03 février 2020

FCU - Partenariats - C. OPTIMISER NOS DÉMARCHES - 3. Structurer nos réponses aux différents appels d’offres

ESR enseignementsup-recherche gouv fr3. Structurer nos réponses aux différents appels d’offres
Un appel d’offre ou une consultation est une procédure qui permet à un commanditaire de faire le choix d’un prestataire de services (formation, conseils et/ou recherche) qui sera le fournisseur le plus à même de réaliser une prestation. Le but est de mettre plusieurs organisations en concurrence pour fournir un service tel que défini dans le cahier des charges.
Il existe différents seuils et différents formats de consultations :
o Procédure négociée (< 5000 euros HT)
o Procédure de gré à gré (< 15 000 euros HT)
o Marché À Procédure Adaptée (MAPA ) (< 25 000 euros HT)
o Appel d’offre ouvert (> 25 000 euros HT)
o Appel d’offre restreint (le nombre de candidats autorisés à répondre est limité par l’émetteur de l’appel d’offre)
o Appel à Manifestation d’Intérêt (AMI) (mode de présélection de candidats qui seront invités à soumissionner lors de futures procédures de passation de marchés publics (appels d’offres restreints ou procédure concurrentielle avec négociation : Ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics et Décret n°2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics)
o Appel à projet (cahier des charges plus contraint)
o Accords-cadres et marchés à bons de commande...
  • Points de vigilance et objectifs
Répondre à une consultation relative à de la formation est une opportunité pour les EPSCP. Cela leur permet de faire connaître leur expertise, de la valoriser et de récupérer des fonds propres susceptibles d’être réinvestis pour la formation professionnelle continue.
Dans le domaine de la formation, les consultations proviennent essentiellement du domaine public ou semi-public.
La publication de l’avis d’appel d’offres n’est pas obligatoire en-dessous de 25 000 €. Or un certain nombre de formations n’atteint pas ce montant, ce qui explique que les informations concernant certains appels d'offre ne parviennent pas forcément par les voix officielles.
  • Démarches qui pourraient être mises en oeuvre
Une veille peut être mise en place et particulièrement via ces sources :
o Le BOAMP : Bulletin Officiel des Annonces des Marchés publics
o Le JOUE : Journal Officiel de l’Union Européenne
o Les journaux habilités à recevoir des annonces légales tels les journaux spécialisés locaux comme le Journal Annonces Légales
Cette veille peut être complétée par une alerte quotidienne sur le site www.marchespublics.gouv.fr ainsi que sur les sites des Conseils Régionaux, les Établissements Publics de Coopération Intercommunale (EPCI), des OPCO…
  • Conditions de réussite
En fonction de l’organisation des établissements, les réponses aux consultations peuvent être centralisées ou non, ceci implique des procédures différentes.
Au vu du nombre d’interlocuteurs parfois nécessaires, il est indispensable de formaliser un processus de réponse et de recenser les différents documents potentiellement obligatoires.
Ceci, d’autant plus que les délais de réponse sont souvent très contraints.
La réponse à une consultation requiert certes des éléments pédagogiques, mais nécessite également des documents plus officiels : déclaration fiscale de l’établissement, déclaration URSSAF, relevé d’identité bancaire (RIB) de l’université, CV des intervenants, ressources internes…
Lorsqu’une consultation est ciblée, plusieurs types de services/directions (ou de personnes) peuvent être mobilisés pour y répondre : service juridique, financier, RH…
Une telle démarche exige en effet des compétences en termes d’expertises technique, administrative, pédagogique et financière.
Il est préférable, dans une dimension d’optimisation opérationnelle, de prévoir l’accès à un serveur partagé pour capitaliser et optimiser l’utilisation des documents (Nuxéo…) ou simplement la création d’une boîte à outils interne permettant de stocker les différents documents utiles.
  • Points de vigilance
o Les aspects budgétaires de la réponse impliquent d’avoir accès à un bilan financier et pédagogique, dans le cas de reconduction de marchés et de disposer des modèles économiques par dispositifs de formation (implication de la DAF, contrôleur de gestion…) ;
o Il est à noter qu’il existe, de plus en plus fréquemment, des procédures numérisées sur des plateformes (“e-attestations” par exemple...) ;
o Il est indispensable de mettre à jour annuellement les documents administratifs et fiscaux (déclaration URSSAF, déclaration fiscale, numéro de certification Datadock...) ;
o Enfin, il est utile de repérer les personnes, en interne et en externe, susceptibles d’élaborer une réponse complète à la consultation.
Télécharger le guide La formation continue dans les établissements de l'enseignement supérieur Co-construction de partenariats entre les EPSCP (Universités et écoles sous tutelle de l'Etat) et les acteurs socio-économiques. Plus...
Posté par : pcassuto à - - Permalien [#]