Au sein de l'université, trois personnes sont en charge du bon déroulement de l'alternance :
- le responsable des relations entreprises, qui s'occupe principalement des contrats et du suivi de la présence des étudiants
- le directeur de la formation
- le tuteur pédagogique, qui suit l'étudiant tout au long de son parcours en alternance
Si l'étudiant, dans l'entreprise, est principalement en relation avec son maître d'apprentissage (appelé parfois "tuteur de l'entreprise"), il peut être en contact avec le responsable alternance au sein du département R.H. qui s'occupe des aspects administratifs de l'alternance, mais il peut avoir aussi, selon les entreprises, un tuteur professionnel placé à un échelon plus élevé dans la hiérarchie.
Le déroulement de l'alternance n'est pas toujours aisé car les attributions des uns et des autres ne sont pas toujours formalisées par écrit.
Le volet de formation générale et technologique dispensée pendant la période d'apprentissage doit s'inscrire dans le schéma institutionnel suivant :
- soit l'université constitue elle-même son propre centre de formation d'apprentis (C.F.A.) ou un C.F.A. SUP en accord avec d'autres établissements d'enseignement supérieur (gestion pédagogique directe) et elle assume la responsabilité juridique, administrative et financière de l'apprentissage
- soit l'université assure une délégation pédagogique en liaison avec un C.F.A. extérieur (gestion pédagogique indirecte)
Le système de délégation universitaire se manifeste par la création de structures parallèles aux C.F.A., qui vont se substituer partiellement à ces derniers sans les supprimer, selon 2 modalités :
- quand l'université accueille de nombreuses formations en apprentissage, elle dispose d'un outil juridique approprié, la section d'apprentissage, qui lui permet d'assurer en gestion directe la responsabilité juridique, pédagogique et financière de l'apprentissage, en se substituant au C.F.A. La section d'apprentissage implique un formalisme administratif et budgétaire qui la rapproche d'un "mini-C.F.A.". Une gestion très lourde au quotidien en découle, avec de nombreuses charges de personnel et des obligations comptables. Elle rend nécessaire la conclusion de conventions de partenariat avec le conseil régional, ce qui explique les réticences des universités devant ce montage trop lourd.
- si l'université abrite un nombre raisonnable de formations en apprentissage, il n'est pas nécessaire de recourir à la section d'apprentissage, la création d'unité de formation par apprentissage (UFA) suffit et elle présente l'avantage d'avoir une gouvernance simplifiée. Contrairement à la section d'apprentissage qui est tenue de mettre en place un conseil de perfectionnement, l'UFA fonctionne avec un simple comité de liaison, interface avec le C.F.A. décisionnaire. Ce dispositif gagne en simplicité, évitant à l'université d'engager un processus de négociation avec le conseil régional.
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