Les bases de Bologne - Secrétariat et budget

Afin de coordonner l’action des 48 Etats membres, le BFUG s’est doté d’un Secrétariat exécutif. Ce Secrétariat est tournant depuis qu’il a été créé par le Communiqué de Berlin en septembre 2003  : le pays qui accueille la Conférence des ministres, prend en charge l’activité du Secrétariat et 70 % environ de ses coûts. Le Secrétariat a une feuille de route qui lui est fixée par le BFUG en début de mandat.
Ce Secrétariat est une instance neutre et ne représente pas le pays hôte de la conférence. Il est autonome et indépendant. Il est placé sous l’autorité du BFUG, de ses présidents et de son vice-président. Il a en charge :
-    le suivi et la mise en œuvre des actions inscrites dans le Communiqué en préparant les réunions du BFUG et du board avec les présidents ;
-    la rédaction des comptes rendus de réunions de toutes sortes (groupes de travail, séminaires, ateliers...) avec les présidents des groupes ;
-    la diffusion de l’information liée aux activités de suivi du processus ;
-    l’actualisation du site web dédié (www.ehea.info) afin d’assurer une bonne visibilité du processus de Bologne.
Comme cela est le cas pour la France en 2018, il peut être amené à préparer la Conférence ministérielle qui vient clore un mandat.
Pour mener à bien ces activités, le Secrétariat bénéficie d’un budget propre de fonctionnement à la charge du pays qui l’assure. Il est à souligner que la Commission européenne verse une subvention pour le fonctionnement du Secrétariat qui s’élève à environ 30% du montant total des dépenses.
L’adhésion de chaque Etat au Processus de Bologne est gratuite et ne se traduit par aucun frais direct. Le seul élément de coût concerne la participation des Etats au registre européen d’agences d’évaluation de la qualité – EQAR.
Il revient également à chaque Etat de déterminer sa participation aux réunions engendrées par le plan de travail trisannuel. La participation des représentants de chaque Etat est à la charge de chacun, le pays hôte mettant à disposition le lieu de réunion. Traditionnellement, les réunions des groupes se déroulent dans les pays des présidents des groupes mais d’autres pays peuvent proposer d’accueillir une réunion. Les réunions du bureau du groupe de suivi (BFUG board) et du groupe de suivi (BFUG) sont prises en charge par les deux pays assurant la co-présidence du BFUG (un UE et un hors UE). Le pays membre de l’UE qui préside reçoit pour ses six mois de présidence une subvention de la Commission européenne Le pays non membre de l’UE prend les frais d’organisation à sa charge.
Les coûts de fonctionnement relatifs à l’activité du Secrétariat se répartissent selon les grandes lignes budgétaires suivantes :
- frais de personnel ;
- frais de déplacement ;
- frais techniques (site web, matériel informatique...) ;
- frais relatifs à l’occupation des locaux.

Le coût du Secrétariat varie par conséquent d’un pays à l’autre en fonction du nombre de personnes impliquées et de leur salaire. Le Secrétariat correspondant au mandat français est constitué de 6 personnes. Afin de renforcer la neutralité de la structure, la France bénéficie de deux chargées d’études mises à disposition par des pays partenaires, l’Allemagne et l’Arménie, qui prennent en charge les salaires de ces agents.
Les coûts relatifs à la Conférence dépendent des coûts des prestations associées qui varient d’un Etat à l’autre : salle de conférence, interprétariat, transports, restauration, programme culturel etc. La subvention de la Commission européenne peut s’appliquer pour partie à l’événement.
Les membres du BFUG s’interrogent régulièrement sur l’opportunité de mettre en place un Secrétariat permanent. Au cours du mandat français, cette question a été à nouveau examinée pour être rejetée. La question du financement de la structure pérenne a été abordée sans trouver d’accord. Plus...