Votre Direccte Provence-Alpes-Côte d'Azur - Le bilan pédagogique et financier - Les documents nécessaires pour remplir le BPF

 Pour remplir le bilan pédagogique et financier, il convient de se munir :

• des conventions de formation (ou bons de commande ou factures valant conventions), des contratsde formation professionnelle, des contrats de prestation de services et de sous-traitance ;
• des feuilles d’émargement et attestations de présence des stagiaires ;
• des factures envoyées aux clients et celles reçues des fournisseurs ;
• des bulletins de paie (des formateurs, des intervenants au titre des prestations d’orientation, d’évaluation ou d’accompagnement et du personnel dédié à l’activité de formation professionnelle continue) ;
• du bilan, du compte de résultat et de l’annexe du dernier exercice clos.

 Dans l’hypothèse d’un contrôle , l’ensemble de ces documents doit être
conservé par le dispensateur de formation pendant le délai prévu par les textes s’y rapportant.
Et dans l’intérêt de la structure sur une période de 10 ans.

 Prévoir des outils de pilotage des actions intégrant les contraintes du BPF

Afin de préparer au mieux la réalisation du bilan pédagogique et financier, l’organisme doit prévoir, en débutd’exercice comptable, différents outils de suivi des prestations de formation professionnelle continue (logiciels,
documents Excel…).

Ces outils doivent permettre d’extraire, en adéquation avec les règles légales et réglementaires prévues par le Code du travail, les informations liées :

• à la gestion des actions entrant dans le champ de la formation professionnelle continue et les prestations annexes (actions de formation, actions de bilan de compétences, actions de validation des acquis de l’expérience…prestations d’hébergement, de nourriture et de transport directement liées aux actions) ;
• à la gestion commerciale des prestations et la facturation de celles-ci ;
• à la comptabilité de l’activité de formation professionnelle continue (en cas d’activités multiples) ;
• à la gestion du personnel (personnel prestataire d’actions et autre personnel affecté à l’activité de formation professionnelle continue).

 Il convient d’identifier dans le bilan financier, l’ensemble des produits et charges, attachés à la réalisation par le prestataire de formation d’actions entrant dans le champ de la formation professionnelle continue au cours du dernier exercice comptable clos.

 Les éléments retranscrits dans l’imprimé du bilan pédagogique et financier doivent être conformes à la comptabilité du prestataire de formation. Les informations extraites de la comptabilité doivent être fidèles aux différents documents comptables détenus par le prestataire.

 Le seul correctif possible de ces informations réside dans le tri entre :

• les actions réalisées ou non ;
• les produits et charges relevant ou non de l’activité de formation professionnelle continue

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