Le service commun de la documentation de l’université de Strasbourg dans le Rapport annuel de l'IGB

En 2013, dans le cadre de son programme d'activité fixé par lettre de mission des ministres de l'enseignement supérieur et de la recherche et de la culture et de la communication, l'Inspection générale des bibliothèques (I.G.B.) a exercé sa mission d'évaluation et de contrôle. Voir le Rapport annuel de l'Inspection générale des bibliothèques 2013.
3. Etablissements d’enseignement supérieur et de recherche
3.2. Le service commun de la documentation de l’université de Strasbourg 
L’inspection du service commun de documentation de l’université de Strasbourg, qui s’est déroulée en mars 2013, se situe dans le contexte du contrat de site des établissements d’enseignement supérieur d’Alsace, qui s’est concrétisé par la signature du contrat quinquennal 2013-2017 entre les établissements et l’Etat en juin dernier.
Cette inspection a eu lieu après quelques années particulièrement décisives pour le SCD, résultat de la fusion des bibliothèques des trois universités strasbourgeoises en 2008 (regroupées en SICD) et de l’intégration du SCD de l’IUFM fin 2009.
L’université de Strasbourg se trouve dans une situation singulière, avec la coexistence du SCD et de la Bibliothèque nationale et universitaire de Strasbourg (BNU), établissement public à caractère administratif, qui lui a été rattachée par décret du 8 septembre 2010. Les deux entités forment le plus gros équipement documentaire de l‘enseignement supérieur français. Les modalités de l’association de la BNU à l’université seront précisées par une convention avant la fin de l’année 2013.
Les collections du SCD se composent de 1 340 000 monographies, 20 000 périodiques, 87 000 thèses, couvrant l'ensemble des domaines et des disciplines d'enseignement et de recherche, auxquels s’ajoutent cartes, partitions musicales, collections photographiques, manuscrits et documents audiovisuels. L’offre de ressources en ligne se décline en 30 000 revues, 66 bases de données et 16 000 livres électroniques.
En termes de services offerts aux usagers, le SCD dispose de 5 200 places assises et du WIFI généralisé dans ses 32 bibliothèques, réparties sur 7 campus. Ses effectifs sont de 160 emplois (151 ETP) dont 90 % d’agents titulaires. 58 moniteurs étudiants (16 ETP) complètent l’effectif pour assurer l’ouverture en soirée dans les quatre bibliothèques labellisées noctamBU. Le SCD fait partie des bibliothèques universitaires les plus largement ouvertes en France (73 heures d’ouverture par semaine en moyenne en 2012).
Le SCD a développé des partenariats plus ou moins étroits avec les autres bibliothèques de l’université, dites "associées". Les 13 plus importantes d’entre elles (sur 48 recensées) offrent 320 places de lecture. Leurs collections sont estimées à 210 000 volumes, avec un accroissement d’environ 2 000 titres par an. Elles emploient 18 ETP.
Ces atouts ne sauraient masquer certaines fragilités et contraintes, telles que la dispersion des locaux et leur extrême hétérogénéité, générant des coûts de gestion et de management élevé, et l’absence de système de gestion informatisé unifié (un appel d’offre est en cours pour remplacer par un système unique les quatre SIGB obsolètes hérités des SCD antérieurs à la fusion). Le budget du SCD, de 4 370 000 € en 2013 (hors masse salariale et en intégrant le budget de l’URFIST) est en diminution constante (-18 % sur 4 ans).
Le SCD est actuellement confronté à de nombreux chantiers :
Dans le domaine de la gestion des collections : inventaire et désherbage de nombreux fonds, rédaction d’un plan d’urgence pour préserver le patrimoine, catalogage rétrospectif de collections, rationalisation du circuit d’acquisition et de traitement des livres imprimés, formalisation de la politique documentaire.
Dans le domaine informatique, les délais de mise en oeuvre du futur système de gestion devraient être mis à profit par les équipes du SCD pour optimiser la gestion interne. Il ne s’agit pas en effet d’un changement informatique stricto sensu et d’une reproduction des méthodes de travail existantes, mais d’approches renouvelées de l’exercice du métier et de l’harmonisation des pratiques entre bibliothèques. C’est pourquoi plusieurs chantiers bibliothéconomiques d’importance doivent être lancés sans tarder, selon des méthodes de conduite de projet (chef de projet, comité de pilotage, calendrier etc.) : étude sur le circuit du document, étude sur l’harmonisation des prêts, mise en place systématique de la RFID etc.
Par ailleurs, une réflexion sur la place de la numérisation et sur la politique documentaire afférente doit être lancée au plus vite, dans le cadre du contrat quinquennal 2013-2017, en relation avec la BNUS et les autres services documentaires alsaciens.
Dans le cadre du schéma directeur immobilier de l’université, plusieurs opérations sont programmées pour regrouper différentes structures et pour améliorer l’attractivité des équipements documentaires. L’opération la plus importante et la plus emblématique, inscrite au Plan campus, concerne la construction d’une « maison de l’étudiant - Learning centre » de 9 000 m2 à l’emplacement de la bibliothèque Blaise Pascal, qui ne répond pas aux normes de sécurité incendie. Le programme détaillé de l’opération reste à définir. Cette opération doit constituer une opportunité pour intégrer les nouvelles pratiques documentaires des étudiants et des enseignants-chercheurs, en particulier les usages numériques et les évolutions pédagogiques, et pour passer d’une logique de stockage de collections à celle de lieu de vie et d’apprentissage.
La coopération documentaire entre les acteurs du site alsacien a évolué favorablement à partir de 2006, avec l’arrivée d’un nouvel administrateur à la BNU, la perspective du chantier immobilier « BNU Nouvelle », et le rapprochement programmé des universités strasbourgeoises. Les initiatives communes ont été nombreuses, telles que la mise en oeuvre d’une carte documentaire associant la BNU et les SCD des universités de Strasbourg et de Haute-Alsace portant sur les acquisitions courantes effectuées de mai 2006 à juin 2007, l’utilisation depuis 2009 de la carte « Pass campus Alsace » comme carte de lecteur commune à tous les établissements. En 2012, le schéma directeur de la documentation universitaire, proposé pour accompagner le contrat de site, a donné lieu à un partage des compétences et des responsabilités entre les quatre structures documentaires : BNU, SCD de Strasbourg et de Haute-Alsace et INSA.
Doté d’un fort potentiel humain et de nombreuses bibliothèques situées au plus près des usagers, offrant des services sans cesse renouvelés et de riches collections pluridisciplinaires, le SCD de l’université de Strasbourg est un atout pour la communauté universitaire. Depuis 2009, il a franchi plusieurs étapes pour améliorer son organisation et pour développer son offre de services aux publics.
Compte-tenu des échéances induites par le futur système informatique et les chantiers immobiliers, il convient de rassembler les équipes sur des priorités affichées au niveau du SCD, déclinées ensuite par département et par bibliothèque, avec pour chacun un chef de projet et un calendrier validé. Le SCD doit en toute priorité se mobiliser sur ces actions fortes, qui faciliteront la coopération avec les autres partenaires documentaires du site universitaire alsacien. Voir le Rapport annuel de l'Inspection générale des bibliothèques 2013.