Modalités d’élaboration et de délivrance des diplômes nationaux et de certains diplômes d’État

Modalités d’élaboration et de délivrance des diplômes nationaux et de certains diplômes d’État par les établissements d’enseignement supérieur relevant du ministère de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche (Bulletin officiel n°16 du 16 avril 2015). NOR : MENS1507196C, circulaire n° 2015-0012 du 24-3-2015. MENESR - DGESIP A1-3
Cette circulaire abroge et remplace la circulaire n° 2014-0018 du 23 octobre 2014 relative aux modalités d'élaboration et de délivrance des diplômes nationaux et de certains diplômes d'État par les établissements d'enseignement supérieur relevant du ministère de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche.
Titre I - Règles communes
1) Nom du ou des ministères
Les intitulés des départements ministériels doivent être conformes au décret relatif à la composition du Gouvernement au moment de la signature du diplôme. Ces données devront donc être systématiquement modifiées à chaque changement intervenu dans la dénomination des départements ministériels.
2) Nom de l'établissement accrédité pour les diplômes nationaux
Celui-ci doit être conforme à la dénomination de chaque établissement fixée par voie réglementaire. Le nom d'usage dont se sont dotés certains établissements par délibération de leur conseil d'administration ne peut être mentionné sur le diplôme. Lorsqu'une université comporte dans son nom un chiffre accolé au nom d'une ville, il n'y a pas d'article « de » entre le mot université et le nom de cette université. Le nom de l'établissement peut être désigné en entier ou à l'aide d'abréviations réglementairement admises.
Lorsque plusieurs établissements s'accordent pour délivrer conjointement un diplôme national, le sceau de chacun des établissements concernés peut figurer sur le diplôme.
3) Mention particulière dans le cas d'une communauté d'universités et établissements
Dans le cas d'un diplôme délivré par une communauté d'universités et établissements, le nom de cette communauté figure en en-tête du parchemin et le nom de l'établissement dans lequel le diplôme a été préparé peut apparaître sur le parchemin du diplôme (voir modèle A-2 des annexes de la présente circulaire, à décliner et adapter pour tous les diplômes concernés : master, doctorat, etc.).
Lorsque c'est un établissement membre d'une communauté d'universités et établissements qui délivre ce diplôme, le nom de l'établissement apparait en en-tête du parchemin et celui de la communauté dont il est membre peut être mentionné en sous-titre et entre parenthèses comme illustré dans le modèle A-3 des annexes de la présente circulaire (exemple de parchemin à décliner et adapter pour tous les diplômes concernés).
4) Règles générales pour les visas
Les visas constituent les fondements législatifs et réglementaires des diplômes délivrés. Cependant, afin d'en limiter leur nombre et de ne pas surcharger le parchemin du diplôme, ils sont désormais réduits à quelques articles du code de l'éducation (articles relatifs à la VAE exclus) et de la recherche (pour le doctorat) et à l'arrêté d'accréditation de l'établissement. Si dans les visas de ces diplômes, il est fait mention de « l'arrêté relatif à l'accréditation de (établissement) l'habilitant à délivrer des diplômes nationaux », dans l'attente du passage à l'accréditation, il convient de viser « l'arrêté habilitant l'établissement à délivrer des diplômes nationaux ».
Ces visas doivent être systématiquement adaptés en cas de modification législative ou réglementaire.
Peut également figurer dans les visas, hors cas d'accréditation conjointe, la convention de partenariat conclue avec un autre établissement lorsque ce partenariat implique ce dernier pour une part importante dans la formation conduisant à la délivrance de diplôme.
5) La mention du parcours type dans les visas
Lorsque les nouvelles nomenclatures des diplômes de licence professionnelle, licence et master sont applicables, le parcours type suivi par le récipiendaire peut apparaître en fin de liste des visas, comme indiqué dans les modèles de diplômes. En effet, et conformément aux dispositions de l'article 4 de l'arrêté du 22 janvier 2014 fixant le cadre national des formations conduisant à la délivrance des diplômes nationaux de licence, de licence professionnelle et de master, le parcours type vise notamment à faciliter la mobilité en France ou à l'étranger.
6) Intitulé du diplôme (domaine, mention)
Dans l'en-tête et dans le corps du diplôme, l'intitulé doit correspondre aux dénominations législatives et réglementaires des diplômes nationaux (licence, master, doctorat, etc.) ou à celles mentionnées dans l'arrêté d'accréditation pour les écoles d'ingénieurs et être mentionné dans son intitulé complet et non pas dans une forme abrégée (articles D. 613-6 et D. 613-7 du code de l'éducation).
Dans le corps du diplôme, pour la licence et le master, est mentionné l'intitulé précis du domaine tel qu'il résulte de l'arrêté d'accréditation, lequel est suivi de l'indication de la mention. La modalité de la formation (initiale, continue, par apprentissage) ne doit pas apparaître sur le diplôme. Conformément à l'arrêté du 22 janvier 2014 précité, les spécialités de master n'existent plus et ne sont plus mentionnées dans l'intitulé du diplôme et sur le parchemin.
Sur le diplôme de docteur, figurent le champ disciplinaire, le nom de l'école doctorale, le titre de la thèse ou l'intitulé des principaux travaux, ainsi que les noms et titres des membres du jury et, le cas échéant, l'indication d'une cotutelle internationale de thèse.
7) Attestations et diplômes
Il convient de distinguer différents documents délivrés par un établissement d'enseignement supérieur et dont la portée est différente :
- l'attestation de réussite : c'est le document délivré par le seul établissement d'enseignement supérieur après la délibération du jury, sur la base de celle-ci et du relevé de note. Il permet à une personne d'avoir un document lui permettant de faire valoir ses droits en qualité de titulaire d'un diplôme dans l'attente de la délivrance du parchemin ;
- l'attestation de diplôme : c'est le document également délivré par le seul établissement qui permet, sur demande de l'intéressé, de garantir que le diplôme dont il se prévaut lui a bien été délivré par l'établissement.
- le diplôme : c'est le document officiel signé notamment par le chef d'établissement et le recteur d'académie qui permet à son titulaire de faire valoir ses droits liés à ce diplôme.
De nombreuses demandes, liées à des démarches d'inscription dans des établissements d'enseignement supérieur à l'étranger ou à des procédures de recrutement par des entreprises françaises ou étrangères, sont adressées au ministère de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche pour certifier qu'un diplôme obtenu est bien un diplôme reconnu par l'État. Il n'appartient pas au ministère de délivrer de telles attestations. Cette compétence incombe aux établissements qui ont délivré le diplôme et qui ont tous les éléments nécessaires pour répondre à ces demandes.
Dès lors que le diplôme est délivré au nom de l'État, avec la signature du recteur d'académie, chancelier des universités, qui engage la responsabilité pédagogique de l'État, toute délivrance d'une attestation complémentaire est inutile. Cependant, afin de ne pas pénaliser les titulaires de diplômes dans le cadre de leur mobilité internationale ou de leur insertion professionnelle, des attestations de diplômes doivent être délivrées, sur demande, en précisant la nature du diplôme (diplôme national, diplôme d'État, etc.) ainsi que la qualité de l'établissement qui le délivre (université, grand établissement, etc.).
Une procédure dématérialisée de ces différents documents est actuellement en cours d'étude et s'inscrit dans une logique qui participe à la simplification des relations avec les usagers. La dématérialisation du supplément au diplôme est déjà une possibilité, tout comme la délivrance dématérialisée de l'attestation de réussite qui relève de la compétence de chaque établissement.
8) Délivrance du diplôme
La délivrance du diplôme s'effectue sur la base de l'arrêté d'accréditation en vigueur au moment où l'étudiant a pris sa dernière inscription pour l'obtention du diplôme concerné. Pour le titre d'ingénieur diplômé, est visé l'arrêté d'accréditation  en vigueur au jour de l'entrée dans le cycle ingénieur.
En cas d'accréditation conjointe, c'est l'établissement où l'étudiant est inscrit administrativement qui établit le diplôme.
Conformément aux dispositions de la circulaire du 1er mars 2000 relative à l'organisation des examens, une attestation de réussite doit être fournie trois semaines au plus tard après la proclamation des résultatsaux étudiants qui en font la demande. La délivrance du diplôme définitif doit impérativement intervenirdans un délai inférieur à six mois.
Les deux diplômes intermédiaires, le diplôme d'études universitaires générales (DEUG) et la maîtrise, doivent être délivrés aux étudiants qui en font la demande. En effet, si la réglementation a maintenu ces diplômes, l'accès à certaines professions ou à certains concours est encore ouvert aux titulaires de diplômes de niveau DEUG ou maitrise. Si la circulaire ne reprend pas de modèle particulier pour ces diplômes, leurs intitulés doivent se conformer aux intitulés réglementaires en vigueur de la licence et du master.
9) Grade
Les grades de licence, de master et de doctorat sont conférés de plein droit aux titulaires de certains diplômes. Lorsque des textes confèrent le grade aux titulaires de diplômes au titre de certaines années universitaires, le grade ne peut être conféré qu'aux étudiants régulièrement inscrits ces années-là. Aucune délivrance à titre rétroactif n'est autorisée.
Les grades de licence et de master sont délivrés au nom de l'État, en même temps que le diplôme qui y ouvre droit, quel que soit le mode d'acquisition de ce diplôme (formation initiale et apprentissage, formation continue, validation des acquis). Un seul « parchemin » est proposé aux lauréats, sur lequel figurent à la fois le grade et l'intitulé du diplôme. Le recteur d'académie chancelier des universités signe ce parchemin.
10) Édition et numérotation du diplôme
L'édition du diplôme est effectuée sur un imprimé spécifique, normalisé et sécurisé, à commander à l'Imprimerie nationale (loi n° 93-1419 du 31 décembre 1993 modifiée relative à l'Imprimerie nationale) et doté d'un numéro codé, que chaque établissement devra compléter par une numérotation en continu des diplômes qu'il aura effectivement délivrés. L'Imprimerie nationale est en effet « seule autorisée », en application de l'article 2 de la loi précitée et du décret n° 2006-1436 du 24 novembre 2006 pris pour l'application de cet article, « à réaliser les diplômes [...] nationaux délivrés par l'État » selon des procédés sécurisés en utilisant « dans la réalisation des documents, de procédés techniques destinés à empêcher les falsifications et les contrefaçons ». Les établissements qui utilisent le logiciel Apogee (Application pour la gestion des enseignements et des étudiants) peuvent procéder à une édition automatisée des diplômes.
11) Délivrance de duplicata
Toute personne peut demander que soit établi un duplicata de son diplôme si le document original a été détruit, perdu ou volé. Quelle que soit l'origine de la perte, du vol ou de la destruction, l'intéressé doit présenter toutes pièces justificatives officielles permettant de vérifier la validité de la demande (déclaration de sinistre, récépissé de plainte, déclaration sur l'honneur, etc.). Seuls le ou les établissement(s) qui ont délivré le diplôme original sont habilités à remettre un duplicata qui est établi sur l'imprimé officiel dans les mêmes formes que l'original et affecté d'un nouveau numéro. Il convient de viser les textes en vigueur au moment de l'obtention du diplôme. La mention « duplicata » apparaît sur le diplôme et une comptabilité des duplicata est tenue à jour par chaque établissement. En cas d'accréditation conjointe il appartient à l'établissement où le diplômé a été inscrit administrativement de délivrer le duplicata.
12) Supplément au diplôme
La délivrance du « supplément au diplôme », présentant le contenu de la formation et les compétences acquises est obligatoire pour tous les diplômes conformément à l'article D. 123-13 du code de l'éducation. Ce document permet une meilleure lisibilité des formations et des diplômes à l'attention en particulier des employeurs et facilite la mobilité de l'étudiant d'un établissement à l'autre, tant au niveau national qu'international. Il est délivré en même temps que le diplôme. Une traduction de ce document dans une langue étrangère est fortement recommandée.
13) Validation des acquis de l'expérience
Les diplômes peuvent être délivrés au titre de la formation continue par la procédure de validation des acquis de l'expérience dans les conditions fixées par les articles R. 613-32 à R. 613-37 du code de l'éducation, repris dans les visas.
14) Réédition du diplôme en cas de modification de l'état civil des diplômé(e)s
Certains titulaires de diplômes bénéficient d'une modification de leur état civil ultérieurement à l'obtention du ou des diplôme(s). L'article 100 du code civil prévoit que « toute rectification judiciaire ou administrative d'un acte ou jugement relatif à l'état civil est opposable à tous ». En outre, la délivrance d'un diplôme par un établissement d'enseignement supérieur est attachée à la personne, et non à son état civil. En conséquence, toute personne ayant bénéficié d'un changement d'état civil (nom(s), prénom(s), sexe, etc.) peut demander la délivrance d'un diplôme conforme à son nouvel état civil. La personne doit fournir toute pièce justificative de ce changement à l'établissement qui a délivré le diplôme original.
L'établissement établira alors un duplicata.
15) Nom d'usage
La circulaire n° 2011-1026 du 25 novembre 2011 relative à l'utilisation des éléments d'état civil précise les principales règles d'attribution du nom et celles relatives à l'usage des civilités.
À la seule demande d'un étudiant, son nom d'usage peut être ajouté sur le diplôme à côté de son nom patronymique. En application des dispositions de l'article 43 de la loi n° 85-1372 du 23 décembre 1985 relative à l'égalité des époux dans les régimes matrimoniaux et des parents dans la gestion des biens des enfants mineurs et des circulaires du Premier ministre du 26 juin 1986 et du 4 novembre 1987 prises pour sa mise en œuvre, toute personne majeure peut demander à l'administration de faire mention sur tout document administratif, à côté du nom patronymique, d'un nom d'usage (le nom de celui de ses parents qui ne lui a pas transmis le sien). Seuls les documents d'état civil, compte tenu de leur nature juridique, échappent à cette règle (registre d'état civil, livret de famille). A l'égard des mineurs, cette faculté est mise en œuvre par les titulaires de l'exercice de l'autorité parentale. Pour les personnes majeures, la faculté d'adjonction s'opère par la seule manifestation de leur volonté et sur production de toute pièce justifiant du droit d'usage (copie ou extrait d'acte d'état civil, photocopie du livret de famille, carte nationale d'identité, etc.).
Enfin, à la suite d'un divorce, l'un des époux peut conserver l'usage du nom de l'autre, soit avec l'accord de celui-ci, soit avec l'autorisation du juge, s'il justifie d'un intérêt particulier pour lui ou pour les enfants.
16) Retrait des diplômes
Les diplômes sont considérés par la Commission d'accès aux documents administratifs comme des documents couverts par le secret de la vie privée au sens du II de l'article 6 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 modifiée portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public et ne sont communicables qu'aux intéressés (avis n° 20060579 du 2 février 2006). Toutefois, la remise à un tiers de documents se rapportant à une autre personne et couvert par le secret de la vie privée est possible à condition de produire un mandat exprès de la personne intéressée. Ainsi, la remise du diplôme à un tiers, porteur d'une procuration, est autorisée sous réserve de respecter un certain formalisme afin d'encadrer la procédure de délivrance du document (élaboration d'un formulaire-type de procuration par l'autorité administrative, présentation d'une pièce d'identité pour le tiers et d'une photocopie de la pièce d'identité du diplômé).
17) Signature des diplômes par une griffe pour un établissement d'enseignement supérieur et le recteur d'académie
En lieu et place d'une signature classique, une griffe peut être apposée sous la forme d'un tampon sur les diplômes.
18) Jury rectoral
Lorsque, pour l'obtention d'un diplôme national, les conditions dans lesquelles sont contrôlées les connaissances et aptitudes des étudiants d'établissements d'enseignement supérieur privés qui poursuivent des études conduisant à des diplômes nationaux sont arrêtées par le recteur d'académie, c'est ce dernier qui délivre seul le diplôme. L'établissement dans lequel l'étudiant est inscrit apparaît sur le parchemin mais non dans les visas. Le modèle présenté en annexe concerne la licence mais est à décliner selon les diplômes considérés. Voir le texte entier dans le Bulletin officiel n°16 du 16 avril 2015.
Recherche de textes réglementaires parus au B.O. et au J.O.  du M.E.N.E.S.R.
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• les références des textes parus au B.O. ou au J.O. après 1987
• l'intégralité  des textes s'ils sont postérieurs à juillet 1989 pour le B.O. et à juillet 2003 pour le J.O.

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