OPCABAIAMise en place d'une charte qualité à destination des organismes de formation
OPCABAIA est engagé dans le contrôle de la qualité des prestations délivrées par les organismes de formation qui sollicitent ses financements. Cette démarche s’inscrit dans les objectifs et les critères définis par le décret d’application ‘relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle continue’.
Cette charte a pour objectif de préciser l’organisation des relations envers tout organisme de formation bénéficiant d’un financement d’OPCABAIA.
Les moyens de contrôle décrits, visent à s’assurer de l’utilisation des fonds gérés, conformément au financement accordé, dans le respect des dispositions légales et règlementaires.
L’organisme de formation s’engage à fournir à OPCABAIA les informations nécessaires à l’identification de son activité et de ses interlocuteurs et à informer OPCABAIA en cas de modifications.
LES ENGAGEMENTS DE L’ORGANISME DE FORMATION
Il informe également l’OPCA d’éventuelles certifications Qualité obtenues et tient à disposition les pièces justificatives.
L’Organisme de formation devra en permanence s’assurer de l’existence d’un environnement favorable au développement des compétences des bénéficiaires de sa prestation, quel que soit la modalité pédagogique (formation à distance, présentiel…) et l’intervenant.
Pour chaque formation, il devra donc fournir à l’OPCA ou directement au client, les documents nécessaires à la constitution du dossier, suivre la participation aux actions réalisées et mettre en place des modalités d’évaluation.
LES CONTROLES ET ENQUETES
La mission de l’OPCA consiste à vérifier que les formations se sont déroulées dans les conditions prévues à l’acceptation du dossier et dans le respect de la loi et des conventions.
Les champs des contrôles concernent :
- La qualité pédagogique (conditions d’apprentissage…) ;
- La conformité par rapport aux objectifs initiaux de la formation ;
- Les coûts engagés au regard de la convention ;
- La satisfaction de l’entreprise commanditaire.
Les contrôles porteront sur les documents fournis et en cas de doute, l’OPCA se réserve la possibilité de demander des pièces complémentaires à l’organisme de formation.
Ces contrôles, dont l’énumération n’est pas limitative, pourront être réalisés en amont, pendant ou après la prestation, sur décision de l’OPCA.
L’OPCA se réserve également la possibilité de mener des enquêtes de satisfaction auprès de l’entreprise commanditaire et des stagiaires.
LES MESURES DE SANCTIONS
En cas de non-respect à ses obligations, l’organisme de formation s’expose aux sanctions suivantes, cumulatives entre elles, selon le manquement observé :
- Demande de remboursement en tout ou partie des financements accordés ou suspension des versements dans l'attente d'une régularisation de la situation constatée dans l'entreprise ;
- Refus de financement ultérieur pour une durée à déterminer et, en tout état de cause, jusqu'à ce que l'entreprise présente des garanties suffisantes au regard des faits constatés ;
- Contrôle approfondi des dossiers financés au cours des trois années précédentes ;
- Suivi renforcé durant une période probatoire qui ne peut être inférieure à un an ;
- Information de l'Administration chargée du contrôle de la formation professionnelle en cas de non-respect de la réglementation ;
- Information du Procureur de la République si les faits constatés sont susceptibles de constituer une infraction pénale.
Dans tous les cas de figure, en cas de manquements constatés, l’organisme de formation en sera informé par écrit et aura un délai de 30 jours pour faire part de sa réponse.
A l'issue de ce délai, l'examen des dossiers susceptibles d'être sanctionnés est effectué. Si une sanction paraît justifiée, le dossier, avec ses conclusions motivées, est transmis au conseil d'Administration. Si une décision de sanction est prise, l'entreprise est informée par écrit de sa nature et de ses motifs.
L’OPCA s’engage à la discrétion d’usage à ces situations.