Conseils pour réussir l’accueil du salarié

• Le jour de son arrivée, veiller à ce qu’une personne se charge de l’accueillir de manière conviviale (autour d’une tasse de café par exemple).

• L’accompagner tout au long de la première journée.
• Prévoir une rencontre avec le chef d’entreprise.
• Organiser une visite du site ou des locaux.
• Le présenter individuellement aux autres salariés.
• Lui remettre les documents préparés avant son arrivée.
• Lui montrer concrètement les produits ou les services proposés par l’entreprise.
• Lui expliquer le fonctionnement de l’entreprise (historique, organisation, services, projets…).
• Détailler les missions et les activités de son poste, les consignes et les procédures à respecter, son environnement de travail (travail seul ou en équipe...).
• Être disponible pour répondre à ses questions.
• L’aider à régler tous les problèmes administratifs liés à son embauche.
• Lui présenter et lui expliquer son programme d’intégration. Voir l'article...

• valoriser le tuteur par la reconnaissance de son professionnalisme ;
• inculquer une culture “formatrice“ dans l’entreprise (transmission des savoir-faire spécifiques) ;
• développer la communication et la coopération entre les salariés
• accroître le niveau de qualification du personnel de l’entreprise.

Le choix du tuteur
La relation qui va s’établir entre le tuteur et le nouveau salarié est déterminante dans la mise en oeuvre de ses compétences. Le choix du tuteur n’est pas anodin. Il convient de désigner une personne :

• volontaire pour assurer cette fonction ;
• ayant l’expérience de la fonction occupée par le nouveau ;
• connaissant bien le fonctionnement général de l’entreprise et de l’équipe ;
• pédagogue et prête à partager ses connaissances et son expérience ;
• suffisamment disponible et présente dans l’entreprise pour lui consacrer du temps ;
• organisée et structurée pour assurer un suivi régulier ;
• capable de prendre en compte les différences d’âge, de formation, de culture...

La préparation du tuteur
Il est indispensable d’aider la personne désignée à assumer cette fonction, surtout s’il s’agit de sa première mission en tant que tuteur. Il convient de :

• bien expliquer ce que l’on attend d’elle vis-à-vis du nouvel arrivant ;
• donner toutes les informations utiles concernant le salarié avant son arrivée ;
• préparer avec elle le programme d’intégration du salarié ;
• veiller à lui libérer du temps pour assurer cette fonction ;
• mettre en place un programme d’évaluation, en accord avec le supérieur hiérarchique.
• Proposez-lui une formation à la fonction tutorale en demandant conseil à votre délégation régionale du Fafsea.
• Remettez-lui le guide Fafsea “Assurer une fonction de tuteur”. Voir l'article...

• Ai-je prévu un espace pour accueillir le salarié ? (local, bureau, armoire…) Trop souvent encore, des salariés nouvellement embauchés se retrouvent sans espace réservé.
• Le matériel et l’équipement dont il a besoin pour travailler sont-ils prêts ? Lister l’ensemble du matériel nécessaire pour commander les fournitures manquantes et prévoir les machines agricoles, l’ordinateur, l’équipement de protection individuel indispensables à son travail.
• Ai-je suffisamment communiqué auprès du personnel sur son arrivée ? Il est indispensable d’informer les autres salariés de sa date d’arrivée, de l’emploi confié, de son positionnement dans l’entreprise et de son profil (formation, expérience...). Solliciter la collaboration de l’ensemble de l’équipe pour faciliter son intégration.
• Que doit-il impérativement savoir pour commencer à travailler ? Lister les éléments importants à lui communiquer sur son emploi, son environnement de travail (horaires, restauration, transports…), le fonctionnement de l’entreprise et du secteur d’activité...
• Quels sont les documents à lui remettre à son arrivée ? Au-delà des documents juridiques obligatoires liés à l’embauche (contrat de travail, convention collective, règlement intérieur, règles de sécurité, mutuelle…), plusieurs documents sont fortement recommandés : fiche de poste (voir Guide méthodologique Fafsea), organigramme, présentation écrite succincte de la société, annuaire du personnel, liste d’adresses professionnelles, sites Internet, intranet...
• Qui est le mieux placé pour assurer son suivi dans l’entreprise ? Désigner un référent professionnel ou tuteur pour l’accompagner les premiers temps (voir deuxième étape).
• Qui sera chargé de l’accueillir ? Il est essentiel de lui réserver un bon accueil (voir troisième étape).
• Quelles vont être ses premières activités ? Définir précisément les activités à lui confier à son arrivée (voir quatrième étape).
• Dans quel domaine est-il à priori nécessaire de le former ? Qui s’en chargera ? (voir quatrième étape).
• Pendant combien de temps faut-il prévoir un suivi ? Il est souhaitable de définir la période d’adaptation nécessaire.

Fiche 1 : Programme d’intégration du salarié
Ce programme doit être élaboré avec le supérieur hiérarchique du salarié, le responsable du personnel et le référent professionnel ou tuteur. Il peut être affiné après l’arrivée du salarié. Il permet de :

• formaliser les activités confiées au salarié et les planifier dans le temps ;
• responsabiliser chacune des personnes intervenant dans son intégration. Voir l'article...

Pourquoi ?
Le recrutement d’un salarié nécessite la mise en place d’une démarche d’intégration dès son arrivée. Elle vise à réussir à la fois l’adaptation du salarié à son poste de travail et au sein de l’entreprise.
Cette démarche d’intégration permet au nouvel arrivant de se sentir soutenu pour développer ses compétences. Elle s’inscrit plus largement dans la politique de gestion des ressources humaines de l’entreprise.

Comment faire ?
La démarche d’intégration préconisée comprend quatre étapes. Pour chacune, des conseils ou des fiches pratiques sont proposés. Ces fiches sont à adapter en fonction de vos besoins et de la taille de l’entreprise.
La démarche d’intégration préconisée comprend quatre étapes. Pour chacune, des conseils ou des fiches pratiques sont proposés. Ces fiches sont à adapter en fonction de vos besoins et de la taille de l’entreprise.

• Première étape : Préparer l’arrivée du salarié
• Deuxième étape : Désigner un tuteur
• Troisième étape : Accueillir le salarié
• Quatrième étape : Accompagner le salarié. Voir l'article...

Avant son arrivée

• Réfléchir au mode de suivi à mettre en place en étroite collaboration avec le supérieur hiérarchique du salarié : périodicité, durée...
• Planifier des rencontres dans le cadre d’entretiens réguliers (hebdomadaire par exemple).
• Élaborer un outil de suivi permettant de mesurer la progression du salarié.
• Identifier les activités et les indicateurs importants à suivre.
• Prévoir une information régulière du supérieur hiérarchique sur la progression du salarié.

• Adopter une attitude cordiale et positive lors des entretiens périodiques.
• Demander au salarié de s’auto-évaluer et de s’exprimer sur les difficultés rencontrées.
• Rechercher ensemble des actions à entreprendre pour l’aider à progresser.
• Évaluer d’abord la maîtrise technique d’une tâche, avant sa rapidité d’exécution.
• Apprécier sa capacité d’intégration dans l’équipe.
• Encourager ses efforts. En cas de démotivation, en rechercher ensemble la cause.
• Évaluer toujours le travail réalisé et non la personne. Pour évaluer certaines activités agricoles, reportez-vous aux grilles d’évaluation sur http://www.fafsea.com (rubrique ”outils et formulaires”).
• Adapter son comportement à la personnalité du salarié, en intégrant les éventuelles différences (âges, fonctions, origines culturelles...)
• Pour favoriser son autonomie, le laisser rapidement effectuer seul certains travaux.
• Être à l’écoute du salarié : ressenti sur l’entreprise, propositions d’amélioration, suggestions concernant son poste de travail...
• Effectuer un bilan global transmis au supérieur hiérarchique, avant la fin de la période d’essai. Voir l'article...

• Lister les principales activités du poste. Aidez-vous, par exemple, d’une fiche de poste pour identifier les activités essentielles et celles qui présentent une difficulté.
• Evaluer le temps nécessaire pour maîtriser cette activité.
• Répertorier les informations et les savoir-faire indispensables liés au poste.
• S’interroger sur le meilleur moyen de le former : travail en binôme, sessions de formation…
• Noter les méthodes de travail ou les astuces lui permettant de gagner du temps.

• Avant de lui expliquer une tâche, l’interroger sur ce qu’il sait déjà faire.
• Prendre le temps de lui expliquer la finalité de la tâche, les procédures de travail, les consignes et les mesures de sécurité à respecter. Lui proposer de prendre des notes.
• Effectuer devant lui la tâche en commentant chaque étape. Illustrer vos explications par des schémas, des croquis ou des exemples.
• Adopter un langage simple et compréhensible par le salarié. Lui expliquer le ”jargon du métier” et la signification des sigles.
• Vérifier toujours que le salarié a bien compris, lui demander de refaire la tâche en expliquant ce qu’il fait.
• En cas de mauvaise compréhension, expliquer d’une autre manière en reformulant les consignes.
• Veiller à ne pas être dérangé pendant ces temps d’apprentissage.
• Prévoir un travail en binôme les premiers temps, mais éviter de faire le travail à sa place.
• Pour développer son autonomie, le laisser rapidement travailler seul sur les activités les plus simples, puis lui confier progressivement des activités plus complexes. Voir l'article...

Avant son arrivée

• S‘informer sur le profil du nouveau : âge, formation initiale, parcours professionnel ... Obtenir son CV est un minimum. L’accompagnement sera différent s’il s’agit d’une personne déjà expérimentée ou d’un jeune sortant de l’école
• Lister toutes les informations à communiquer sur :
  • l’entreprise : historique, organisation des services, effectif, produits et services, marché et clients, valeurs, projets…
  • le poste de travail : finalité, activités, procédures, règles d’hygiène et de sécurité…
  • la vie de l’entreprise : système de restauration, horaires de travail, transports, activités proposées par le CE…
• Réfléchir aux moyens de présenter ces informations : visites à organiser, documents à réaliser, personnes à rencontrer...
• Réunir les documents indispensables à son travail : livret d’accueil, plaquette de l’entreprise, organigramme, liste téléphonique du personnel, procédures en matière d’hygiène et de sécurité à respecter…
• Organiser des rencontres, au cours de la première semaine, avec les principaux responsables pour une présentation complète de l’entreprise et de ses activités.
• Réserver dès à présent dans votre agenda des plages horaires pour assurer son accueil, sa formation et son suivi.

• Se présenter et expliquer son rôle de tuteur.
• Mettre à l’aise le salarié pour établir une relation de confiance. S’intéresser à ce qu’il aime faire ou ne pas faire, à ses centres d’intérêt, à ses projets...
• Organiser une visite du site.
• Le présenter aux personnes de son équipe et des autres services.
• Réaliser une présentation globale de l’entreprise, mettre en valeur les activités de l’entreprise et le poste qu’il va occuper. Éviter d’évoquer les difficultés et les dysfonctionnements du service.
• Veiller à ce qu’il ne se retrouve pas seul au cours de la première journée.
• Prévoir un entretien approfondi avec le nouveau salarié pour lui présenter en détail les activités de son emploi et pour mieux identifier son parcours professionnel antérieur.
• Lui présenter son parcours d’intégration et lui demander son avis.
• L’inviter à poser des questions.
• L’aider à régler les démarches administratives liées à son embauche. Voir l'article...