Suivi régional des parcours VAE

Plusieurs régions s’intéressent à un système d’information nouveau permettant d’obtenir des statistiques qualitatives sur la réalité des parcours de Validation des Acquis de l’Expérience.
L’approche consiste à récupérer de la part de certificateurs volontaires, l’ensemble des données concernant les parcours individuels des candidats, de les anonymiser, de les traiter pour obtenir des rubriques communes et d’en tirer les statistiques voulues. Ces opérations sont semi-automatisées grâce à l’extranet de Suivi Régional des Parcours VAE. Un rapprochement avec d’autres fichiers nominatifs permet d’enrichir les parcours des candidats.
Cette approche permet d’obtenir une représentation complète des parcours VAE dans une région. Elle autorise des traitements historiques (parcours passé du candidat). Elle limite l’investissement temps des certificateurs. Elle permet un suivi régulier dans le temps (exportations tous les 6 mois) et un accès direct aux données générales et à celles qui le concerne. Enfin, les données restent anonymes dès leur sortie du système d’information de chaque certificateur.
L'historique
La Validation des Acquis de l’Expérience est depuis 2002 en France, un droit individuel pour toute personne souhaitant obtenir un diplôme à partir d’une expérience professionnelle d’au moins trois années.
Dès 2002, les différents ministères certificateurs ont mis en place des statistiques quantitatives pour évaluer l’effectivité du dispositif. Cette approche ayant montré ses limites, une première expérimentation d’un suivi des parcours est lancée en 2005 entre quelques régions à partir de cohortes de candidats suivis individuellement par les certificateurs. A partir de 2006, le PRAO (CARIF Rhône-Alpes) met en place le premier suivi exhaustif des parcours VAE à l’aide d’un applicatif installé chez tous les certificateurs. Le dispositif est repris par plusieurs régions avec différentes modalités.
En 2009, la Direccte PACA prend l’initiative du développement mutualisé d’un outil informatique de suivi des parcours VAE reposant sur des logiciels libres. Le présent extranet est le résultat de ce travail.
Les objectifs
Le suivi individualisé des parcours VAE est un système d’information régional qui permet d’obtenir une vision complète, actuelle et détaillée de l’évolution des variables de la VAE dans une région à partir de l’exploitation directe des données dont disposent les certificateurs.
A partir d’une base de données régionale construite avec les éléments fournis par les certificateurs, le système génère l’ensemble des informations statistiques utiles aux acteurs de la VAE en termes de description, de pilotage et d’évaluation.
Par rapport au système statistique actuel, le suivi des parcours VAE vise trois objectifs principaux qui sont autant d’avantages exclusifs en termes d’économie de temps et de génération de connaissances nouvelles.
Reprise du système actuel d’information par totalisations annuelles
Le suivi des parcours permet de générer automatiquement l’ensemble des indicateurs descriptifs de la VAE produit chaque année par les CARIF.
Les données étant présentes dans la base de données régionale des parcours, ces indicateurs sont produits par l’application de routines de tri et de compilations qui sont pre-programmées dans l’outil de gestion du système.
Cette fonction permet d’économiser un temps important. Pour les certificateurs : le remplissage des tableaux de données à partir de compilations de leurs chiffres. Pour le CARIF, la collecte et l’exploitation des données par formulaires ressaisis et compilés.
Détermination de liens de causalité entre facteurs par application d’indicateurs explicatifs
La base de données des parcours contient l’ensemble des données de tous les candidats VAE de la région sur plusieurs années. L’échantillon ainsi constitué (impossible à réunir dans le système actuel) permet d’effectuer des tests de corrélation entre plusieurs facteurs.
On peut ainsi déterminer s’il y a un lien entre des variables de résultats (recevabilité, passage en jury, validation totale ou nulle, délais, abandons...) et des variables explicatives (âge, genre, statut, provenance géographique...).
Renseignements sur les suites du passage en Point Relais Conseil
Le dispositif permet de répondre à plusieurs questions concernant le suivi des PRC. Par exemple il permet de savoir parmi les candidats recevables ou passés en jury, combien proviennent d’un Point Relais Conseil et - parmi ceux là - combien avaient fait l’objet d’une recommandation vers la VAE. La base de données de suivi des parcours peut-être enrichie de la même manière par d’autres données émanant d’autres fichiers.
Suivi des délais des parcours VAE et entre chaque étape du parcours
Le système permet un suivi des délais des parcours VAE.
Pour chaque certificateur et pour l’ensemble de la région, le système propose de calculer les délais maximum, minimum, médian et moyen entre la décision initiale de jury et la décision de recevabilité ainsi que entre la décision de recevabilité et le dépôt du dossier de recevabilité par le candidat (quand ce dernier est renseigné).
Suivi des flux de candidats
Le Suivi des parcours permet d’évaluer précisément le nombre de candidats déclarés recevables et qui – sauf abandon - vont se présenter en jury. Cet indicateur permet d’anticiper le volume des jurys à organiser en fonction notamment de la date de recevabilité et du diplôme visé par le candidat. Il permet également de visualiser les délais en termes de validation.
Identification et suivi de populations particulières
Le fonctionnement
L’extranet Suivi des Parcours VAE est un outil destiné à accompagner la mise en œuvre du dispositif de Suivi régional des Parcours VAE.
Le dispositif de Suivi Régional des Parcours VAE : quelques règles de fonctionnement
Le suivi régional des parcours VAE repose sur quelques règles constitutives de base:
    * principe d’une mise en commun dans une base de données régionale des données des parcours des candidats par chaque certificateur après anonymisation et harmonisation de ces données.
    * accord des certificateurs pour participer au dispositif
    * faisabilité du dispositif pour chaque certificateur participant (données suffisantes sur les rubriques minimum de la base régionale; existence d’une base de données permettant la création d’un fichier d’export; droit de télécharger ce fichier sur un site web extérieur).
Ces éléments sont présentés et formalisés dans une convention de participation signée par chaque certificateur avec l’opérateur du dispositif.
La participation à l’extranet de Suivi des parcours VAE
L’extranet de Suivi des parcours VAE est un projet d’outil « full Web » qui fourni toutes les fonctionnalités nécessaires à la mise en œuvre du Suivi Régional des Parcours VAE dans une région donnée. Il est développé sur les logiciels libres aux sources ouvertes ce qui permet d’en rendre l’utilisation gratuite et libre pour les utilisateurs. Le coût d’utilisation ne comprend plus que les services d’accompagnement et de maintenance. De même, le logiciel peut être amélioré en permanence par tout développeur autorisé membres de la communauté des développeurs d’ADULLACT.
L’extranet est un outil mutualisé destiné à être développé, financé et utilisé par les régions et pour les régions. Celles-ci peuvent être soit « contributrices » : elles participent au développement et sont exonérées de maintenance pendant deux ans ; soit seulement « utilisatrices » : elles bénéficient gratuitement de l’outil développé au-delà d’un certain délai et s’acquittent dès la première année de la redevance de maintenance.
La contractualisation du service passe par la signature d’une « convention de contribution » entre la SCIC Adullact Projet et la région contributrice et d’un contrat de maintenance pour toutes les régions participantes.
Il est recommandé de bénéficier - pour le processus de préparation, d’installation et de mise en œuvre du service - d’une ressource spécialisée d’accompagnement. Celle-ci peut être proposée, indépendamment de l’outil lui-même.
Le fonctionnement de l’extranet de Suivi des parcours VAE
Le logiciel proposé reprend, automatise et rend facilement actionnable les opérations informatiques requises par le suivi régional des parcours VAE.
Accessible à distance par un simple navigateur internet, le site se présente comme un Espace dédié au Suivi des parcours VAE de la région. Chaque personne participant au projet régional possède un compte (identifiant et mot de passe) qui lui permet de bénéficier des fonctions proposées dans cet espace sécurisé. Les fonctions principales sont:
L’assistant d’aide au traitement et à l’exportation des données certificateur. Au cœur du système, cette fonction accompagne de manière didactique et progressive les actions du certificateur pour traiter et exporter ses données: identification et attachement du fichier d’export, préparation du fichier d’export, contrôle des données, exportation des données. Les données ne sont enregistrées sur le serveur qu’après avoir été anonymisées.
La gestion de la base de données régionale L’outil permet de créer, maintenir et mettre à jour la base de données consolidée des parcours VAE : traitement des fichiers certificateurs exportés, mise à jour de la Base de données consolidée des parcours, compléments issus d’autres fichiers.
La génération des statistiques Une fois la base de données régionale construite et après contrôle qualité de la base de données l’extranet génère plusieurs séries de statistiques:
    * statistiques permanentes: indicateurs de délais et d’abandon
    * statistiques descriptives: ensemble d’indicateurs quantitatifs générés à la demande à partir d’un requêteur.
    * statistiques explicatives: génération d’un tableau de corrélations à partir d’un choix de rubriques
l’accès aux données et statistiques générées par le système au niveau régional Accès aux différents fichiers et statistiques dédiées générés par le processus de traitement et d’export des données certificateurs.

Niekoľko regiónov sa zaujímajú o nový informačný systém pre získanie kvalitatívnych štatistické údaje o aktuálnej trase akreditácii predchádzajúcich skúseností.
Prístup je dostať sa z dobrovoľnej certifikácie, všetky údaje o jednotlivých povolaní kandidátov, je anonymný, zaobchádzať s nimi s cieľom dosiahnuť spoločné hesiel a vyvodiť príslušné štatistiky. Tieto operácie sú poloautomatické pomocou monitorovacieho extranetu regionálne Trail VAE. Viac...