03 février 2020

FCU - Organisations et stratégies marketing - A. Profils des établissements ayant répondu à l'enquête

ESR enseignementsup-recherche gouv frA. Profils des établissements ayant répondu à l'enquête
L'examen des caractéristiques organisationnelles, géographiques et financières des établissements ayant répondu à l'enquête montre une très grande diversité (Tableau 1).
On distingue des établissements de taille très variable puisque le nombre d'étudiants se situe entre 6 000 et 65 000. Des universités "nouvelles" (créées dans les années 1990) et des établissements historiques. Des établissements mono-, pluri- ou omni-disciplinaires.
La disparité s'observe également au niveau de l'activité formation continue que ce soit en termes du nombre de stagiaires (compris entre 358 et 12 500) ou du chiffre d'affaires (CA ; compris entre 698 k€ et 11 M€).
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FCU - Partenariats - E. CONCLUSIONS

ESR enseignementsup-recherche gouv frE. CONCLUSIONS
Ce guide est destiné à donner des clefs de compréhension et des repères récents aux EPSCP afin de développer et/ou d’entretenir des relations partenariales avec le monde socioéconomique, dans un objectif de transformation et d’adaptation de l'offre de formation universitaire.
Il s’inscrit dans les préconisations du rapport Germinet du 6 Novembre 2015 pour développer de manière efficiente et amplifiée les ressources propres des universités sur un marché concurrentiel.
La loi 2018-771 pour la liberté de choisir son avenir professionnel et l’arrêté du 30 juillet 2018 relatif au diplôme national de licence (dit “arrêté licence”) obligent les établissements à réfléchir à l’organisation d’une offre modulaire de formation à destination des publics de la formation professionnelle. L’objectif ultime étant le développement de la Formation Tout Au Long de la Vie.
ll est temps désormais pour chaque université de mesurer les enjeux et les impacts de la libéralisation du marché induit par la réforme. De fait, une stratégie d’ancrage territorial de chaque université devient impérieuse. Les acteurs socio-économiques doivent être partie prenante dans l’analyse des besoins en formation et compétences, l’organisation de l’apprentissage, la co-construction des parcours et programmes et la formalisation des référentiels de formation.
A chacun de s’approprier ce document et de l’étoffer au fil des ans avec des bonnes pratiques et des témoignages !
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FCU - Partenariats - D. UN RÉSEAU PARTENARIAL PERENNE - 3. Conventionner les partenariats

ESR enseignementsup-recherche gouv fr3. Conventionner les partenariats
Formaliser les partenariats au travers de conventions cadre et d’avenants permet tout à la fois une meilleure visibilité, un portage politique pérenne et une projection moyen et long terme tant avec le partenaire.
La collaboration peut ainsi se dérouler et s’élargir, en intégrant progressivement réseaux du partenaire et ceux de l’établissement.
  • Démarche
La méthodologie impose de bien analyser en premier lieu ses propres besoins, d’identifier les entreprises partenaires potentielles, et de se mettre en situation d’offre et non de demande. Pour cela, il sera nécessaire de :
o Constituer un fichier ciblé et prospecter les structures locales ;
o Identifier les besoins du partenaire potentiel et tous les avantages qu’il pourrait lui apporter ;
o Lister les échanges envisageables, préparer les arguments pour convaincre et des supports d’information sur l’établissement ou sur les actions à mettre en avant ;
o Proposer une convention de partenariat à l’attention de la structure ciblée. Celle-ci doit contenir les éléments suivants : les signataires, l’objet du partenariat, les contreparties et engagements, les aspects financiers, la durée du partenariat…
  • Conditions de réussite
Un partenariat aura d’autant plus de chances de réussir qu’il respecte les conditions suivantes :
o La prise en compte de la taille, du fonctionnement et des contraintes des structures avec lesquelles l’université engage ces partenariats ;
o La reconnaissance du caractère impératif de ce partenariat pour maintenir un bon niveau de compétitivité et de performance de la structure ;
o Une réactivité et une capacité de l’université à établir une relation suivie avec des rencontres à intervalles réguliers ;
o L'engagement dans un fonctionnement inter-réseaux afin de faciliter les échanges entre structures de la même branche ;
o La valorisation du positionnement d’expert ou d’interface / relais de l’université vers d’autres espaces ou personnes-ressources.
  • Points de vigilance
Selon la taille de de l’organisation partenaire et les contraintes qui pèsent sur ses acteurs, la relation devra évoluer dans le temps pour s’adapter à leur disponibilité et leurs besoins.
La signature de conventions (cadre et avenants) est l’aboutissement d’une rencontre ou manifeste l’intention de collaborer dans la durée. La pérennité et la richesse des relations supposent un travail important d’activation et d’animation de réseaux.
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FCU - Partenariats - D. UN RÉSEAU PARTENARIAL PERENNE - 2. Créer du lien et impliquer les partenaires économiques

ESR enseignementsup-recherche gouv fr2. Créer du lien et impliquer les partenaires économiques grâce aux instances liées à la gouvernance des EPSCP
  • Enjeux et objectifs
o Développer la lisibilité et la visibilité de l’offre de formation vis-à-vis du milieu socioéconomique et culturel,
o Construire une offre de formation tout au long de la vie permettant la mixité et l’individualisation des parcours (formation initiale et professionnelle continue, dont en alternance, blocs de compétences, …),
o Effectuer un travail de prospective sur l’évolution des métiers et des besoins en compétences, pour et pendant l’accréditation,
o Travailler l’adéquation formation-emploi-recherche.
Les différents conseils statutaires, ou non, des EPSCP seront des lieux d’échanges, de concertation et d’expertise entre les partenaires socio-économiques et les établissements universitaires pour :
o Recueillir toutes les informations et besoins en termes de compétences ;
o Etudier et expertiser des solutions formatives, qualifiantes comme diplômantes, au regard des besoins des entreprises et des territoires.
  • Démarche qui pourrait être mise en oeuvre
Les concertations avec les partenaires socio-économiques peuvent revêtir plusieurs formes.
o Au niveau national, des dispositifs de concertation existent pour les diplômes d'ingénieur (CTI) et pour les diplômes de gestion (CEFDG).
o Concernant les grades nationaux délivrés par les universités, une concertation spécifique, selon des modalités fixées par voie réglementaire, avec les organisations syndicales de salariés représentatives au niveau national et interprofessionnel et les organisations professionnelles d’employeurs représentatives au niveau national, interprofessionnel et multiprofessionnel sera prochainement mise en place.
o Les Conseils de Perfectionnement Sectoriel (CPS), mutualisés à l’échelle d’un site, permettent d’assurer les échanges avec les partenaires institutionnels locaux (le plus souvent régionaux), qui disposent d’une vision globale des besoins du monde socioéconomique et ont capacité à faire de la prospective.
o Les Conseils de Perfectionnement Mention (CPM)79 ont une vocation de proximité de façon à concrétiser l’amélioration continue des formations à travers des préconisations sur des aspects pédagogiques (recrutement, conception des maquettes de formation, évaluation, suivi…) et stratégiques (évolution des parcours-types au sein de la mention…).
o Les Commissions pédagogiques nationales et Commission Consultative Nationale IUT (respectivement CPN IUT et CCN IUT).
Les CPN IUT sont en charge de proposer les référentiels et programmes des Diplômes universitaires de technologie (DUT). Pour assurer une meilleure intégration dans le tissu économique régional, ces programmes peuvent être adaptés localement dans la limite de 20% du volume horaire total. Certains sont suivis en formation continue ou en alternance (dès la 1ère année ou seulement en 2nde année).
Les 9 CPN IUT sont consultées sur toutes les évolutions des spécialités de formations (24 DUT) les concernant et évaluent les départements correspondant à leur spécialité ; la grille CPN-DUT comporte 22 indicateurs (dont sur le recrutement, la professionnalisation, la réussite et le devenir étudiant). Elles n’évaluent pas les LP (60% des 1600 LP sont délivrées par les IUT) mais doivent toutefois avoir connaissance d’un ensemble de données relatives aux LP IUT.
Les avis et recommandations remontent ensuite au CNESER puis au MESRI.
La CCN IUT est consultée par le MESRI sur les questions d'intérêt général relatives aux IUT et aux DUT. Elle formule notamment des avis sur la pédagogie, les conditions du recrutement des étudiants, l'évolution de la carte des formations et des spécialités. Elle évalue les IUT sur 32 indicateurs (relatifs au pilotage, à la gouvernance et aux moyens).
  • Conditions de réussite
Il sera nécessaire de veiller à ce que les instances de régulation, mises en place pour faciliter le dialogue entre les établissements et les partenaires du monde socio-économique, respectent bien les attentes en termes d'organisation, de représentativité et de fonctionnement :
o Les Conseils de Perfectionnement Sectoriels (CPS) devront être constitués de représentants de la COMUE (COMmunauté d’Universités et d'Établissements) ou de l’Université, de représentants des secteurs socio-économiques et culturels et plus largement des institutions structurant la problématique emploi-formation : organisations patronales interprofessionnelles, organisation syndicales, branches professionnelles, OPCA/OPCO, représentants d’entreprises issus de conseils de perfectionnement de formations, groupement d’entreprises, représentant des RH, consulaires, pôle emploi, l'APEC, la DIRECCTE (Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi), les conseils régionaux…
o Les Conseils de Perfectionnement de Mention (CPM) seront, quant à eux, constitués d’enseignants, de représentants d’entreprises du secteur concerné, de représentants des organisations représentatives du salariat et du patronat.
o Les CPN comprendront des représentants des entreprises (MEDEF), des salariés des professions concernées, d’étudiants, d’enseignants et des pouvoirs publics.
o La CCN comprendra 34 membres : 14 venant du milieu universitaire et 20 des milieux professionnels.
L'articulation entre ces différentes instances devra également être effective afin de fluidifier le dialogue et optimiser la mise en oeuvre des préconisations qui pourront en découler :
o Entre concertation spécifique, CPS et CPM
Les 3 instances doivent permettre de mettre en place une expertise, un dialogue, une action dont le périmètre varie selon l’instance :
- Un niveau d’échelles de références différentes : nationale / régionale / locale
- Un niveau de partenariat différent : de la stratégie de développement à l’opérationnalité
- Un périmètre de réflexion différent : du collectif à l’individuel
- Un enjeu de formation différent : de la filière au métier
- Des enjeux académiques différents : de la pluridisciplinarité au disciplinaire
- Des enjeux de suivis différents : de la société à l’individu
o Entre CPS et CPM
L'important dans ce cadre sera de jouer sur la complémentarité et sur un phénomène d’aller-retour des informations permanentes :
- Des expertises qui se nourrissent les unes des autres
- De processus de construction coordonnés
- De consolidation des partenariats
o Entre IUT, Université et monde socio-économique
Le lien IUT-monde économique est sans cesse réactivé grâce aux CPN et à la part importante des professionnels dans les Conseils des IUT (30% à 50% de personnalités extérieures) et dans les équipes pédagogiques (plus d’un tiers des enseignements en IUT sont assurés par des professionnels associés et vacataires qui occupent un emploi en entreprise).
La démarche proactive des IUT, stimulée par la recherche de ressources propres pour compenser les effets de la LRU en termes de moyens et de postes, leur permet de répondre aux exigences des CPN, particulièrement attentives au caractère professionnalisant des DUT, au respect du PPN (Programme Pédagogique National), aux procédures d’évaluation des enseignements et de la formation, au caractère universitaire et international, au taux de réussite et au devenir Étudiant.
La CCN pouvant être chargée de réaliser des études, des évaluations et de conduire des expertises avec divers organismes sur l'adéquation des formations aux besoins économiques, l'articulation entre les formations et les activités de recherche, elle est une ressource à solliciter pour développer les partenariats et ainsi mieux répondre aux besoins des entreprises : FC, VAE et apprentissage, prestations de service, transferts de technologie, expertises et conseils en entreprise, aides à la création d'entreprise.
On peut inviter les IUT et l'ensemble des acteurs de l’ESR (leurs équipes pédagogiques et laboratoires, leurs services relations entreprise et apprentissage) à davantage coopérer ensemble pour développer leur “marque” et des réseaux croisés de partenaires, comme peuvent déjà le faire les services communs, notamment les SCUIO-IP pour le lien Lycées-IUT, dispositifs passerelle, Licences en apprentissage…
  • Points de vigilance
Les rencontres et échanges au sein de ces instances permettent d’avoir une bonne connaissance du monde socio-économique et des acteurs qui le composent, aux différentes échelles (locale, régionale, nationale) et de pouvoir réaliser prospection et veille du marché.
Mais ils représentent un investissement important en temps de présence et d’animation de réseau pour mobiliser les représentants moteurs et ainsi pérenniser les partenariats.
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FCU - Partenariats - D. UN RÉSEAU PARTENARIAL PERENNE - 1. S'inscrire dans un principe de réciprocité

ESR enseignementsup-recherche gouv fr1. S'inscrire dans un principe de réciprocité
Pour qu'un partenariat soit pérenne, chacune des parties doit y trouver un intérêt qui permette de se retrouver sur des actions ou événements au moins deux à trois fois par an.
  • Points de vigilance pour les EPSCP
Il s'agit pour les établissements de multiplier les champs de collaboration gagnant-gagnant, avec différents types de partenaires, afin :
o D'enrichir la professionnalisation, l’employabilité et l’insertion des étudiants,
o De capter un vivier d’intervenants professionnels sur lequel s’appuyer,
o D'accompagner les entreprises dans leurs démarches prospectives (obsolescence de leur outil de production, de leurs équipements, de leurs méthodes, de leur organisation du travail) pour garantir ainsi la montée en compétences de leurs collaborateurs,
o De développer l'alternance.
On constate, une fois encore, que la difficulté est d’avoir une action concertée et coordonnée entre les différents acteurs/services au sein des EPSCP en lien avec le monde socioéconomique.
  • Démarche qui pourrait être mise en oeuvre
Différents dispositifs permettent d’ores et déjà de développer le vivier d’intervenants professionnels, afin de dispenser des cours, conférences-métiers, projets tutorés.
Des articulations se créent ainsi naturellement entre les deux mondes.
Dans le cadre de l’alternance, les entreprises accueillent des étudiants pour des contrats de travail qui cadrent les temps de formation en entreprise et dans les établissements.
Des stages obligatoires font également partie d’un grand nombre de cursus diplômants pour les étudiants qui ont l’opportunité de choisir différents types de structures privées ou publiques. Des rencontres entre les tuteurs-enseignants et les tuteurs-entreprises sont ainsi rendues possibles.
Des visites d’entreprises sont organisées pour certains cursus favorisant la découverte du monde professionnel par les étudiants mais aussi par les tuteurs-enseignants.
La co-construction de formations sur-mesure (courtes ou suite à un appel d’offre) permet de tisser des liens étroits avec les entreprises et institutions et/ou de proposer à leurs salariés des parcours individualisés organisés dans des formations existantes, conçues sous forme de blocs de compétences.
Ces différents dispositifs témoignent de l’intérêt particulier des entreprises pour les formations proposées, et inversement de l'intérêt des établissements de l'ESR pour le monde de l'entreprise.
Les relations décrites ci-dessus font l’objet, la plupart du temps, de conventions contractualisant la relation (ex : charte d’accompagnement tutoral en alternance, convention de stage, convention de partenariat avec des entreprises ou autres organismes). Une des spécificités des EPSCP est de disposer de laboratoires de recherche. Le lien formation-recherche constitue aujourd’hui un levier majeur à exploiter plus largement, pour développer des solutions sur mesure pour les entreprises ou collectivités, notamment au travers de bourses CIFRE et des expertises des enseignants-chercheurs.
  • Conditions de réussite
Pour inscrire ces relations dans la durée, des espaces d’échanges internes formalisés dans les établissements existent :
o Les structures de gouvernance, dans lesquelles siègent des personnalités extérieures ;
o Les conseils de perfectionnement, dont les analyses participent à l’enrichissement des formations en lien avec l’évolution des secteurs socio-économiques ;
o Les conseils sectoriels existants ou à créer, pour maintenir une vigilance sur l’évolution d’un secteur et co-construire des dispositifs de formation et de recherche.
Afin de favoriser les espaces d’échanges informels et créer des événements réguliers, peuvent être organisés :
o Des conférences-métiers ;
o Des rencontres avec nos partenaires (comme les job-datings organisés par nos services d’orientation), des masters class ;
o …
  • Points de vigilance pour les EPSCP
Les services et composantes tireraient un bénéfice à partager leurs données entreprises et autres partenaires en se dotant d’un outil performant, incontournable pour centraliser les contacts, qualifier le fichier "clients", et faire vivre le réseau de partenaires de façon concertée et décloisonnée.
Un travail est à engager pour assouplir les procédures d’ingénierie (de création de modules, d'adaptation de parcours) et de validation institutionnelle ainsi que les démarches administratives (process digitalisé pour les candidatures et le paiement des actions de formation).
Nos interlocuteurs externes et ceux pouvant être des ressources internes pour le développement de la FC et de l’alternance demandent tous que soient accélérées les interactions et transactions.
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FCU - Partenariats - D. INITIER ET ENTRETENIR UN RÉSEAU PARTENARIAL PERENNE

ESR enseignementsup-recherche gouv frD. INITIER ET ENTRETENIR UN RÉSEAU PARTENARIAL PERENNE
L’activité des réseaux d’alliés offre à nos établissements l’occasion de renforcer leur intégration dans leur environnement local, national voire international.
Aujourd’hui, les établissements de l'ESR ont pour ambition de se positionner comme des acteurs majeurs de la formation professionnelle tout au long de la vie et du développement économique des territoires.
Ils participent à la montée en compétences des actifs et par leur activité de recherche accompagnent l'innovation et l'ajustement des modèles économiques. Indirectement, ces réponses aux besoins sociétaux peuvent leur permettre de diversifier leurs ressources financières (cf rapports IGAENR de 2014 et Germinet de 2015).
L’enjeu d'une telle démarche est de renforcer leur visibilité auprès des entreprises et institutions des territoires pour mieux répondre à leurs besoins. Il existe de nombreux domaines dans lesquels des actions communes entre le monde socio-économique et l’université sont déjà initiées : R&D, stages, apprentissage, orientation…
Elles constituent un socle sur lequel les établissements devraient développer une plus grande synergie.
Le partenariat est par ailleurs un outil de collaboration pour les organisations de travail. Il permet de sensibiliser les agents et les salariés autour de certains enjeux et renforce la cohésion interne.
Plusieurs établissements ont déjà réalisé une cartographie des différents acteurs du monde socio-économique avec lesquels ils interagissent :
o cf annexe 4 : Cartographie des partenariats pour l'Université de Bordeaux Montaigne
o cf annexe 5 : Cartographie des partenariats pour l'Université de Lorraine.
Un autre exemple de cartographie, répertoriant les acteurs du numérique au sein de l'ESR a été, quant à lui, réalisé par l'AMUE.
Initiée par le groupe « les acteurs du numérique de l’Enseignement Supérieur et Recherche » du CATI (Comité Agence des Technologies et Innovations) et enrichie fin 2018 par un groupe de travail composé du CSIESR, de l’A-Dsi, de l’Association Cocktail, des VP en charge du Numérique et de l’AMUE, cette cartographie propose une vision d’ensemble des structures, des domaines d’activités et des mots clés qui y sont rattachés.
Elle permet tout à la fois d’appréhender les sphères d’intervention, les responsabilités, les complémentarités et missions de ces acteurs relativement à ce sujet transverse du numérique, de façon globale ou sur un sujet/domaine métier particulier.
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FCU - Partenariats - C. OPTIMISER NOS DÉMARCHES - 5. Oser l’approche marketing : une stratégie d’établissement

ESR enseignementsup-recherche gouv fr5. Oser l’approche marketing : une stratégie d’établissement
Le marketing, ou mercatique, est défini comme l’ensemble des actions ayant pour objectifs d’étudier et d’influencer les besoins et comportements des consommateurs et de réaliser en continu les adaptations de la production et de l’appareil commercial en fonction des besoins et des comportements précédemment identifiés.
  • Enjeux et objectifs
Pour un établissement d’enseignement supérieur, l’approche marketing repose sur une stratégie qui peut initier ou renforcer une dynamique interne.
Elle se doit d’être suffisamment coordonnée et partagée par les différents acteurs de l’université ayant des liens avec le monde socio-économique.
Aide à la décision, elle permet alors de développer sa notoriété et de construire son image "de marque", notamment en améliorant la visibilité et la lisibilité de son offre de formation et de l’ensemble des prestations de service ainsi que son intégration dans des réseaux de coopération.
Vis-à-vis de l’extérieur, une approche marketing complète contribuera à :
o Actualiser l’offre de formation et développer les services ;
o Développer le chiffre d’affaires ;
o Développer les liens entre université et territoires au travers de la connaissance des besoins socio-économiques, grâce à un maillage fin (métiers en tension, anticipation de nouvelles qualifications...) ;
o Se différencier et se positionner sur un ou plusieurs marchés ;
o Promouvoir la FTLV.
En interne, une approche marketing réussie contribuera à :
o Ouvrir le dialogue et nourrir les échanges entre le service en charge de la formation continue et les différents services de l'établissement ayant également des relations avec les acteurs socio-économiques du territoire ;
o Mobiliser et acculturer les équipes pédagogiques (avec des leviers financiers et de la formation pour une pédagogie spécifique et adaptée aux besoins de chacun).
  • Démarche qui pourrait être mise en oeuvre
Dans un principe de développement, l’analyse du marché est une première étape essentielle. Elle consiste à bien identifier la cible de prospection, à sonder ses attentes en détails, et à réfléchir à une réponse contextualisée et adaptée.
Elle permet de mettre en accord l’offre et la demande.
Quelques questions de base à se poser par rapport à l’étude de marché :
o Qui sont vos prospects cibles ?
o Quelle est la nature de leurs besoins essentiels ?
o Comment se structure votre marché ?
o Qui sont vos concurrents et leur offre ?
Une fois l'analyse de marché finalisée, il est nécessaire d'établir une analyse des forces et faiblesses/opportunités-menaces (SWOT) puis de planifier la stratégie marketing, structurer l'approche commerciale et assurer le développement de l’offre globale de l'établissement.
  • Conditions de réussite
Pour qu'une approche marketing soit véritablement efficace, il est essentiel de disposer :
o D’un portage politique pour convaincre/mobiliser en interne et favoriser la coordination des services et des données : composantes, Service Commun Universitaire d’Information et d’Orientation (SCUIO), Bureau d’Aide à l’Insertion Professionnelle (BAIP), service de valorisation de la recherche, cellule Entrepreneuriat, Fondation...) ;
o De moyens humaines et techniques (donc d’investissements financiers), permettant de créer un ou plusieurs postes dédiés à la conception et la mise en oeuvre de la démarche, et notamment de l’entretien du lien commercial et de l’alimentation et l’animation d’un outil de gestion de la relation client de type CRM (Customer Relationship Management).
  • Points de vigilance
La qualité des analyses de marché est, par ailleurs, soumise à plusieurs conditions, dont :
o Une collecte de données exhaustives, contextualisées et régulièrement actualisées ;
o L’interprétation et l’utilisation de ces données ;
o Leur adéquation avec la population cible.
La démarche marketing suppose l’adoption d’une nouvelle culture organisationnelle qui présente deux dimensions fondamentales, les prospects/clients et l’organisation ; un changement de paradigme qui prend du temps.
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FCU - Partenariats - C. OPTIMISER NOS DÉMARCHES - 4. Créer une offre de formations sur-mesure

ESR enseignementsup-recherche gouv fr4. Créer une offre de formations sur-mesure
  • Points de vigilance pour les EPSCP
Développer une démarche d’ingénierie de formation sur-mesure permet d’accompagner les entreprises et les institutions publiques dans l’élaboration de parcours de formations adaptés, qualifiants ou diplômants.
L'ensemble de ces actions permet de répondre au mieux à leurs attentes en matière de qualification de leurs salariés.
En créant des formations répondant aux besoins en compétences, les EPSCP se mettent également en position de :
o Valoriser l’expertise de leurs enseignants-chercheurs aux yeux du monde socioéconomique ;
o Valoriser leurs expertises en matière d'ingénierie de formation ;
o Valoriser leurs expertises en termes d'approches pédagogiques ;
o Valoriser leur savoir-faire et expertise en matière d'ingénierie de certification ;
o Renforcer et/ou développer leur image d’acteurs de la formation professionnelle ;
o Développer leur capacité de modularisation des formations dans un objectif de compétitivité sur le marché de la formation professionnelle ;
o Développer leur chiffre d’affaires en formation professionnelle continue.
Si les formations répondent à des besoins ponctuels, les entreprises pourront les financer par l'intermédiaire du plan de développement des compétences, ex "Plan de formation", et non par le biais du CPF qui reste quant à lui à l’initiative des salariés.
  • Démarches qui pourraient être mises en oeuvre
Si l’on part du postulat que le prospect a déjà été identifié et qu’une relation avec un organisme de formation est déjà existante (suite à un appel d’offre, à de précédentes sessions de formation intra entreprise, à des contrats de recherche/entreprise, à des partenariats économiques hors champs de la formation tout au long de la vie…), la création d’une formation sur-mesure peut être vue comme de la gestion de projet, avec à sa tête un chargé de projet qui coordonne la création de la formation et s’assure que la formation conçue répond bien au besoin exprimé.
  • Conditions de réussite
Il est important de consacrer un temps important pour définir très précisément le besoin initial, les attentes et les conditions de faisabilité ainsi que les modalités d’évaluation (évaluation de la qualité de la formation et de son impact).
La réactivité et l’expertise de l’établissement supposent :
o L’identification d’un chargé de projet FTLV qui coordonne l’action et fait le lien (voire la traduction) entre le client et l’équipe pédagogique. Il peut également être en charge de l’ingénierie de formation et notamment de la recherche de financements (auprès des OPCO, de Pôle Emploi…) ;
o Une forte capacité à mobiliser les ressources internes et les réseaux d’intervenants professionnels ;
o Une nouvelle flexibilité de l’établissement pour mettre en oeuvre des formations avec des rythmes et formats différents.
  • Points de vigilance pour les EPSCP
L’approche en termes de compétences professionnelles n’est pas encore totalement partagée par toutes les équipes pédagogiques, que ce soit pour la formation initiale comme pour la formation continue, au sein des établissements de l’ESR.
Le suivi de la relation client est essentiel, autant parce que l’efficacité et la qualité des formations sont rapportées à leur évaluation et aux enquêtes d’impact (réalisées après quelques semaines ou mois après la délivrance de la formation) que parce qu’elle contribue à l’entretien et au développement du réseau de partenaires et de clients.
Dans une logique de FTLV et de démarche compétences, le développement des formations courtes peut irriguer la formation initiale et bénéficier aux reprises d’études visant, via la capitalisation de blocs de compétences, une diplomation et/ou une certification professionnelle.
La réponse à des besoins liés à des enjeux d’actualité, de R&D et de performance est l’occasion de mobiliser les résultats de la recherche et de mettre en avant la valeur ajoutée des établissements en la matière.
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FCU - Partenariats - C. OPTIMISER NOS DÉMARCHES - 3. Structurer nos réponses aux différents appels d’offres

ESR enseignementsup-recherche gouv fr3. Structurer nos réponses aux différents appels d’offres
Un appel d’offre ou une consultation est une procédure qui permet à un commanditaire de faire le choix d’un prestataire de services (formation, conseils et/ou recherche) qui sera le fournisseur le plus à même de réaliser une prestation. Le but est de mettre plusieurs organisations en concurrence pour fournir un service tel que défini dans le cahier des charges.
Il existe différents seuils et différents formats de consultations :
o Procédure négociée (< 5000 euros HT)
o Procédure de gré à gré (< 15 000 euros HT)
o Marché À Procédure Adaptée (MAPA ) (< 25 000 euros HT)
o Appel d’offre ouvert (> 25 000 euros HT)
o Appel d’offre restreint (le nombre de candidats autorisés à répondre est limité par l’émetteur de l’appel d’offre)
o Appel à Manifestation d’Intérêt (AMI) (mode de présélection de candidats qui seront invités à soumissionner lors de futures procédures de passation de marchés publics (appels d’offres restreints ou procédure concurrentielle avec négociation : Ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics et Décret n°2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics)
o Appel à projet (cahier des charges plus contraint)
o Accords-cadres et marchés à bons de commande...
  • Points de vigilance et objectifs
Répondre à une consultation relative à de la formation est une opportunité pour les EPSCP. Cela leur permet de faire connaître leur expertise, de la valoriser et de récupérer des fonds propres susceptibles d’être réinvestis pour la formation professionnelle continue.
Dans le domaine de la formation, les consultations proviennent essentiellement du domaine public ou semi-public.
La publication de l’avis d’appel d’offres n’est pas obligatoire en-dessous de 25 000 €. Or un certain nombre de formations n’atteint pas ce montant, ce qui explique que les informations concernant certains appels d'offre ne parviennent pas forcément par les voix officielles.
  • Démarches qui pourraient être mises en oeuvre
Une veille peut être mise en place et particulièrement via ces sources :
o Le BOAMP : Bulletin Officiel des Annonces des Marchés publics
o Le JOUE : Journal Officiel de l’Union Européenne
o Les journaux habilités à recevoir des annonces légales tels les journaux spécialisés locaux comme le Journal Annonces Légales
Cette veille peut être complétée par une alerte quotidienne sur le site www.marchespublics.gouv.fr ainsi que sur les sites des Conseils Régionaux, les Établissements Publics de Coopération Intercommunale (EPCI), des OPCO…
  • Conditions de réussite
En fonction de l’organisation des établissements, les réponses aux consultations peuvent être centralisées ou non, ceci implique des procédures différentes.
Au vu du nombre d’interlocuteurs parfois nécessaires, il est indispensable de formaliser un processus de réponse et de recenser les différents documents potentiellement obligatoires.
Ceci, d’autant plus que les délais de réponse sont souvent très contraints.
La réponse à une consultation requiert certes des éléments pédagogiques, mais nécessite également des documents plus officiels : déclaration fiscale de l’établissement, déclaration URSSAF, relevé d’identité bancaire (RIB) de l’université, CV des intervenants, ressources internes…
Lorsqu’une consultation est ciblée, plusieurs types de services/directions (ou de personnes) peuvent être mobilisés pour y répondre : service juridique, financier, RH…
Une telle démarche exige en effet des compétences en termes d’expertises technique, administrative, pédagogique et financière.
Il est préférable, dans une dimension d’optimisation opérationnelle, de prévoir l’accès à un serveur partagé pour capitaliser et optimiser l’utilisation des documents (Nuxéo…) ou simplement la création d’une boîte à outils interne permettant de stocker les différents documents utiles.
  • Points de vigilance
o Les aspects budgétaires de la réponse impliquent d’avoir accès à un bilan financier et pédagogique, dans le cas de reconduction de marchés et de disposer des modèles économiques par dispositifs de formation (implication de la DAF, contrôleur de gestion…) ;
o Il est à noter qu’il existe, de plus en plus fréquemment, des procédures numérisées sur des plateformes (“e-attestations” par exemple...) ;
o Il est indispensable de mettre à jour annuellement les documents administratifs et fiscaux (déclaration URSSAF, déclaration fiscale, numéro de certification Datadock...) ;
o Enfin, il est utile de repérer les personnes, en interne et en externe, susceptibles d’élaborer une réponse complète à la consultation.
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FCU - Partenariats - C. OPTIMISER NOS DÉMARCHES - 2. Certifier, labelliser, référencer

ESR enseignementsup-recherche gouv fr2. Certifier, labelliser, référencer
Avec la nouvelle réforme, et au-delà des changements sur les modalités financières, les opérateurs de formations sont fortement appelés à se réformer par une accentuation de la qualité et de la certification à plusieurs niveaux :
o La certification de la structure ;
o L’enregistrement des certifications aux répertoires nationaux (RNCP ou RS) ;
o Le référencement des formations.

a. Certifier les organismes de formation
La certification de l’organisme de formation est la clé d’entrée au marché. A compter du 1er janvier 2021, tous les prestataires financés par les fonds publics ou mutualisés de la formation professionnelle (organismes de formation, CFA, prestataires de bilan de compétences ou d’accompagnement à la VAE) devront être certifiés par un certificateur professionnel et indépendant, accrédité par le comité français d’accréditation (COFRAC).
L’exigence qualité pour les organismes de formation existait dans la loi depuis 2014, mais les procédures de contrôle et de suivi de la démarche qualité étaient conduites différemment par les financeurs à travers une multiplicité de dispositifs de reconnaissance, labels, certifications ou simples déclarations.
Un référentiel national sur la qualité des actions concourant au développement des compétences16 fixe désormais les standards en matière de preuves à apporter et de critères d’audit.
Ce référentiel remplacera début 2021 le Datadock qui était fondé sur une logique déclarative accompagnée de contrôles à posteriori réalisés parfois par plusieurs financeurs. Avec le nouveau système, les organismes de formation devront démontrer leur professionnalisme lors de l’audit, communiquer sur leurs outils et sur la manière dont ils accueillent et accompagnent les usagers.
Pour les 40 763 organismes de formation “datadockés”, dont 6 000 certifiés, il s’agit désormais de s’approprier le dispositif et d’engager si besoin des transformations.
L’articulation du nouveau référentiel reprend en effet les différentes étapes de la conception d’une action de formation dans une approche d’engagement de services, mais de nouveaux indicateurs consolident la démarche qualité : analyse du besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise ou le financeur, ou encore définition des objectifs opérationnels et évaluables de la prestation, capacité d’un organisme de formation de s’inscrire dans son environnement socioéconomique autour de la veille réglementaire.
Il prend par ailleurs en compte les spécificités des publics accueillis et des actions dispensées par apprentissage. A compter du 1er janvier 2020, tout nouveau CFA devra être déclaré organisme de formation. Les CFA existants ont jusqu’au 31 décembre 2021 pour obtenir la certification qualité (le référentiel qualité prenant en compte les spécificités de l’apprentissage).
Les établissements d’enseignement secondaire publics et privés associés à l’État par contrat seront soumis à l’obligation de certification pour les actions de formation dispensées par apprentissage à compter du 1er janvier 2022.
Quant aux établissements d’enseignement supérieur publics, ils sont réputés avoir satisfait à l’obligation de certification une fois accrédités après évaluation par le Haut Conseil de l'Évaluation de la Recherche et de l’Enseignement Supérieur (Hcéres).
Toutefois, il est important de bien réaliser que les EPSCP ne sont pas dispensés de répondre aux critères qualité (dont une comptabilité analytique qui distingue les comptes établissement, service FC et CFA) ; ils pourront être soumis à des contrôles tout comme l'ensemble des organismes de formation.
b. Démarche qualité : labels, normes et référentiels
Un certain nombre de services de formation continue des EPSCP sont déjà engagés une démarche qualité, qui les aura ainsi préparés à répondre aux nouveaux critères qualité incontournables pour les financements :
o A ce jour, 27 services sont certifiés et une quinzaine ont déclaré vouloir obtenir la certification de services de la formation continue à l’université, dit Label FCU, élaborée par la FCU. Les audits in-situ sont confiés au Bureau Véritas.
Le 4 octobre 2016, le bureau du CNEFOP a intégré, pour une durée de 3 ans, cette certification à sa liste des dispositifs conformes au décret n° 2015-790 du 30 juin 2015 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle continue.
o D’autres établissements ont adopté la norme ISO 9001.
o Certains IAE sont certifiés "QUALICERT SGS" (référentiel "activité universitaire de formation et de recherche dans le domaine des sciences de gestion et du management").
o Quelques services ont récemment fait le choix de certifier certains de leurs acteurs au système Kirkpatrick (modèle de 1959 dont l'auteur est mort à 90 ans le 9 mai 2014), modèle d’évaluation de la formation qui fait référence autant du côté des entreprises que des opérateurs.
Ce système est organisé selon 4 axes :
- Evaluation du degré de satisfaction des participants vis à vis du programme de formation et de leur perception ;
- Mesure de l’apprentissage (compétences, connaissances ou comportemental) au regard des objectifs de formation) ;
- Evaluation des changements d’ordre comportemental de l’apprenant suite à la formation (transfert, mise en oeuvre effective des compétences nouvellement acquises) ;
- Evaluation des résultats (éléments factuels et chiffrables générés par la
formation : augmentation de la production ou de la qualité, réduction de
coût, diminution de la fréquence d’accidents, augmentation du chiffre
d’affaires ou des profits…).
La certification Kirkpatrick (modèle de 1959 dont l'auteur est mort à 90 ans le 9 mai 2014) permet tout à la fois d’accroître son expertise en matière de mesure de l’efficacité de ses formations et d’utiliser le même langage que les financeurs et les entreprises en se différenciant de ses concurrents.
c. Enregistrer les certifications professionnelles sur les répertoires nationaux
Par le décret 2018-1230 du 24 décembre 2018 Relatif aux commissions professionnelles consultatives chargées d'examiner les projets de création, de révision ou de suppression de diplômes et titres à finalité professionnelle55 , la commission de la certification professionnelle (CCP) de France compétences remplace la Commission nationale des certification professionnelles (CNCP).
La CCP est en charge de la gestion des répertoires nationaux que sont le Répertoire national des certifications nationales (RNCP) et le Répertoire Spécifique (RS).
Pour pouvoir être répertoriées, et pouvoir ainsi bénéficier de financements sur fonds d'Etat ou mutualisés, les certifications professionnelles devront être enregistrées dans l'un des deux répertoires selon leurs spécificités (Figure 9).
L'avis d'opportunité qui existait jusqu’ici pour pouvoir être inscrit au RNCP est supprimé par la nouvelle loi.
Désormais, si l’inscription au RNCP des diplômes et titres à finalité professionnelle délivrés au nom de l'Etat créés par décret et organisés par arrêté des ministres compétents reste "de droit", il faudra désormais pour que cette inscription soit automatique, qu'il y ait au préalable une concertation spécifique, selon des modalités fixées par voie réglementaire, avec les organisations syndicales de salariés représentatives au niveau national et interprofessionnel et les organisations professionnelles d'employeurs représentatives au niveau national, interprofessionnel et multiprofessionnel.
Cette concertation spécifique sera mise en place par le MESRI (dispositions réglementaires à venir), en s’appuyant sur le Comité de Suivi Licence, Master, Doctorat (CSLMD), la CTI, la CEFDG et les CPN IUT.
Ainsi, toute création, révision ou la suppression d'une certification professionnelle au RNCP sera examinée sur la base des critères retenus pour l'enregistrement sur demande (Figure 10).
Pour toutes les certifications enregistrées au RNCP, de droit ou sur demande, la commission de France compétences en charge de la certification professionnelle pourra adresser aux ministères et organismes certificateurs une demande tendant à la mise en place de correspondances totales ou partielles entre la certification professionnelle dont ils sont responsables avec les certifications professionnelles équivalentes et de même niveau de qualification et leurs blocs de compétences.
A défaut pour l'organisme certificateur de satisfaire cette demande, France compétences procède au retrait de la certification professionnelle délivrée par l'organisme du répertoire.
A noter qu'une liste des métiers particulièrement en évolution ou en émergence est établie annuellement par France compétences. Les demandes portant sur une certification relative à un de ces métiers sont dispensées des 2 premiers critères d'examen pour l'enregistrement au RNCP.
Les procédures pour l'enregistrement des certifications professionnelles varient selon les typologies des certifications.
Les diplômes et titres à finalité professionnelle enregistrés au RNCP au jour de l’entrée en vigueur de la loi le demeurent jusqu’au 1er janvier 2024 au plus tard.
Par dérogation à l’article L.6113 61136113-1 du code du travail et jusqu’à l’échéance de leur enregistrement, les CQP enregistrés au 1er janvier 2019 au RNCP ne sont pas classés par niveau de qualification.
Jusqu’au 1er janvier 2021, les certifications et habilitations recensées à l’inventaire sont automatiquement enregistrées au répertoire spécifique (Article L.63136-6 du code du travail). À défaut de durée spécifique décidée lors leur enregistrement initial, ces certifications et habilitations sont enregistrées au répertoire spécifique pour une durée de 2 ans à compter de la publication de la loi du 5 septembre 2018.
Depuis le 1er janvier 2019, les certifications éligibles au CPF monétisé sont désormais regroupées sur une liste unique60 éditée par la CDC.

d. Référencer l’offre de formation
La visibilité de l’offre de formation continue universitaire s’améliore, grâce à des outils publics et des projets de portails fédérateurs :
o Portails inter-régionaux formation-emploi du réseau des Carif-Oref61, et pour l’Ile-de- France le portail de Défi Métiers62.
La mise à jour du portail de Défi Métiers est assurée par les organismes de formation via l'application DOKELIO.
La base de données du Carif-Oref, sur l'offre de formation professionnelle continue en France, référence à ce jour 500 422 formations et 35 018 organismes.
Elle recense :
- Les organismes de formation continue et leur catalogue de formation,
- Les actions de formation mises en place pour les demandeurs d'emploi,
- En fonction des régions, l'offre de formation en direction des salariés.
o Portail MonCompteFormation
Porté par le ministère du travail et développé par la CDC, il est directement alimenté par Certif info et Offre info, bases de données du réseau des Carif-Oref.
Projet phare de la loi du 5 septembre 20182, l’application mobile "Mon compte formation" va permettre à plus de 33 millions d’actifs de consulter les offres de 10 000 prestataires, s’inscrire directement à la session de leur choix et mobiliser leur CPF. Lancé en novembre 2019, ce nouvel outil devrait permettre de simplifier l’accès à la formation en proposant un parcours fluide à une pluralité de catégories d’usagers (salariés, demandeurs d’emploi…) et ainsi favoriser la continuité d’activité des organismes de formation.
Dans ce système désintermédié, les relations entre bénéficiaires et prestataires seront régies par les conditions générales d’utilisation (CGU) élaborées par la CDC et le ministère du travail.
En pratique, un prestataire devra faire preuve de réactivité. Lorsqu’il réceptionne une demande d’inscription, il aura 2 jours ouvrés pour confirmer qu’une place est disponible.
Un délai de 30 jours est toutefois prévu pour les actions de formation mentionnant des modalités d’inscription spécifiques (pour validation de pré-requis, par exemple).
De son côté, le bénéficiaire devra confirmer son inscription dans les quatre jours ouvrés. Des délais très courts sont également prévus au moment de la réalisation de la prestation. L’organisme de formation devra déclarer l’entrée en formation dans les trois jours ouvrés. Ce délai s’appliquera aussi pour la déclaration de fin de formation et de service fait.
Une fois, cette étape validée, l’organisme facturera la CDC selon une procédure simplifiée. Le paiement sera effectué dans les 30 jours.
En parallèle, le stagiaire aura l’obligation, à l’issue de la formation, de déclarer son assiduité et d’évaluer la formation.
Les CGU prévoient des modalités de facturation spécifiques en cas de réalisation partielle de la formation.
Elles comportent par ailleurs des clauses en cas d’annulation tardive. A titre d’exemple, un bénéficiaire qui annulerait son inscription dans les sept jours ouvrés avant le début de la formation pourrait voir son compte décrémenté des droits mobilisés. Si un complément a été versé à titre individuel, la somme ne sera pas remboursée mais restera disponible pour un autre projet de formation. Le prestataire se verra, quant à lui, verser une indemnité correspondant à 5% du prix de la formation.
Une annulation tardive du fait du prestataire n’aura en revanche pas d’incidence sur le compte du bénéficiaire et son reste à charge lui sera remboursé.
Les prestataires, quant à eux, ont intérêt à gérer leur activité de près afin d’éviter d’avoir à annuler des sessions. Le taux d’annulation tardive est en effet un des indicateurs suivis par la CDC avec le respect des délais ou encore le taux moyen d’assiduité.
En cas de non-respect de ces indicateurs, les prestataires seront invités à mettre en place des actions correctives. Si celles-ci ne donnent pas de résultats, la CDC pourra lancer une procédure contradictoire de déréférencement sur la plateforme.
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