1 novembre 2013

Le plan de formation rassemble les actions de formation, de bilans de compétences et de validation des acquis de l’expérience (VAE) définies dans le cadre de la politique de gestion du personnel de l’entreprise. Son élaboration est assurée sous la responsabilité pleine et entière du chef d’entreprise, après consultation des représentants du personnel.

L’élaboration du plan de formation

Pour élaborer son plan de formation, l'employeur peut s’appuyer sur :

• les priorités de l’entreprise et l’évaluation des besoins en formation qui en résultent,
• les demandes de formation des salariés, recueillies soit lors des entretiens professionnels annuels, soit par le biais des représentants du personnel.

à noter : parmi les besoins recensés, il convient de repérer les actions de formation pouvant faire l’objet d’une période de professionnalisation et/ou d’un exercice du DIF (droit individuel à la formation), pouvant être financés en totalité ou partiellement par une autre contribution. 

• Quelles actions de formation relèvent du plan de formation ?
  Depuis la loi du 24/11/2009, les actions de formations sont classées en deux catégories (au lieu de trois). Elles renvoient à des modalités de départ en formation et de rémunération différentes. Il n’existe aucune obligation de prévoir un plan de formation incluant systématiquement ces deux catégories : le plan peut n’en contenir qu’une A l’employeur de définir le classement des actions dans l’une ou l’autre des catégories, en fonction de ses objectifs et des besoins des salariés. Cette catégorisation doit faire l’objet d’échanges avec les représentants du personnel et de négociations avec le salarié.

• Le versement de la contribution plan de formation
• Les principes de financement
• Les conditions et les modalités de prise en charge
• Comment constituer un dossier de remboursement ?

Une action de formation professionnelle doit être réalisée conformément à un programme préétabli en fonction d’objectifs déterminés pour que son coût puisse être déduit de votre obligation légale en matière de financement de la formation professionnelle.
Elle peut recouvrir diverses formes :

• Stage traditionnel « présentiel »,
• Formation ouverte et/ou à distance (FOAD),
• Formation modulaire,
• Formation s’effectuant pour une partie en activité au poste de travail, etc.

A qui s'adresse-t-elle ?

• Uniquement aux salariés de l’entreprise,
• En sont exclus les apprentis, intérimaires, dirigeants non salariés, demandeurs d’emploi en stage, sous traitants, clients, fournisseurs, stagiaires scolaires ou universitaires…
• A cette règle générale, il existe des exceptions portant sur certaines catégories de personnel :
  • Les bénévoles : la réglementation précise que, pour être imputable, la formation suivie par un public de bénévoles doit avoir un lien avec l’exercice de leurs responsabilités dans le mouvement associatif, coopératif ou mutualiste. Par conséquent, les bénévoles qui ne remplissent pas ces conditions sont exclus d’une quelconque prise en charge.
    (Sources : art. L.6331-20 du Code du travail)
  • Le personnel mis à disposition : l’employeur est tenu d’assumer lui-même les dépenses de formation du personnel qu’il met à disposition d’une autre structure dès lors que ce personnel continue à être rémunéré par lui.
    Exemple : les associations relevant de l’animation culturelle, professeurs de musique, de danse... de l’Education nationale mis à disposition d’une association.

A quels critères une action de formation doit-elle répondre pour être prise en charge ?

Pour être prise en charge sur les fonds de la formation professionnelle continue, l'action doit répondre aux conditions d’imputabilité fixées légalement.
C’est pourquoi Uniformation, garant du respect de la réglementation, vérifie que l’action en question est bien imputable sur les fonds de la formation professionnelle continue avant de procéder à son remboursement. Certaines actions posent des problèmes spécifiques d’imputabilité et/ou répondent à des règles particulières. Elles doivent donc systématiquement faire l’objet d’une vérification préalable à leur mise en œuvre.

• 4 critères réglementaires
  • Des objectifs pédagogiques déterminés préalablement,
  • Un programme permettant de définir la progression utilisée pour atteindre les objectifs visés,
  • Des moyens pédagogiques et d’encadrement,
  • Un dispositif de suivi du programme et d’appréciation des résultats,
• Des documents justifiant son déroulement
  • Convention de formation et son annexe pédagogique –ou, en leur absence, facture ou bon de commande précisant l’intitulé de l’action de formation, sa nature, sa durée, ses effectifs, ses modalités de déroulement et de sanction, ainsi que son coût et les contributions financières de prise en charge,
  • Facture originale du coût pédagogique,
  • Attestation de présence des stagiaires...
• Un organisme de formation déclaré auprès de la préfecture de région.

• Actions de préformation et de préparation à la vie professionnelle,
• Actions d’adaptation au poste de travail, liées à l'évolution ou au maintien dans l’emploi ou de développement des compétences des salariés,
• Actions de promotion (visant l’acquisition d’une qualification reconnue),
• Actions de prévention (visant à préparer le salarié à une mutation économique),
• Actions de conversion,
• Actions d’acquisition, d’entretien ou de perfectionnement des connaissances,
• Actions de formation continue relatives à la radioprotection des personnes prévues au Code de la santé publique,
• Actions de formation relatives à l'économie de l'entreprise,
• Actions de bilan de compétences (avec des règles particulières, notamment la nécessité de conclure une convention tripartite avec le salarié et un centre de bilan de compétences),
• Actions de validation des acquis de l’expérience (VAE) (avec des règles particulières, notamment la nécessité de conclure une convention tripartite avec le salarié et un organisme chargé d’accompagner le salarié),
• Participation à un jury d'examen ou de VAE (lorsque ce jury intervient pour délivrer des certifications professionnelles inscrites au répertoire national des certifications professionnelles),
• Actions de lutte contre l’illettrisme ou d’apprentissage de la langue française,
• Actions d’accompagnement, d’information et de conseil dispensées aux créateurs et repreneurs d’entreprises artisanales, commerciales ou libérales (Art. L6313-1 et suivants du Code du travail).

Certaines actions posent des problèmes spécifiques et/ou répondent à des règles particulières. Elles doivent systématiquement faire l’objet d’une vérification préalable à leur mise en œuvre :

• Les colloques, journées d’étude, séminaires*,
• Les formations à la sécurité (incendie,...),
• Les formations inférieures à une journée,
• Les actions intégrées à un projet d’entreprise ou d’établissement, une démarche qualité, une démarche d’accréditation et toute formation intégrée à une situation de travail (formation-action),
• Les actions de coaching, de conseil, de réponse aux obligations de certification,
• Les stages d’analyse de la pratique, les supervisions ou régulations d’équipe,
• Les formations internes,
• Les permis de conduire,
• Les cours par correspondance,
• Les bilans de compétences,
• L’évaluation des besoins de formation de l’entreprise,
• Les formations universitaires,
• Les formations à l’étranger,
• Les formations des représentants du personnel,
• Les formations ouvertes et/ou à distance,

* Les rémunérations des stagiaires participant à ce type d’action ne sont jamais prises en charge par Uniformation.
Si vous avez le moindre doute sur l’imputabilité d’une action, n’hésitez pas à consulter nos équipes régionales.

• Les actions d’information et de sensibilisation s’adressant à un large public hétéroclite,
• Les actions dont l’objectif est le soin thérapeutique ou le bien-être personnel, sans relation à un poste de travail,
• Les abonnements à des publications s’ils ne sont pas utilisés dans le cadre d’actions de formation proprement dites.

Attention ! Si vous avez le moindre doute sur l’imputabilité d’une action, n’hésitez pas à contacter vos interlocuteurs régionaux avant son démarrage, par téléphone ou par l’intermédiaire de la rubrique "votre situation".

Votre entreprise peut :

• Soit organiser elle-même la formation de ses salariés (formation interne),
• Soit faire appel à un prestataire extérieur.

Dans ce dernier cas :

• Vous devez conclure une convention de formation avec l'organisme de formation choisi. Ce dernier doit être déclaré auprès de la préfecture de région (et posséder un numéro de déclaration d’activité).
• A défaut de convention, un bon de commande ou une facture sont admis, dès lors que ce document, matérialisant l’achat de l’action précise l’intitulé de l’action, sa nature, sa durée, les effectifs concernés, ses modalités de déroulement et de sanction, son coût, le numéro de déclaration d’activité de l’organisme.

Dans le premier cas, une formation interne organisée par l’entreprise doit répondre à plusieurs critères (profil des formateurs, élaboration du programme de formation...) pour que les dépenses soient déductibles des fonds de la formation. Pour en savoir plus, contactez nos équipes régionales.

Tous les salariés de l'entreprise peuvent bénéficier d'actions de formation, mais selon leur situation certains d'entre eux relèvent de régimes particuliers.

Quels sont les salariés bénéficiaires ?

• La participation des entreprises au développement de la formation professionnelle continue est destinée au financement de prestations de formation au profit du personnel des entreprises, soit dans le cadre de leur plan de formation, soit dans le cadre du droit individuel à la formation (DIF), soit dans le cadre des congés de formation (congé individuel de formation, congé bilan de compétences, congé validation des acquis de l'expérience), soit dans le cadre de la période de professionnalisation, soit dans le cadre de la formation en dehors du temps de travail.
• Peuvent bénéficier d'actions de formation financées par les entreprises tous les salariés qu'elles emploient, quelle que soit leur ancienneté. Sont par conséquent exclus les personnels non titulaires d'un contrat de travail et par exception les apprentis. Les bénévoles peuvent bénéficier d'actions de formation sous conditions. (Art. R6331-21 et L6331-20 du Code du travail)

• Ne peuvent bénéficier d'actions de formation donnant lieu à dépenses déductibles de la participation :
  • L'employeur lui-même, si sa rémunération n'a pas le caractère d'un salaire (s'il est travailleur indépendant immatriculé en tant que tel auprès de l'Urssaf, il contribue au financement de sa propre formation, en versant à un FAF de non-salariés une contribution forfaitaire) ;
  • Les gérants majoritaires de SARL ;
  • Les gérants de sociétés en commandite par actions ;
  • Les gérants de sociétés en nom collectif ;
  • Les mandataires non salariés ;
  • Les collaborateurs non salariés de l'entreprise ou les prestataires de services dont elle s'assure le concours ;
  • Les demandeurs d'emploi en stage de formation prévoyant une période de formation en entreprise, car aucun contrat de travail n'est conclu avec l'employeur (en revanche, les demandeurs d'emploi titulaires de contrat de travail avec formation en alternance sont inclus) ;
  • Les salariés de l'entreprise dont le contrat de travail est rompu et qui bénéficient d'actions de conversion ;
  • Les apprentis sous contrat d'apprentissage avec l'entreprise et les étudiants ou élèves en stage dans l'entreprise, car ils n'ont pas à proprement parler de "contrat de travail" avec l'entreprise. De plus, les élèves, étudiants et apprentis relèvent des formations premières ou technologiques. Les dépenses liées à la formation des apprentis sont à prendre en compte au titre de la taxe d'apprentissage.
• Les entreprises de 10 salariés et plus peuvent toutefois s'acquitter, sous certaines conditions, de tout ou partie de leur solde, en participant au financement d'actions de formation en faveur de demandeurs d'emploi.

Régimes particuliers.

Rémunérations, dépenses de fonctionnement, dépenses de matériel ou d'équipement, frais divers… Vous pouvez imputer sur le budget de formation de votre entreprise un grand nombre de dépenses effectuées pour réaliser des actions de formation. Vous en trouverez le détail dans cette fiche.
Pour être imputables, ces dépenses doivent avoir été payées ou être dues au titre de l'année pendant laquelle se sont déroulées les actions de formation. Les dépenses doivent apparaître dans la comptabilité de l'entreprise.

Le coût pédagogique

Il s’agit de la facturation de ses prestations par l’organisme de formation.

Attention, ces dépenses doivent correspondre à une action de formation imputable (voir ce chapitre) et à des heures de formation intégralement suivies (c’est pourquoi en cas d’absence partielle du stagiaire, l’imputation de la dépense ne pourra concerner que les heures réellement effectuées).

La rémunération des stagiaires est-elle déductible ?

Chaque fois qu'un salarié suit une action de formation avec maintien de sa rémunération, ou avec indemnisation s’il part en dehors de son temps de travail, ces postes constituent une dépense déductible des fonds dédiés à la formation professionnelle.

De quels stagiaires s’agit-il ?

• Salariés envoyés en formation par leur employeur dans le cadre du Plan de formation (formation interne ou externe),
• Salariés bénéficiant d'une action de validation des acquis de l'expérience (VAE),
• Salariés bénéficiant d'un congé individuel de formation avec maintien de la rémunération par l'employeur, indépendamment des stages rémunérés par un organisme paritaire dans le cadre du congé individuel de formation (OPACIF),
• Salariés bénéficiant d'un bilan de compétences organisé par un organisme prestataire extérieur à l'entreprise.

Quels sont les éléments de la rémunération pris en compte ? 

• Montant brut des rémunérations, majoré des cotisations de Sécurité sociale à la charge de l'employeur et des charges légales assises sur ces rémunérations,
• Rémunérations versées au cours de l'année de participation,
• Cotisation accident du travail (AT) : le taux forfaitaire, fixé chaque année par arrêté ministériel, est applicable aux formations organisées à l'extérieur de l'entreprise par un organisme de formation externe (pour 2010, taux fixé 3,70 %).

Comment déterminer le montant des rémunérations imputables ?

Deux méthodes de calcul sont possibles :

• Salaires effectivement versés pendant le stage : il s’agit des salaires effectivement perçus par le salarié absent de son poste de travail pour le nombre d’heures passées en formation, exclusion faite de toutes primes ou autres versements (congés payés, 13ème mois, prime de bilan, etc.) correspondant à une période plus longue que la durée du stage.
• Salaire théorique (fraction de la rémunération annuelle) : il s’agit de la rémunération annuelle (figurant sur l'imprimé de déclaration annuelle des données sociales DADS 1, comprenant les primes et avantages divers) d'un salarié. La formule de calcul est la suivante : nombre d'heures de stage effectuées (temps de transport non compris) / nombre total d'heures rémunérées dans l'année.

Qu’est-ce qu’une allocation de formation ?

L’allocation de formation est versée par l’employeur au salarié lorsque celui-ci suit une formation organisée en dehors du temps de travail, dans le cadre de l’un des trois cas suivants :

• Actions de développement des compétences (plan de formation),
• DIF (sauf en cas de désaccord sur l’action demandée par un salarié nouvellement embauché, au titre des droits acquis chez un précédent employeur),
• Période de professionnalisation.

Quel en est le montant ?

• 50 % de la rémunération nette de référence du salarié concerné multiplié par le nombre d’heures de formation suivies en dehors du temps de travail.
• Le calcul s’effectue de la sorte : total des rémunérations nettes versées au salarié au cours des 12 derniers mois précédant le début de la formation / nombre total d'heures rémunérées au cours de ces mêmes 12 derniers mois.

Attention : Salariés au forfait jours : rémunération nette annuelle versée au salarié /151,67 heures x (nombre de jours de la convention individuelle de forfait /217) x 12 mois.

Quand est-elle versée ?

• L’allocation est versée au plus tard à la date normale d’échéance de la paie du mois suivant celui au cours duquel les heures de formation hors temps de travail ont été suivies.
• Chaque année l’employeur remet au salarié, avec le bulletin de paie, un document retraçant l’ensemble des heures de formation effectuées hors temps de travail et des versements de l’allocation de formation afférente.

Rappel : L’allocation n’est pas considérée au sens de la Sécurité sociale comme une rémunération. Elle est par conséquent exonérée des cotisations sociales patronales et salariales ; elle est exclue de l’assiette de la CSG et CRDS ; elle est imposable au titre de l’impôt sur le revenu des personnes physiques.

• La rémunération du personnel concourant à la formation
• Les dépenses de fonctionnement
• Les dépenses d’équipement
• Dépenses de transport et d’hébergement