Formation Continue du Supérieur

Sous la responsabilité du chef de pôle formation continue, le gestionnaire administratif et financier a pour mission de participer à la définition des procédures administratives et financières et à leur mise en oeuvre pour des projets académiques dans le champ de la formation continue, notamment les marchés Pôle emploi.
Missions
Le gestionnaire est chargé de :

•  Réaliser la réponse administrative et technique aux appels d’offres
•  Contribuer à la bonne réalisation effective des opérations conventionnées et accompagner le développement du pôle
•  Participer à la définition des procédures et assurer le suivi de gestion administrative et financière des opérations financées par Pôle Emploi (AFC) mais aussi par d’autres financeurs
•  Coordonner les informations en provenance des partenaires internes (GRETA) et externes : financeurs des opérations, chefs de projet de ces opérations, fournisseurs de prestations, etc…

Activités principales
Sous l’autorité du responsable du pôle, le gestionnaire assure les activités suivantes :
- constitution des dossiers administratifs et techniques pour les réponses à des appels d’offres
- mise en place des actions et suivi opérationnel administratif et financier jusqu’à la facturation et au compte-rendu final
- proposition de procédures, modalités de fonctionnement et outils de suivi adaptés permettant le bon déroulement des activités
- traitement des dépenses et règlements conformément aux conventions et émission des demandes d’engagement de dépenses à soumettre à l’ordonnateur
- relations avec le réseau des GRETA et notamment les CFC, les entreprises prestataires, les donneurs d’ordre publics ou privés, le service commun du GIP et le service comptable
- traçabilité des informations par la saisie dans les tableaux de suivi spécifiques à chaque projet et dans l’outil d’information budgétaire et comptable CEGID Y2 toutes actes de dépenses et recettes, liées aux conventions inscrites dans le budget de formation continue
- contribution à la préparation du budget annuel du pôle et des budgets rectificatifs
- réalisation des différentes statistiques et/ou enquêtes
- mises en forme de conventions, contrats à partir de trames existantes
- de façon peu fréquente : suivi RH pour des intervenants : transmission des éléments sur le contrat de travail au service RH du GIP, vérification des éléments avant paie
- archivage au sein du pôle : électronique et papier pour les pièces administratives, dans une démarche progressive de dématérialisation des dossiers

Activités liées au fonctionnement du GIP
Participer au bon fonctionnement du GIP-FCIP et assurer occasionnellement : le standard téléphonique, la
réception du courrier et son enregistrement, la fermeture des locaux en fonction du planning des horaires
des personnels et l’information auprès des utilisateurs extérieurs de la salle de réunion
Conditions d’exercice :

•  poste à temps plein, basé au GIP-FCIP de l’académie d’Aix-Marseille
•  travail en étroite collaboration avec le responsable du pôle et le secrétaire général du GIP-FCIP
•  conditions (salaire, indemnité) définies selon le statut du candidat retenu
•  poste à pourvoir au 1er septembre 2018

Profil recherché
Un personnel de catégorie A ( Bac +3), doté de compétences en gestion administrative et financière.
Connaissances
Techniques de gestion administrative et budgétaire.
Connaissance des GRETA.
Connaissance de la législation sur les appels d’offres publics
Techniques de gestion des financements publics
Compétences opérationnelles
Parfaite maîtrise des logiciels Word, Excel.
Compétences pour créer les outils techniques et financiers susceptibles d’optimiser la gestion.
Capacités à s’organiser pour gérer simultanément plusieurs activités.
Gestion des priorités, des délais et aléas.
Compétences comportementales
Aptitudes relationnelles pour travailler en transversalité avec plusieurs types de contacts.
Rigueur et précision dans le traitement et la saisie de données.
Autonomie, capacité à s’organiser et à rendre compte
Dynamisme et esprit d’initiative.
Modalités de recrutement :
Les candidatures (lettre de motivation et curriculum vitae) doivent être adressées au plus tard le 4 juillet
2018, par la voie hiérarchique, à
Monsieur le directeur du GIP-FCIP,
860 rue René Descartes
Parc de la Duranne
Les Pléiades 1 bâtiment C
13 857 Aix-en-Provence cedex 3
La personne à contacter pour des renseignements sur le poste est :
Laurence FIGARELLA, Laurence.figarella@ac-aix-marseille.fr, 06 74 21 02 22. Plus...

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