l’organisme ;
• soit de sa direction effective ;
• soit de son siège social.

A noter !
La DIRECCTE peut (ce n’est pas systématique) demander des pièces complémentaires.
Dans les 30 jours qui suivent la réception du dossier complet, la DIRECCTE notifie sa décision.
Formaliser et contractualiser les prestations
Les actions de formation doivent être formalisées via l’élaboration d’un programme de formation précis, détaillé, séquencé en cohérence avec l’objectif visé et la durée fixée.
Ce programme décrit les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement mis en œuvre ainsi que les modalités de suivi d’exécution (feuilles de présence…) et de résultats (évaluation…) : tous ces éléments sont indispensables afin de financer la formation sur les fonds de la formation (voir fiche focus/ Action de formation imputable).
L’achat de la prestation par une entreprise doit par ailleurs faire l’objet d’un contrat spécifique : la convention de formation professionnelle (voir modèle de convention de formation). Toutefois, en cas de nécessité d’organiser rapidement l’action ou pour des formations répétitives, un bon de commande ou une facture peuvent remplacer la convention de formation.

A noter !
Dans certains cas, des contrats ou conventions spécifiques s’imposent :
- la formation est organisée et/ou financée sur plusieurs années : conclure une convention de formation pluriannuelle,
- la prestation est un bilan de compétences ou porte sur des actions de VAE : conclure une convention tripartite (employeur, salarié, organisme prestataire),
- l’action de formation est organisée soit hors temps de travail, soit à l’initiative du salarié (dans le cadre du DIF), et vise une certification (diplôme, titre, certificat de qualification professionnelle) : conclure une convention de formation tripartite (employeur, salarié, organisme prestataire),
- la formation est organisée dans le cadre d’un contrat de professionnalisation : conclure une convention de formation,
- la prestation est achetée par un particulier sur ses fonds propres : conclure un contrat de formation professionnelle incluant, notamment, un délai de rétractation de 10 jours et un échéancier des règlements.

Respecter les règles de fonctionnement propres à l’activité

Les organismes de formation doivent respecter un certain nombre de règles spécifiques à leur activité.

A noter !
En cas de non-respect de la réglementation, l’organisme de formation encourt l’annulation de sa déclaration d’activité (et par conséquent l’impossibilité d’exercer) ainsi que des sanctions pénales.

Le bilan pédagogique et financier

• le chiffre d’affaires réalisé, réparti selon l’origine des fonds reçus (Etat, OPCA…),
• les charges de l’organisme,le nombre d’heures de formation dispensées,
• le type de stagiaires accueillis,
• les caractéristiques des prestations organisées…

A noter !
Si le bilan pédagogique et financier n’est pas renvoyé à l’administration ou ne fait apparaître aucune activité, la déclaration d’activité est annulée.

La comptabilité

• la formation est l’activité unique de l’organisme de formation, avec un chiffre d’affaires annuel de plus de 15 245 € ;
• l’organisme de formation exerce d’autres activités (principales ou accessoires).

• 3 salariés en contrat à durée indéterminée (CDI) ;
• 153 000 € pour le montant HT du chiffre d’affaires global (même si une partie ne provient pas de l’activité de prestataire de formation) ;
• 230 000 € pour le total du bilan (somme des montants nets des éléments d’actif). 

A noter !
Pour les groupements d’intérêt économique (GIE), la désignation d’un commissaire aux comptes est obligatoire dès que le chiffre d’affaires atteint  152 449 €.

Le règlement intérieur

• les principales mesures relatives à l’hygiène et à la sécurité ;
• les règles disciplinaires, notamment la nature et l’échelle des sanctions applicables aux stagiaires ainsi que leurs droits en cas de sanctions ;
• pour les actions de formation d’une durée totale supérieure à 500 heures, les modalités de représentation des stagiaires via l’élection de délégués chargés de présenter les réclamations et suggestions des stagiaires relatives aux conditions de déroulement de la formation, à la sécurité… 

L’information des stagiaires

• le programme et les objectifs de la formation,
• la liste des formateurs avec la mention de leurs titres ou qualités,
• les horaires,
• les modalités d’évaluation de l’action,
• le règlement intérieur applicable à la formation,
• les coordonnées de la personne chargée des relations avec les stagiaires dansl’entité à l’origine de la formation (entreprise, OPCA, Pôle emploi…).  Cette personne peut recueillir les éventuels griefs des stagiaires concernant la formation.

• les objectifs pédagogiques de l’action suivie,
• sa nature et sa durée,
• les résultats de l’évaluation des acquis de la formation (si cette évaluation a été prévue dans le programme de formation). 

La publicité

• ne pas mentionner d’informations de nature à induire en erreur sur les conditions d’accès aux formations proposées, leur contenu, leurs sanctions ou leurs modalités de financement ;
• ne pas utiliser le numéro de déclaration d’activité comme argument commercial mais le mentionner (le cas échéant) sous la forme: « Enregistré sous le numéro…. Cet enregistrement ne vaut pas agrément » ;
• ne pas se prévaloir du caractère imputable des actions de formation proposées. Suite...