Entretiens en entreprise - Opcalia

L’entreprise doit organiser périodiquement plusieurs types d’entretiens liés à la formation, à l’orientation professionnelle ou aux conditions de travail des salariés…
Démarche managériale s’inscrivant dans une logique de progrès et d’anticipation, l’entretien est un temps d’échanges important. Afin d’aider les entreprises dans l’organisation et le déroulement des différents entretiens, Opcalia a élaboré un kit méthodologique « Conduire les entretiens individuels en entreprise ».

Quel intérêt ?

• Présenter au salarié les perspectives de l’entreprise en termes d’activité et d’emploi.
• Faire le point avec le salarié notamment sur ses aptitudes professionnelles, ses souhaits d’évolution, ses besoins de formation…
• Définir un projet professionnel (ou de formation) partagé.
• Initier une démarche de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC).
• Faciliter l’élaboration du plan de formation.

Qui est concerné ?

Tous les salariés ou seulement certains d’entre eux selon le type d’entretien concerné.

A noter !
Les entretiens sont des outils essentiels pour mettre en œuvre une démarche de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) et construire le plan de formation de l’entreprise (voir fiche technique / Plan de formation) : pour en savoir plus, consulter les kits méthodologiques proposés par Opcalia « Gérer et anticiper les emplois et les compétences » et « Élaborer et manager le plan de formation de son entreprise ».

Qui prend l’initiative ?

L’entreprise le plus souvent, mais le salarié peut aussi solliciter ces temps d’échanges (en particulier pour l’entretien professionnel et l’entretien de 2ème partie de carrière).
Il est donc important de bien informer les salariés, en amont, de l’objectif, du contenu et des modalités de déroulement des différents entretiens.

A noter !
Pour faciliter la réalisation des différents entretiens, Opcalia met à la disposition des entreprises et des salariés des fiches-outils opérationnelles : grilles de préparation à l’entretien, trames de conduite, comptes rendus… (Voir fiches-outils du kit méthodologique « Conduire les entretiens individuels en entreprise »)

Comment se déroulent les différents entretiens ?

Chaque entretien a une périodicité et un contenu précis, défini soit par le Code du travail soit par des textes conventionnels (accord national interprofessionnel – ANI, accords de branche ou d’entreprise). Toutefois, pour l’entretien d’évaluation (non prévu par le Code du travail), chaque entreprise peut définir sa propre politique en la matière s’il n’existe pas de règles conventionnelles applicables.

Périodicité et principaux thèmes à aborder lors des différents entretiens

A noter !
La loi du 24 novembre 2009 relative à l’orientation et à la formation tout au long de la vie a prévu la création d’un « bilan d’étape professionnel » permettant à l’employeur de déterminer les objectifs de formation du salarié et à celui-ci, d’évaluer ses capacités professionnelles et ses compétences. Toutefois, il n’est pas applicable à ce jour, un accord national interprofessionnel (ANI) devant définir ses conditions de mise en œuvre.

Conditions d’organisation :

Les entretiens se déroulent pendant le temps de travail, les modalités d’organisation (personnes en charge de l’entretien, outils mis à disposition…) pouvant être définies par un accord collectif ou directement par l’entreprise.

Il est important de bien préparer les entretiens et donc de :

• sensibiliser l’ensemble des acteurs (managers de proximité, salariés, représentants du personnel) sur les enjeux et les objectifs des différents entretiens ;
• rassembler au préalable toutes les informations nécessaires au bon déroulement de l’entretien (parcours du salarié, formations suivies ou demandées, comptes rendus des précédents entretiens…) ;
• outiller les managers et les salariés concernés (en leur remettant une grille de préparation de l’entretien, une trame pour la conduite de l’entretien…).

Après l’entretien :

• établir un compte-rendu afin de « traçabiliser » son contenu ;
• faire « remonter » les résultats auprès de la direction de l’entreprise ou du service chargé des ressources humaines si l’entretien a été conduit par le manager ;
• étudier les demandes exprimées par le salarié au regard des besoins de l’entreprise, de sa politique de formation, de ses projets de développement ;
• établir un plan d’action (formation, mobilité, VAE, tutorat…) assorti d’un planning de réalisation.

Enfin, il importe d’informer le salarié des décisions prises à la suite de l’entretien : c’est une question de crédibilité de la démarche et une condition essentielle de son adhésion aux évolutions proposées.

A noter !
Il est possible de réaliser certains entretiens en même temps (par exemple, l’entretien de retour de congé parental peut être « regroupé » avec l’entretien professionnel). Attention toutefois à bien inclure dans ce cas un point spécifique sur les différents thèmes à aborder dans chacun des entretiens. De même, ne pas confondre évaluation et projet professionnel : si l’entretien professionnel est réalisé en même temps que l’entretien annuel d’évaluation, il convient de réserver un temps particulier à chacun d’eux et de bien les distinguer dans le compte-rendu d’entretien. Article entier...