Fonction publique › Agents contractuels › La procédure de l’entretien

Un entretien annuel est désormais obligatoire pour chaque agent contractuel engagé pour répondre à un besoin permanent par contrat à durée indéterminée ou par contrat à durée déterminée d’une durée supérieure à un an. Il présente les mêmes caractéristiques que celles de l’entretien conduit avec un fonctionnaire.
Le II de l’article 1-4 du décret du 17 janvier 1986 prévoit une procédure précise quant à l’établissement du compte rendu de l’entretien professionnel et sa communication puis notification à l’agent.
L’entretien professionnel est encadré et doit se dérouler dans des conditions clairement définies puisqu'il peut avoir des répercussions sur l’avenir professionnel de l’agent, notamment en termes de réévaluation de la rémunération. Il convient toutefois de rappeler que si l’entretien professionnel peut avoir un lien avec le licenciement professionnel ou le non renouvellement d’un contrat, dans la mesure où il peut le justifier, il doit être distinct de l’entretien préalable au licenciement ou au non renouvellement de contrat. En conséquence, s’il est envisagé de licencier un agent pour insuffisance professionnelle ou de ne pas renouveler son contrat pour cette raison, des entretiens spécifiques doivent par ailleurs être diligentés.
L’entretien est conduit par le supérieur hiérarchique direct de l’agent, celui-ci étant le mieux à même d’apprécier les résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés et d’engager la discussion avec l’intéressé.
La circulaire du 23 avril 2012 rappelle que le supérieur hiérarchique direct, qui exerce son pouvoir hiérarchique sur l’agent ne peut déléguer son pouvoir d’évaluation sans dénaturer l’entretien professionnel. De plus, la conduite de l’entretien par une autre personne que le supérieur hiérarchique direct rend la procédure d’évaluation irrégulière (CE, 6 déc. 2006, n°287453). Enfin, le supérieur hiérarchique doit conduire seul l’entretien et ne peut se faire accompagner d’une autre personne.
Ainsi, le compte rendu est :
1) établi et signé par le supérieur hiérarchique direct de l’agent (SHD),
2) communiqué à l’agent qui le complète, le cas échéant, de ses observations,
3) visé par l’autorité hiérarchique qui peut formuler, si elle l’estime utile, ses propres observations,
4) notifié à l’agent qui le signe pour attester qu’il en a pris connaissance puis le retourne à l’autorité hiérarchique qui le verse à son dossier.
Il convient donc bien de distinguer la phase de communication de la phase de notification :

• La phase de communication à l’agent clôt l’échange bilatéral entre le SHD et l’agent évalué. L’agent peut, à cette occasion, formuler ses observations finales sur l’entretien professionnel.
• L’autorité hiérarchique[1] intervient ensuite, afin de viser le compte rendu. Elle prend ainsi connaissance de l’ensemble du document qui constitue le support de l’exercice d’évaluation et comprend les éventuelles observations finales de l’agent. Elle y appose, le cas échéant, ses observations sur la valeur professionnelle.
• Enfin, l’agent se voit notifier le compte rendu et peut prendre connaissance des éventuelles observations de l’autorité hiérarchique. Cette notification, qui intervient en fin de procédure, constitue le point de départ des délais de recours. A cet égard, il est rappelé que la notification doit mentionner clairement les voies et délais de recours administratifs et contentieux.

La procédure d’évaluation (notamment son mode d’organisation, le régime des formations à l’évaluation à mettre en place, etc.) est définie dans chaque ministère ou chaque établissement public. Dans la mesure où il s’agit d’une mesure d’organisation du service, il convient de la soumettre à l’avis du comité technique (CT) compétent (cf. IV de l’article 1-4 du décret du 17 janvier 1986). Voir l'article...