Contrôle

Justifier de la réalité des dépenses de formation
En tant que financeur, le FONGECIF peut exiger les justificatifs de dépenses avant d’effectuer le paiement.
Art. R6332-25 du Code du travail – Décret n° 2014-1240 du 24.10.14 (JO du 26.10.14)
L’assiduité du stagiaire participe à justifier de l’exécution de l’action de formation. La pièce maîtresse de ce contrôle reste donc les feuilles d’émargement, signées par demi-journées à la fois par le stagiaire et le formateur. Les feuilles d’émargement font, par ailleurs, partie des documents que les financeurs sont tenus de produire aux agents chargés du contrôle.
Art. R6332-26 du Code du travail – Décret n° 2014-1240 du 24.10.14 (JO du 26.10.14)
Enfin, lorsque la formation concernée est suivie en Formation ouverte et à distance (FOAD), les pièces permettant d’établir l’assiduité du stagiaire sont :

• les justificatifs permettant d’attester de la réalisation des travaux exigés du stagiaire ;
• les informations et données relatives au suivi de l’action, à l’accompagnement et à l’assistance du bénéficiaire par le dispensateur de la formation ;
• les évaluations spécifiques, organisées par le dispensateur de la formation, qui jalonnent ou terminent la formation.
  Art. D6353-4 du Code du travail – Décret n° 2014-935 du 20.8.14 (JO du 22.8.14)

Facturer après exécution de la formation
Le paiement des frais de formation pris en charge par le FONGECIF s’effectue après exécution des prestations de formation et sur présentation des pièces justificatives
Art. R6332-25 du Code du travail – Décret n° 2014-1240 du 24.10.14 (JO du 26.10.14)
Néanmoins, les parties peuvent convenir d’un échelonnement des paiements au fur et à mesure du déroulement des actions de formation et sur transmission des pièces justificatives précitées.

• Le contrôle et l’évaluation de la qualité des formations : une mission en 2 étapes

Mesures applicables au 2 juillet 2015 : le contrôle de service fait
Les financeurs (Opca/Opacif) s’assurent de l’exécution des formations dans le cadre d’un contrôle de service fait selon des modalités qu’ils déterminent.
En cas d’anomalie constatée dans l’exécution d’une action, le FONGECIF peut demander à l’employeur ou au prestataire de formation tout document complémentaire à ceux déjà transmis (à savoir les attestations de Outils et services présence et les feuilles d’émargement notamment) pour s’assurer de la réalité de l’action qu’il finance et de sa conformité aux dispositions légales, réglementaires et conventionnelles.
Le défaut de justification constitue un motif de refus de prise en charge ou de non-paiement des frais de formation.
Le financeur devra effectuer tout signalement utile et étayé auprès des services de l’Etat chargés du contrôle de la formation professionnelle.
Art. R6332-26-1 du Code du travail – Décret n° 2015-790 du 30.6.15 (JO du 1.7.15)

Mesures applicables au 1er janvier 2017 : Ces différents critères définis dans le décret Qualité sont applicables à partir du 1er janvier 2017, de même que l’obligation pour le financeurs d’organiser un « catalogue de référencement ».
Sont concernées par cette démarche toutes les “actions de formation financées” au sens de la loi.
Pour l’administration, les actions de formation visées sont celles entrant dans le champ de la formation professionnelle continue dont les prestations de bilans de compétences et de validation des acquis de l’expérience. Voir l'article...

Sous l’impulsion du Décret du 30 juin 2015, le FONGECIF Midi-Pyrénées a engagé une démarche de contrôle et d’évaluation auprès des organismes de formation qu’il finance.

Celle-ci se décline en deux missions conjointes et complémentaires :

• Au quotidien, une prise en compte des problématiques de non qualité

Démarche corrective, l’objet est de sécuriser les formations choisies par les bénéficiaires.

Le FONGECIF Midi-Pyrénées a mis en place tout un système d’alertes pour identifier et corriger les éléments de non qualité en lien avec la formation. Activée par l’ensemble des partenaires externes (bénéficiaires, financeurs, entreprises…) ou encore par des membres internes au FONGECIF, chaque alerte fait l’objet d’investigations précises et de préconisations auprès des organismes de formation concernés.

Le cas échéant, la Commission Paritaire, impliquée dans le processus de décision, peut, en fonction des éléments rapportés et vérifiés, décider de mesures correctives et de sanctions.

De fait, le FONGECIF Midi-Pyrénées accorde, entre autre, un soin particulier à :

• l’expression d’insatisfaction des stagiaires quant à la formation qu’ils ont suivie ou suivent encore (qu’elle soit d’ordre pédagogique, réglementaire ou financière) ;
• les problématiques liées à la facturation des organismes de formation (feuilles d’émargement,…) ;
• à la rémunération des stagiaires (en lien avec l’entreprise et l’organisme de formation).

• De manière plus globale, l’évaluation de la qualité de l’offre de formation

Démarche préventive, sa finalité est de qualifier, au fil de l’eau, l’offre de formation régionale.

Parallèlement, le  FONGECIF Midi-Pyrénées lance une action plus large, plus volontaire aussi à l’attention des organismes de formation. Il s’agit d’impulser une dynamique de progrès auprès des partenaires formation, notamment en leur proposant un accompagnement et des services spécifiques, qui leur facilitent l’appropriation des exigences qualité au sein-même de leur activité.

Parmi les moyens mis en place par le FONGECIF Midi-Pyrénées :

• la signature d’une Convention d’engagement qualité OF reprenant de manière très opérationnelle les éléments du décret qualité ;
• l’organisation de rencontres professionnelles « Organismes de Formation » pour avancer sur la mise en œuvre des incontournables de la qualité OF ;
• la mise à disposition d’outils facilitant l’appropriation de la démarche d’évaluation qualité
• la proposition de documents techniques – type actualisés au Décret (programme…)
• la possibilité d’audits d’évaluation qualité OF visant à objectiver le niveau de maîtrise de la qualité par un organisme de formation (…) ;
• un site internet (http://www.fongecifmp.org) avec un accès professionnel réservé : « Espace Prestataires » regroupant l’ensemble des informations et ressources nécessaires en matière d’information sur les procédures administratives, financières, réglementaires…). Voir l'article...