Aix-Marseille Université dans le rapport "Les fusions d'universités et la documentation"

Ce rapport présente de premières conclusions des fusions d'universités réalisées à Aix-Marseille, à Bordeaux, en Lorraine et à Strasbourg. Les fusions d'universités et la documentation. Voir l'article...

1.2. Les associations ou regroupements entre universités avant la fusion à Aix-Marseille, Bordeaux, en Lorraine et à Strasbourg
Aix-Marseille
A Aix-Marseille, le PRES constitué en 2007 avait été décidé « pré-fusionnel » des 3 universités d’Aix-Marseille. Les enseignants et surtout les chercheurs des disciplines scientifiques ont joué un rôle majeur en faveur de la fusion, car leurs disciplines et leurs laboratoires, éclatés entre les 3 universités, perdaient en efficacité et en rayonnement. La fusion a été votée en décembre 2010, pour être effective au 1er janvier 2012. Le contrat quadriennal de 2008-2011 comprenait un volet interuniversitaire. Pour la documentation, il s’agissait de :
- Développer un système informatique de gestion de bibliothèque (SIGB) commun aux 3 universités (piloté par Aix-Marseille 1)
- Mutualiser la documentation électronique (piloté par Aix-Marseille 2)
- Mettre en place le dépôt numérique des thèses (piloté par Aix-Marseille 3)
- Organiser la conservation partagée des périodiques scientifiques (piloté par Aix-Marseille 3)
Chacun des SCD a piloté l’un des chantiers, avec un comité de pilotage où chacun des SCD était représenté.
D’autres chantiers communs avaient été définis pour les 4 années suivantes :
- la Bibliothèque de droit et sciences économiques en construction à Marseille (concernant 2 universités) ;
- la cartographie des collections dans les disciplines communes : sciences (pour les 3 universités) et sciences économiques et gestion (pour 2 d’entre elles) ;
- l’amélioration des services au public (espaces, mais aussi système et règles de gestion, ingénierie documentaire) ;
- la politique documentaire et patrimoniale ;
- l’action culturelle et la valorisation.
En 2011 ont été mis en place 7 groupes de travail communs aux 3 SCD (documentation électronique, fourniture de documents, collections scientifiques, bibliothèque numérique, portail documentaire et SICD, collections de sciences économiques et gestion, bibliothèque de droit et sciences économiques de Marseille).
Par ailleurs, en 2008-2009, a fonctionné un groupe de travail constitué des vice-présidents documentation et des directrices des 3 SCD, afin de prévoir l’organisation générale du SCD, en lien avec l’organisation de l’Université unifiée. Celle-ci a mis en place une analyse des emplois (ORIGAMU).

2. Préparation de la fusion : méthode et calendrier
2.1. Des groupes de travail
De façon générale, sur les 4 sites concernés, les universités ont mis en place des groupes de travail thématiques, selon un calendrier et des modalités diverses.
A Aix-Marseille, dès 2010, des groupes de travail se sont constitué à l’Université de Provence Aix-Marseille 1. Puis deux grands groupes de travail ont été constitués avec les 3 DGS des Universités, l’un pour les composantes, l’autre pour les services communs, chargés de réaliser un état des lieux et d’élaborer de premiers éléments prospectifs.
Dans deux cas, les groupes de travail au niveau des universités ont été accompagnés de groupes de travail entre SCD :
- soit dans le cadre d’un mandat clair : à Aix-Marseille, les SCD ont mis en place des groupes de travail thématiques (portail numérique et numérisation, bibliothèques de sciences, bibliothèques de sciences économiques, documentation électronique, prêt entre bibliothèques - PEB, SIGB). Les SCD ont avancé plus vite dans la fusion que les autres services communs.

2.2. Projet de service ou processus administratif ?
A Aix-Marseille, la priorité a été donnée à la réorganisation administrative et financière de l’université fusionnée. Un groupe de travail spécifique à la documentation a été mis en place avec le DGS et la directrice du SCD fusionné, provenant de la même université. Une étude fonctionnelle, ORIGAMU, a été menée en interne, sans faire appel à un consultant. ORIGAMU a fixé comme échéance la stabilisation du personnel pour fin 2014. Le SCD (unifié) a anticipé et stabilisé les effectifs dès fin 2012. Le projet de service, qui n’a pas été lancé à ce moment-là, reste à faire.

Les directeurs dans les conseils
Seul un des directeurs sur quatre est invité à tous les conseils (Aix-Marseille). Il lui est loisible de demander l’inscription de questions à l’ordre du jour. Il présente le rapport d’activité annuel au conseil d’administration (CA). Il en est de même du plan de formation du SCD.

Dans le cas d’Aix-Marseille, ont été créés cinq départements documentaires correspondant aux cinq composantes de l’Université (Droit, Economie et gestion, Lettres et sciences humaines, Santé, Sciences et techniques) qui regroupent les 20 BU. Il n’y a pas de changement pour celles-ci, car elles restent sur place. Il n’y a pas de centralisation du fonctionnement mais une rationalisation progressive pour la politique documentaire et les commandes, le désherbage…. La direction de la BU est installée à Marseille, avec l’administration (RH et finances) et les services transverses. Seul le département de l’ingénierie documentaire est partagé entre Aix et Marseille. Avec son organisation par secteurs documentaires, le SCD se plie mal à la logique de campus qui prévaut pour l’organisation administrative et financière de l’université et la gestion de proximité. Seule la santé regroupée sur un seul campus se trouve à l’aise dans cette organisation.

4.2. Une rationalisation du travail interne ?
A Aix-Marseille, la rationalisation est entrée dans les faits pour les procédures administratives (avec dématérialisation). Elle est en cours et menée de façon progressive pour le travail interne. En effet, si la fusion est réalisée administrativement, les évolutions en terme d’organisation et de rationalisation ne sont qu’ébauchées. C’est une procédure de longue haleine.

4.3. Le comité de direction
Il existe dans chaque cas, et se réunit régulièrement. Sa composition varie selon les universités.
A Aix-Marseille, il réunit tous les 15 jours le directeur, le directeur adjoint, le responsable administratif, les adjoints de direction, les responsables de fonctions transverses et les chefs de départements (soit 12 personnes).

4.4. L’évolution des emplois et des compétences après la fusion
De façon générale, la fusion a eu peu d’effet sur la structure des emplois.
A Aix-Marseille, la fonction administrative a été la plus concernée. Les BU ont été peu touchées, mais les missions transversales ont été mieux définies. Dès la fusion, il y a eu des mouvements internes, puis (en 2013) des recrutements directs. Le SCD a vu 3 de ses postes intégrés à la Direction opérationnelle des systèmes d’information - DOSI (les BU s’adressent au support DOSI de leur campus) et un conservateur général partir au service culturel de l’université.

4.5. L’harmonisation du régime de travail et de congés
A Aix-Marseille l’harmonisation a été mise en oeuvre au niveau de l’université, et les spécificités du SCD ont été reconnues (amplitudes horaires, ouverture le samedi après-midi, nécessité de compter les congés en heures,…).

4.6. Le sentiment d’appartenance à la nouvelle structure
A Aix-Marseille, ce qui a renforcé le sentiment d’appartenance tient en premier lieu aux dispositifs mis en place par l’université (la nouvelle organisation – ORIGAMU -, la communication interne, la charte graphique, les visites du Président, le Noël du personnel..). Plus spécifiquement au niveau du SCD, les éléments fédérateurs sont multiples : le SIGB, le site web 2.0, un logo déclinant celui de l’AMU, l’Intranet, une lettre d’information publiée tous les 2 mois, des listes de diffusions différenciées, des formulaires communs, des groupes de travail ou des commissions transverses (communication par exemple), une journée des personnels, un plan de formation commun, un vade-mecum du nouvel arrivant, des formations au management. L’apport d’un consultant extérieur aurait toutefois été utile. Par ailleurs, le SCD (sauf les services administratifs) est resté « avec le SCD », ce qui est regrettable alors qu’il est nécessaire de développer plus le sentiment d’appartenance à la nouvelle université.

5.3. Règlementation et tarification
A Aix-Marseille, les questions réglementaires et tarifaires ont été étudiées très en amont par les trois services communs de documentation appelés à fusionner. La décision a été prise d’harmoniser et d’unifier règlements intérieurs et tarifications diverses. La fusion a même permis d’assouplir et d’élargir les règles de prêt des documents, ainsi que d’établir une typologie homogène des catégories de lecteurs.

6.3. Les autres bibliothèques au sein de l’université
A l’Université d’Aix-Marseille, l’intégration des diverses bibliothèques connaissait une situation différente selon les disciplines et les universités. Le secteur juridique, qui en connaissait le nombre le plus grand, avait fait l’objet d’un inventaire et d’une politique incitative avant la fusion. Depuis, ce travail de repérage, d’inventaire et de rationalisation a progressé. Un rapport sur les bibliothèques hors SCD a été réalisé dès 2013, juste un an après la fusion. Pour les sciences humaines, la construction d’une nouvelle bibliothèque, celle des Fenouillères à Aix, permet l’intégration de plusieurs bibliothèques.

La bibliothèque de l’Université d’Aix-Marseille s’est, pour sa part, investie dans le pôle associé régional de la Bibliothèque nationale de France. Elle a également participé à la constitution du corpus des sources sur le droit coutumier.

7. Système de gestion documentaire et portail unique, un atout en cas de fusion
A Aix-Marseille, la mutualisation d’outils documentaires avait été envisagée au début des années 2000, bien avant la fusion des universités, alors qu’un rapprochement des bibliothèques sur certains sites était à l’ordre du jour. Dès la décision prise en 2007 d’acquérir un système commun et de confier le pilotage du dossier à l’Université de Provence, un comité de pilotage a été constitué, des groupes de travail ont été mis en place : le choix d’un logiciel libre (Koha) est intervenu en 2008 et la mise en service du système a été effective dès la rentrée 2010. Toutefois, si l’utilisation d’un intranet commun a suivi de peu la fusion, il a fallu attendre la rentrée 2013 pour l’ouverture d’un portail public unique.