Consultez le rapport d'activité 2011 de l'AgenceL’Agence publie son rapport d’activité pour l’année 2011. Il a été présenté au conseil d’administration du 28 mars 2012. Télécharger "Le rapport d'activité 2011 de l'Agence de Mutualisation des Universités et des Etablissements".
Louis Vogel, Président de l’Amue, Président de la CPU et de l’université Panthéon-Assas

L’effort de mutualisation entre les établissements que nous avons engagé et voulons poursuivre et amplifier, est indispensable pour améliorer la qualité des services que nous apportons aux étudiants et aux personnels de nos universités. Il est aussi nécessaire pour maîtriser nos coûts, grâce à l’acquisition en commun de solutions et le partage de bonnes pratiques. L’Agence de mutualisation des universités et établissements (Amue) est l’instrument qui permettra de fédérer ces synergies car ses compétences sont en adéquation avec les besoins de nos adhérents. Je salue le soutien financier du gouvernement au plan stratégique de l’Agence, car seule la mutualisation permettra aux établissements de faire face aux nouveaux défis, responsabilités et compétences élargies auxquels nos établissements sont confrontés, et de mieux remplir, collectivement, nos missions de service public.
Avec l’autonomie de gestion accrue des établissements d’enseignement supérieur et de recherche, la question du partage de l’expérience et de l’expertise devient centrale. L’accès aux meilleures pratiques détermine l’efficacité et la capacité à dégager des marges de manoeuvre. Le corolaire naturel et indispensable de l’autonomie de gestion est ainsi la coopération et le partage des éléments qui permettent d’améliorer la performance et d’accéder à l’innovation.
En 2011, grâce à un partenariat avec la CPU et la CDC, les adhérents de l’Agence ont pu exprimer leurs attentes, et nous avons pu les comparer aux dispositifs de mutualisation en place dans diff érents pays, et en France dans d’autres secteurs d’activités. Le nouveau plan stratégique de l’Amue se veut ainsi plus complet, autour de trois axes de développement complémentaires. Le développement des systèmes d’information continue à faire l’objet d’une forte attente mais les établissements ont désormais pris conscience qu’il fallait associer à cet objectif une réelle capacité d’analyse de l’organisation et des processus, et surtout un accompagnement décidé du changement, notamment par un eff ort inédit de formation des personnels administratifs et techniques.
Dans les nombreux changements en cours, le rôle accru d’opérateur de recherche joué par les universités et établissements n’est pas le moindre. L’adhésion de l’INSERM et de l’IRD, et le partenariat avec le CNRS, entre autres, étendent désormais à la gestion des activités de recherche une coopération universités/organismes visant à « rendre du temps de recherche aux chercheurs ». Mais l’Amue doit également rénover ses méthodes: mieux respecter les diff érences entre établissements, être plus à l’écoute, être plus réactive, et être davantage transparente: expliquer ce qu’elle va faire dire ce qu’elle a fait.
Claude Ronceray, Directeur de l'Amue

Ce premier rapport d’activité de l’Amue vous rend témoin que l’ensemble des équipes internes ont à coeur d’y répondre au mieux des moyens que vous avez bien voulu leur confier. Ce rapport montre aussi que l’Amue est le support de solidarités d’établissements à établissements.
Evoluer & accélérer

Dans des systèmes où les acteurs sont très autonomes, la question de la mutualisation est centrale. De ce point de vue, l’Amue est l’acteur clé s’agissant de l’enseignement supérieur. Elle a établi un plan stratégique ambitieux et je suis prêt à soutenir fi nancièrement son développement. Je vais travailler avec la Caisse des Dépôts pour voir comment fi nancer et recapitaliser l’Amue. Ce sera également l’un de mes grands chantiers pour 2012. Laurent Wauquiez, Ministre de l’enseignement supérieur et de la recherche
Dans un environnement institutionnel en pleine mutation, l’année 2011 a été celle de la transition pour l’Amue. La nouvelle équipe dirigeante de l’Agence s’est concentrée sur un pilotage interne accru et un resserrement du lien avec la Conférence des présidents d’université (CPU). Ainsi, l’Amue et la CPU, en partenariat avec la Caisse des Dépôts, ont engagé une réflexion sur l’évolution nécessaire de l’Agence. Un travail détaillé d’analyse de ses potentiels et de ses faiblesses a été conduit, ainsi qu’un large audit sur les attentes des adhérents et les pratiques en matière de mutualisation en France et à l’étranger, dans le secteur de l’enseignement supérieur et au-delà. Enrichie de ces enseignements et forte des demandes de ses membres, l’Amue a défini une offre de mutualisation élargie et renouvelée, au travers d’un plan stratégique ambitieux, au service de la performance et de l’innovation.
3 questions à Jean-Richard Cytermann, Coordonnateur du groupe enseignement supérieur à l’IGAENR.

En quoi l’accord-cadre « conduire un audit organisationnel (A2OF) » mis en place par l’Amue s’inscrit dans la suite des travaux du guide de l’IGAENR sur l’optimisation des fonctions support?

L’accord-cadre est un excellent moyen de diffusion de l’action entreprise par l’IGAENR avec quelques universités pilotes. Le guide d’audit des fonctions support réalisé à cette occasion est la référence que vont utiliser les différents consultants retenus dans le cadre de l’accord-cadre. Il aurait été difficile pour l’IGAENR d’accompagner tous les établissements qui souhaitaient s’engager dans cette démarche. L’accord-cadre permet aux établissements de bénéficier d’un tel accompagnement. Il permet de professionnaliser l’accompagnement des établissements à travers des relations mieux organisées entre le pôle de contractualisation, l’Amue et l’IGAENR, dont les travaux dans ce domaine n’ont de sens que s’ils sont utilisés, avant tout, par les établissements eux-mêmes.
Quelle est l’importance de l’optimisation des formations support pour les établissements? Quel travail commun avec l’Amue sur ce sujet?

Dans un contexte où les responsabilités exercées par les universités ne cessent de grandir et où le contexte budgétaire est sous tension, il est primordial que les établissements utilisent leurs moyens, et notamment leurs ressources humaines, avec le plus d’effi cacité possible. Il est important que les établissements ne consacrent pas au fonctionnement de leurs fonctions support plus de moyens qu’il n’est nécessaire, car cela se ferait au détriment des activités coeur de métier que sont la formation et la recherche. L’optimisation des fonctions support doit permettre d’améliorer la qualité des services rendus aux étudiants et aux enseignants-chercheurs. L’Amue est ici pleinement dans son rôle de diffusion des bonnes pratiques, tandis que l’IGAENR, de par sa bonne connaissance des établissements et des métiers de la gestion, peut apporter son appui méthodologique et un accompagnement qualitatif.
Quelle sera, selon vous, l’évolution des fonctions support dans les 5-10 prochaines années?

A court ou moyen terme, on va vers une mutualisation des fonctions support entre établissements d’enseignement supérieur mais également entre ces derniers et les organismes de recherche afin de constituer des services d’administration de la recherche mutualisés compétents et efficaces. Au-delà des aspects économiques, ce qui est en jeu c’est l’amélioration de la qualité du service rendu et la simplification de la gestion des établissements et de leurs unités de recherche pour les enseignants-chercheurs et les chercheurs. De ce point de vue, la réussite des expériences en cours, comme la création d’une plateforme de services partagés à Strasbourg, sera déterminante.
3 questions à Carine Guillebaud, Consultante conduite du changement à l'Amue du SI dans les établissements, en quoi cette étape est nécessaire?
Les projets informatiques sont par nature au coeur des structures et provoquent, lors de leur mise en oeuvre, une modifi cation des processus métier et des pratiques des utilisateurs. Ainsi, la réussite d’un projet passe impérativement par la bonne prise en compte du facteur humain. La conduite du changement vise donc à faciliter l’acceptation des changements induits et à réduire les facteurs de rejet.
Quelles sont les principales difficultés?
Les diffi cultés d’un projet de changement peuvent concerner les personnes ou l’établissement: angoisse vis-à-vis des nouveaux systèmes, évolution des périmètres de responsabilité, surcharge de travail des équipes, manque de vision et de compréhension des enjeux. Avec des outils d'analyse, des méthodes et une démarche pour anticiper et préparer le changement, les pilotes d'une opération de changement se dotent des moyens pour réussir.
Comment l’Amue travaille-t-elle avec les établissements?

A l’Amue, nous intervenons en lien avec les équipes projet des établissements, via trois grands leviers: l’accompagnement, la formation, et la communication. Concernant l’accompagnement, nous agissons sur le suivi du projet, mettons à disposition un kit de déploiement, et assurons une assistance au démarrage. Sur la formation, nous accompagnons la montée en compétences des équipes sur la gestion de projet, la pédagogie, le logiciel, ainsi que sur les aspects métier. Enfin, nous sommes au plus proche des équipes en établissements grâce à des outils de communication et des échanges réguliers. Par exemple, avec le produit Sifac, c’est un ensemble d’outils et de prestations que l’Amue a proposé aux établissements. Pour chaque établissement pilote, l’Agence a mis en place un contact personnalisé grâce à une cellule dédiée à la conduite du changement qui s’est déplacée dans chacun des sites. Des téléconférences ont été régulièrement tenues. Une documentat ion a été livrée, en particulier des manuels et supports d’utilisation et une base de formation contenant des exercices pré-chargés. Enfin, en parallèle de ce dispositif, l’Amue a constitué un centre de compétences afin de pouvoir offrir un support le plus réactif possible aux établissements, notamment pour les phases de démarrage. Cependant, la demande est forte et bien que la méthodologie soit complète, la présence de l'Amue est à renforcer. Le plan stratégique a intégré ce besoin, ainsi que les investissements humain et financier qui en découlent. Demain, nous serons encore plus présents aux côtés des établissements.
Prisme: objectifs, perspectives et bénéfices

Le projet Prisme (Progiciel de Référentiel Intégré des SI Mutualisés des Etablissements) vise à construire un référentiel de données partagées qui permette aux établissements d’optimiser leur système d’information en lui apportant cohérence, unicité, partage, fiabilité et qualité des données.
Prisme a pour vocation de devenir notamment le dispositif de gestion des données de référence du SI des établissements pour ses principaux référentiels: référentiel des personnes (incluant les personnes ressources, les étudiants, les usagers…), référentiel des structures organisationnelles, référentiel des locaux, référentiel des tiers, référentiel des nomenclatures. Ce nouvel outil est conçu pour répondre à l’hétérogénéité des SI des établissements disposant de logiciels divers qu’ils soient ou non proposés par l’Amue. Cette aptitude à interopérer avec l’ensemble des composants des SI se combine avec une capacité à construire un référentiel interétablissements permettant un partage accru des données de référence. Une première version de Prisme a été construite en 2009 et 2010 sur la base de produits Open Source et en développement collaboratif avec quelques établissements. A cette occasion des tests ont confi rmé que Prisme était en capacité d’interopérer avec Cocktail.
L’Amue travaille, depuis fin 2010, avec un groupe d’experts d’établissements, l’ADSI et le CSIESR, pour rechercher les meilleurs partenaires permettant d’industrialiser le projet:
● d’une part, un nouveau progiciel de gestion des données de référence (dit Master Data Management) permettant de remplacer l’outil Open Source dont la pérennité n’est plus garantie;
● d’autre part, un intégrateur ayant pour mission la construction des versions successives de Prisme et son déploiement industriel.
Ce projet est le premier d’ampleur nationale porté par un éditeur (Amue) vers une centaine de SI hétérogènes et autonomes. Il devra, à terme, traiter de l’ensemble de la problématique du partage des données dans le SI des établissements.
3 questions à Nicolas Sekkaki Directeur général de SAP France En 2011, une centaine d’établissements d’enseignement supérieur a mis en oeuvre le logiciel Sifac pour le domaine de la gestion financière et comptable: quel bilan en faites-vous?

Les deux enjeux à l’origine du projet Sifac étaient d’équiper les établissements d’une solution moderne en matière de gestion et d’accompagner l’autonomie financière des universités.
Aujourd’hui, on peut affirmer que ces enjeux ont été adressés et que les établissements ont un système d’information de gestion efficace et pérenne.
D’un côté, l’Amue a su gérer un déploiement technique: près de 100 installations; 15 000 utilisateurs partagent une même communauté de pratiques. Au-delà de la diversité de tailles et de spécialisations des établissements, Sifac constitue un système d’information capable de s’adapter au contexte et permet d’étendre son périmètre fonctionnel. De l’autre côté, chaque établissement a su accompagner la formation de ses agents dans une nouvelle façon de travailler. Sifac constitue donc un exemple réussi sur deux axes: accompagner la transformation et réussir un projet de mutualisation.
Il nous semble maintenant important de capitaliser sur cette plateforme et sur cette expertise, et d’envisager les extensions possibles: gestion du patrimoine, gestion de la recherche, pilotage et pourquoi pas, le déploiement d’un système intégré sur plusieurs domaines fonctionnels…
Ces établissements ont choisi d’appuyer la gestion des laboratoires de recherche sur le produit SAP, touchant ainsi une large population d’utilisateurs. Le sujet de l’ergonomie (capacité à simplifier au maximum les écrans, via le standard SAP) devient donc prépondérant: quelle réponse pouvez-vous apporter à cette communauté en la matière?

Depuis plus de 5 ans, SAP investit de façon significative dans l’amélioration de l’usage de ses applications. Il faut considérer l’usage des applications avec trois axes clefs: l’accessibilité, l’ergonomie, l’esthétique. En termes d’accessibilité, SAP propose depuis de nombreuses années les interfaces utilisateurs via un simple navigateur web.
L’Amue a organisé en novembre dernier un club utilisateurs vous donnant accès à des retours d’expérience concrets de cette communauté, qu’en avez-vous retiré?

Plusieurs collaborateurs SAP ont participé et animé des ateliers lors de cette journée. Nous avons ainsi rencontré les utilisateurs de l’application et pu recueillir leurs remarques et souhaits par rapport à la solution. Nous avons pu mesurer la richesse mais aussi la disparité dans l’adressage de processus particuliers, comprendre la diversité des protocoles de mise en oeuvre, et aussi partager sur d’autres retours d’expérience.
Les actions que nous avons décidé d’entreprendre en commun sont nombreuses: la présentation de la gestion de portefeuilles-projets dans un contexte immobilier, un atelier dédié à la gestion du patrimoine dans le contexte universitaire, une collaboration pour la diffusion des nouveautés applicatives SAP et une réflexion sur leur mise en oeuvre dans le contexte Amue, la construction d’un démonstrateur « Pilotage interactif dans un contexte de mobilité (iPhone, iPad…) », dans une dynamique de co-innovation. Enfin, notre participation est déjà actée pour la prochaine édition du club.
ROF Références de l’Offre de Formation

ROF - sites pilotes : Aix-Marseille Université, université Reims Champagne-Ardenne, université Montpellier 2, université de Poitiers
21 avril 2011 : livraison de l’outil en établissement
2 décembre 2011: Aix-Marseille Université (70 000 étudiants) publie son offre de formation à partir du ROF.
En avril 2011, le projet Références de l’Offre de Formation a démarré en phase pilote complétant la gamme de l’Amue par l’ajout d’une brique « gestion de l’offre de formation ». La finalité de ce produit est d’optimiser l’insertion professionnelle de l’étudiant grâce à une offre de formation adaptée au marché de l’emploi aux niveaux national et international.
Au-delà des aspects techniques liés à l’implantation d’un nouvel outil, l’Amue a renforcé sa présence auprès des sites pilotes, en proposant un accompagnement de la conduite du changement (production d’un guide méthodologique) et des préconisations d’actions de communication afin de soutenir la dimension organisationnelle qu’implique la mise en place d’un référentiel. Ainsi, les établissements pilotes appréhendent le produit comme un vecteur de mise en qualité de leur offre de formation.
Parallèlement, dans le cadre de la phase de candidature des sites pour devenir pilotes, l’Amue a réalisé une enquête afin de mieux connaître les établissements, comprendre leurs attentes vis-à-vis du ROF, évaluer leur motivation à devenir pilotes, savoir s’ils ont mené une première réfl exion sur l’implantation du ROF et l’organisation interne qu’ils envisagent.
3 questions à Alain Fuchs, Président du CNRS
Quels sont les enjeux du protocole de travail commun signé avec l’Amue et la CPU?

Les enjeux sont stratégiques. Ils consistent à donner à l’accord-cadre CNRS-CPU du 4 novembre 2010, une déclinaison concrète en termes de développement d’outils de gestion partagés entre le CNRS et les universités. Nous devons proposer à l’ensemble des unités de recherche un service fondé sur les meilleures pratiques de chacun des établissements, quel que soit le gestionnaire, et de conforter ainsi le co-pilotage scientifi que des UMR. Nous devons apprendre à travailler régulièrement ensemble pour apporter les meilleures réponses aux attentes des unités de recherche et développer des partenariats fondés sur une confiance réciproque et un savoir-faire reconnu. Enfin, le dernier enjeu que je vois, est de faciliter la mise en place de vraies politiques scientifiques de site portées par le CNRS et les établissements d’enseignement supérieur, dans le cadre de l’actuelle émergence de futures grandes universités de formation et de recherche en France, capables d’assurer leur visibilité et leur attractivité à l’échelle internationale.
Quelle est l’importance du travail commun avec l’Amue?

Il est considérable: 8 groupes de travail ont été mis en place, une quinzaine d’universités et d’EPST sont présents dans ces groupes ainsi que des représentants d’unités de recherche. Il y a eu environ 35 réunions de travail au cours de l’année 2011 et de l’ordre de 120 participants à ces réflexions. Mais je retiendrai principalement la volonté de tous les acteurs cités de « dépasser leurs frontières » pour développer de nouvelles relations de travail fondées sur la confi ance réciproque et le partage des savoir-faire.
Quel bilan peut-on déjà tirer de cette mutualisation? Et quelles sont les perspectives?

Il est trop tôt pour parler de bilan, si ce n’est au niveau des comportements: 2011 a été en effet une année-clé qui a permis de développer de vrais « reflexes de partenariat » et de définir une méthodologie de travail partagé au profit des unités de recherche. S’agissant des perspectives de la mutualisation, je dirais que nous atteindrons les objectifs fixés si nous réussissons systématiquement à apporter aux unités de recherche les meilleures pratiques développées par chacun d’entre nous, et des réponses uniques et simplifi ées aux nouveaux modes d’organisation et de financement de la recherche, dans le cadre de partenariats « gagnant-gagnant ».
3 questions à Amina Abdelmoumène, Consultante formations SI à l’Amue
Que retenir des séminaires et des formations logiciels en 2011?

L’année 2011 a été une année soutenue et marquée par la mise en place de plusieurs nouveaux modules de formation pour répondre aux besoins exprimés des adhérents, notamment en termes de montée en compétences. Cette année, l’Amue a répondu à deux objectifs majeurs: renforcer la professionnalisation des agents et diffuser des bonnes pratiques.
Comment s’est déroulé le travail commun avec les établissements?

L’Amue a, cette année encore, positionné les établissements au coeur de sa politique, en ayant le souci constant de répondre à leurs besoins spécifi ques, et en s’appuyant sur la richesse des compétences internes pour la constitution du réseau de formateurs. Notre démarche s’appuie sur une relation de confiance et passe par une écoute attentive de nos adhérents.
Quelle évolution de la demande prévoyez-vous pour 2012?

La demande sera sensiblement en augmentation. Le développement progressif de nos plateformes régionales de formation dès l’exercice 2012 aura des effets importants à la fois pour les agents et pour les établissements. En effet, les agents auront ainsi une solution efficace à leur besoin de formation et au plus près de leur résidence. Les établissements trouveront grâce à ce dispositif la possibilité de répondre à des besoins divers de formation, la capacité à former plus d’agents et pourront optimiser les frais pédagogiques et les frais de déplacement.
Télécharger "Le rapport d'activité 2011 de l'Agence de Mutualisation des Universités et des Etablissements".

Κατεβάστε "Δείτε το 2011 έκθεση δραστηριοτήτων του ΟργανισμούΤο 2011 έκθεση δραστηριοτήτων του Οργανισμού Συγκέντρωση των Πανεπιστημίων και Ιδρυμάτων".
Louis Vogel, Πρόεδρος της Amue, ο Πρόεδρος της CPU και το Πανεπιστήμιο Panthéon-Assas

Η επιμερισμό των προσπαθειών μεταξύ των θεσμικών οργάνων που έχουμε δεσμευτεί και θέλουν να συνεχίσουν και να επεκτείνουν, είναι κρίσιμης σημασίας για τη βελτίωση της ποιότητας των υπηρεσιών που παρέχουμε στους φοιτητές και το προσωπικό των πανεπιστημίων μας.
Είναι επίσης αναγκαίο να ελέγξει το κόστος μας μέσα από τις κοινές λύσεις απόκτηση και την ανταλλαγή βέλτιστων πρακτικών. Ο Οργανισμός συγκέντρωση πανεπιστήμια και ιδρύματα (Amue) είναι το μέσο που θα συλλάβει αυτές τις συνεργίες για την εμπειρία του να ανταποκρίνονται στις ανάγκες των μελών μας. Περισσότερα...