Employeurs publics : les droits formation de vos agents

15 décembre 2019

Employeurs publics : les droits formation de vos agents

Depuis le 1er janvier 2017, les agents publics acquièrent et peuvent utiliser leurs droits acquis au titre du Compte Personnel de formation.

Alimentation des droits formations

Le Compte Formation des agents publics, titulaires et agents contractuels, est comptabilisé en heures. Il regroupe :

Les heures formation acquises depuis le 1er janvier 2017 : le compteur de vos agents publics (titulaires et contractuels) est automatiquement crédité chaque année via votre déclaration DADS, sans que vous n’ayez à initier de démarche complémentaire.
Les heures DIF acquises au 31 décembre 2016 : pour les agents titulaires, les données du RAFP ont permis de récupérer ces droits DIF et pour les agents contractuels, vous pouviez déclarer en tant qu’employeur public ces droits sur le portail E-Services de la Caisse des Dépôts jusqu’au 15 octobre 2018.

Ces heures DIF ont été automatiquement converties en heures CPF et sont visibles sur le compte de vos agents depuis mi-novembre 2018.

Si vous n’avez pas procédé à cette déclaration pour vos agents contractuels, veuillez vous référer aux instructions du point "reprise des heures DIF pour les agents publics".
Si les droits formation de vos agents nécessitent une mise à jour, vous pouvez effectuer une demande de régularisation.

Décrémentation

Lorsque l’un de vos agents a suivi une formation en mobilisant ses droits formation, vous devez déduire les droits utilisés sur l’espace gestionnaire ouvert aux employeurs publics.
Le guide « La décrémentation des droits » disponible en téléchargement en bas de page décrit cette procédure.
Attention ! La fonctionnalité proposée sur le portail E-Service est exclusivement réservée au dépôt de fichier de décrémentation et vous ne devez en aucun cas l’utiliser pour déposer des fichiers de reprise des heures DIF (cette opération n’est plus autorisée depuis le 15/10/2018).

Reprise des heures DIF pour les agents publics
La campagne de déclaration d’heures DIF s’est achevée le 15 octobre 2018. Les droits DIF déclarés sont transformés en droits formation depuis le 15 novembre 2018.
Cette campagne concernait les agents de droit public qui n'ont pas bénéficié de la pré-alimentation par la Caisse des dépôts, à savoir :

les agents contractuels de droit public actifs au 31/12/2016
les agents titulaires dont la durée hebdomadaire de travail est inférieure à 28 heures
les agents titulaires sans régime indemnitaire (qui ne cotisent pas au RAFP)
les agents titulaires de statut local dans une collectivité d'outre-mer
les agents titulaires en position de disponibilité ou hors cadre au 31 décembre 2016

Attention ! Si en tant qu’employeur public, vous n’avez pas procédé à cette déclaration, il n’est plus possible de déclarer les soldes DIF sur les compteurs CPF des agents publics.
Le compteur CPF ne sera décrémenté qu’à partir du moment où l’agent aura totalement épuisé ses droits DIF. Ce décompte des droits DIF non déclarés est réalisé par vos soins en interne, indépendamment de l’espace gestionnaire Mon Compte Formation.
Exemples
Exemple 1 :
- Un agent public dispose d’un compteur CPF faisant apparaître 48 heures de droits au titre de l’alimentation 2017 et 2018.
- Cet agent dispose par ailleurs d’une ou de plusieurs attestations de ses précédents employeurs indiquant des périodes d’emploi ouvrant droit à des heures DIF à hauteur de 80 heures. Mais ces droits n’ont pas été déclarés et n’apparaissent donc pas sur son compteur CPF.
- En 2019, cet agent demande à mobiliser 100 heures dans le cadre d’une action de formation, alors que son compteur CPF ne fait état que de 48 heures.
- L’employeur public doit alors considérer que le compteur aurait dû faire apparaître 128 heures (48 heures CPF + 80 heures DIF non déclarées).

	2017	2018	2019
	Droits acquis : 24h	Droits acquis : 24h	Formation : 100h
Affichage compteur	24h	48h	28h

Exemple 2 :

- On prend l’exemple du même agent qui dispose toujours de 80 heures au titre du DIF, mais ces heures n’ont pas été déclarées.
- Il souhaite cette fois, toujours en 2019, mobiliser ses droits pour une formation de 50 heures.

	2017	2018	2019
	Droits acquis : 24h	Droits acquis : 24h	Formation : 50h
Affichage compteur	24h	48h	48h

La formation de 50 heures ne mobilise pas les droits formation car l’agent bénéficie des 80 heures DIF permettant le financement de sa formation.
L’employeur tient à jour en interne (hors SI CPF) le solde d’heures DIF de l’agent, qui passe à 30 heures (80 heures – 50 heures).
Dans ce cas, l’employeur n’a pas à décrémenter d’heures dans l’espace gestionnaire. Les années suivantes, lors de prochaines formations, ce solde d’heures DIF de 30 heures sera consommé en priorité jusqu’à son épuisement total. On puisera alors dans les droits formation.

Régularisation des droits

Si les droits formation de vos agents publics nécessitent une mise à jour, vous pouvez effectuer une demande de régularisation.

Comment faire ?

Votre déclaration annuelle des données sociales (DADS) est erronée pour l'un de vos agents. Pour effectuer une demande de régularisation des comptes formation de vos agents, vous devez compléter l'attestation ci-dessous et la transmettre par courriel.

1- Téléchargez le formulaire

Demande de régularisation des droits des agents publics

2- Transmettez la demande

Adressez le formulaire dûment rempli par courriel en cliquant ici

L'attestation doit obligatoirement :
•   comporter le nom du signataire,
•   être signée par l'employeur
•   et avoir le tampon ou cachet de la structure

Une fois la mise à jour des droits CPF effectuée, un courriel de confirmation vous sera adressé. Les droits de votre salarié seront mis à jour dans l'espace sécurisé du site du compte activité.
Toute demande incomplète est susceptible d'être rejetée.

Documentation

Des guides et modes opératoires sont à votre disposition pour vous accompagner sans le déploiement de ce dispositif :

L'espace gestionnaires du Compte Formation Inscription et habilitation des employeurs à l'espace gestionnaires	Télécharger
La mise en œuvre RH de Mon Compte Formation Guide pour découvrir le compte formation et mobiliser les droits de vos agents	Télécharger
L'alimentation annuelle du Compte Formation Guide pour comprendre l'alimentation des comptes de vos agents	Télécharger
La décrémentation des droits Guide pour mettre à jour les droits de vos agents, par saisie manuelle ou dépôt de fichier	Télécharger
Le mode opératoire de décrémentation par dépôt de fichier Fonctionnalité actuellement close : prochaine campagne en avril 2020	Télécharger